Tips voor het opstellen van een ri&e

Wat is een ri&e?

Een risicoinventarisatie en -evalutie (ri&e) beschrijft welke risico’s het werk voor de werknemers met zich brengt. De ri&e bevat tevens een beschrijving van de gevaren en de risicobeperkende maatregelen en de risico’s voor de werknemers. Bij het opstellen van de ri&e neem je een plan van aanpak op, waarin je aangeeft welke maatregelen de werkgever neemt om de risico’s tegen te gaan.

In een ri&e breng je alle risico’s op het gebied van veiligheid, gezondheid en psychosociale arbeidsbelasting in kaart. Denk hierbij aan machineveiligheid, de omgang met gevaarlijke stoffen, fysieke belasting, geluid en trillingen binnen het bedrijf, werkdruk, enzovoort. Ook de kwaliteit van het arbobeleid dat gevoerd wordt, zal in de ri&e beoordeeld worden. Daarbij gaat het om arbobeleidszaken als de bedrijfshulpverlening, de arbovoorlichting en -onderricht en het beleid rond ongewenst gedrag.

Wanneer en hoe vaak moet je een ri&e opstellen?

De Arbowet geeft niet aan na hoeveel jaar je een ri&e opnieuw moet opstellen of een update moet ondergaan. Wel is bepaald dat je de ri&e moet wijzigen als ervaringen daartoe aanleiding geven, bijvoorbeeld als werkwijzen of werkomstandigheden veranderen. Denk aan de aanschaf van nieuwe machinelijnen, belangrijke verbouwingen of nieuwbouw. Waar het om gaat is dat de ri&e een volledig en kloppend beeld geeft van de arborisico’s in het bedrijf. Afgezien van tussentijdse wijzigingen in het bedrijf is de frequentie van de ri&e in de praktijk doorgaans om de vier á vijf jaar. Sommige arbomanagementsystemen schrijven wel een frequentie voor. Zo is in het VCA-systeem een ri&e-frequentie van 3 jaar voorgeschreven voor organisaties die VCA-gecertificeerd willen zijn.

Wie stelt de ri&e op?

De ri&e opstellen kan door het bedrijf of instelling zelf worden uitgevoerd. Dit is dan de taak van de preventiemedewerker ( artikel 13 lid 7 Arbeidsomstandighedenwet). In kleine bedrijven (minder dan 25 werknemers) neemt de directeur de taken van de preventiemedewerker vaak op zich.

Zijn er onvoldoende mogelijkheden binnen het bedrijf om de ri&e door deskundige werknemers op te laten stellen, dan kan de ri&e worden opgesteld door een arbodienst of andere externe deskundigen. Als externen de ri&e opstellen, is het bedrijf er minder bij betrokken en bestaat de kans dat de ri&e niet gaat leven. Ook kunnen de in de ri&e opgenomen maatregelen te weinig op het bedrijf zijn toegespitst. Bovendien kan het uitbesteden prijzig zijn. Als voordelen van uitbesteden kunnen gelden de frisse blik, deskundigheid en ervaring van de opstellers. En de lagere inspanning voor het bedrijf zelf.

Welk instrument gebruik je bij het opstellen van een ri&e?

Een ri&e-instrument is een set van vragenlijsten waarmee de arboknelpunten in de organisatie worden opgespoord. Het is van belang om een instrument te kiezen dat goed aansluit bij de specifieke kenmerken van het eigen bedrijf. Het verdient verder sterk de voorkeur dat het ri&e-instrument ook goed is afgestemd op de arbocatalogus (als die voor de organisatie van toepassing is). Bij een goede afstemming heeft de werkgever bij het doorlopen van de ri&e-vragen meteen in beeld gebracht in hoeverre de voorschriften uit de arbocatalogus in de eigen organisatie worden nageleefd.

Ga na of er in jouw sector een zogeheten ‘branche-ri&e’ is ontwikkeld. Dit digitale instrument is toegespitst op de arborisico’s in de sector en leidt na invulling van alle ri&e-vragen automatisch tot een plan van aanpak. Als je het opstellen van de ri&e uitbesteed aan een arbodienst of ander extern bureau, let dan goed op of hun ri&e-instrument voldoende past bij jouw bedrijf.

De branche-ri&e-instrumenten’s zijn te vinden op www.rie.nl. Omdat de kwaliteit en het gebruikersgemak van deze instrumenten enorm verschillen, is het zaak om daar vóór gebruik een oordeel over te vellen. Bijvoorbeeld door te vragen naar ervaringen in de eigen sector. Is er geen (geschikt) branche-ri&e-instrument voorhanden dan is samenwerking met een arbodienst of andere aanbieder een mogelijk alternatief.

Hoe ziet een ri&e eruit?

Een ri&e-rapport kan de volgende opbouw hebben:

• een samenvatting met daarin de voornaamste conclusies;
• een beschrijving van de manier waarop het stuk is gemaakt;
• een beoordeling van het arbobeleid van de organisatie;
• een overzicht van de aangetroffen arboknelpunten en benodigde maatregelen per afdeling.

Een afdelingsgewijze opbouw van het ri&e-rapport verdient de voorkeur boven de thematische opbouw die ook wel eens wordt toegepast.

Tijdspad

Doorgaans is het aan te bevelen dat de ri&e voor een bedrijf of instelling wordt gemaakt in een overzienbare tijd. Een duidelijk tijdspad maakt het voor alle betrokken namelijk mogelijk om een vinger aan de pols te houden. De organisatie kan bij de tijdsplanning kiezen om de hele ri&e ineens uit te (laten) voeren of om het fasegewijs te (laten) doen.

Risico-evaluatie

Risico’s evalueren betekent het wegen van de aard en de ernst van de risico’s. Het woord ‘evalueren’ betekent hier dus heel iets anders dan in het normale spraakgebruik. Waar het hier om gaat is dat na de risico-inventarisatie de gevonden arboknelpunten worden gerangschikt op grond van de zwaarte van het risico. Vaak geeft men punten om de ernst van de risico’s te bepalen. Op grond daarvan worden de aangetroffen knelpunten in risicoklassen ingedeeld.

De risico-evaluatie is een hulpmiddel om de juiste prioriteiten te stellen. Vaak wordt gebruikgemaakt van de methode van Fine en Kinney, of van een variant daarop, om de aangetroffen arboknelpunten te wegen. Bij deze methode wordt per aangetroffen risico een waarde gegeven aan de waarschijnlijkheid dat zich hierbij een ongeval of gezondheidsschade voordoet, de mate van blootstelling aan het risico en het mogelijke effect. Door deze waarden met elkaar te vermenigvuldigen is het risico in te delen in een risico-klasse. Zo’n risicoklasse is een belangrijke factor bij het bepalen wanneer een knelpunt volgens het plan van aanpak moet worden aangepakt.

Welke rol speelt het plan van aanpak in de ri&e?

Onderdeel van de ri&e is een plan van aanpak (art. 5 lid 2 Arbowet). Daarin is aangegeven welke maatregelen zullen worden genomen in verband met de risico’s. In het plan van aanpak wordt tevens aangegeven binnen welke termijn deze maatregelen zullen worden genomen.

Net als de rest van de ri&e staat ook het plan van aanpak op schrift. De wet bevat geen voorschriften over de opzet of vorm van het plan van aanpak. De ri&e en het plan van aanpak zend je na de toetsing aan de ondernemingsraad of de personeelsvertegenwoordiging. Is die er niet dan geldt de verplichting niet.

In grotere organisaties zijn er doorgaans meerdere ri&e’s en ook meerdere plannen van aanpak. Vaak is er een plan van aanpak per vestiging of grote afdeling en een overkoepelend plan voor de bedrijfsbrede arbothema’s.

Hoe moet je een ri&e laten toetsen?

De werkgever is verplicht de ri&e te laten toetsen door een gecertificeerde arbodienst of bedrijfsarts. Deze samenwerking moeten werkgever en de deskundige neerleggen in het zogenaamde ‘basiscontract’, dat elke werkgever moet afsluiten met een gecertificeerde deskundige (een arbodienst of bedrijfsarts).

Een arbodienst of gecertificeerde deskundige beoordeelt of het rapport volledig en juist is opgesteld en of de ri&e is gebaseerd op de actuele normen en richtlijnen. De toetsing moet onder meer zijn gebaseerd op een rondgang door het bedrijf door deze deskundige.

Een werkgever kan zelf kiezen welke gecertificeerde deskundige de ri&e toetst. Zorg ervoor dat de externe deskundige, die bij het toetsen van de ri&e betrokken is, een achtergrond heeft die past bij de problematiek van het bedrijf. Zijn er veel problemen op het gebied van psychosociale arbeidsbelasting, dan ligt inschakeling van een arbeids- en organisatiedeskundige voor de hand. Een arbeidshygiënist is de aangewezen persoon bij veel gezondheidsproblemen en uiteraard is een veiligheidsdeskundige de juiste keuze als veiligheidskwesties centraal staan.

Uitzonderingen t.a.v. toetsing ri&e

Voor kleine bedrijven, met 25 medewerkers of minder, is het niet verplicht om een toetsing van de ri&e uit te laten voeren, als er gebruik is gemaakt van een door de branche erkend ri&e-instrument. Die instrumenten zijn te vinden op www.rie.nl. Let op, om te bepalen hoeveel medewerkers een bedrijf heeft kijkt men naar het aantal medewerkers, niet naar het aantal fte.

Een bedrijf waarin de werknemers totaal maximaal 40 uur per week werken moet wel een ri&e hebben, maar hoeft de ri&e niet te laten toetsen. Een dergelijk bedrijf mag voor het maken van de ri&e gebruik maken van de ‘ Checklist Gezondheidsrisico’s. Voor de 40 uren telt iedereen mee die een arbeidsovereenkomst (of publiekrechtelijke aanstelling) heeft met de werkgever.

Wat is de sanctie op het ontbreken van een ri&e?

Als de Inspectie SZW een organisatie bezoekt voor een inspectie of onderzoek op het gebied van arbeidsomstandigheden zal een van eerste vragen zijn om het ri&e-rapport in te kunnen zien. Blijkt het dat er geen ri&e is, kan de Inspectie deze overtreding direct beboeten. Als blijkt dat het bedrijf de ri&e-rapport niet adequaat is, kan de inspecteur een boete opleggen van maximaal € 4.500,-. Naast de boete krijgt de werkgever dan ook een eis opgelegd om binnen een vastgesteld aantal maanden een adequate ri&e op te stellen.