Mede-eigenaar VMZ Consultancy
Als ergens de roep om efficiency groot is, is het wel in de gezondheidszorg, weet Hans Krikke. Hij was HR-manager bij diverse grote gezondheidszorginstellingen en is nu mede-eigenaar van VMZ Consultancy. Zijn collega HR-managers hebben de mond vol van strategie. En dat moet ook, vindt Hans Krikke. Maar dan moet wel eerst de basis op orde zijn, daarop hamert hij steevast. Als HR-manager zag hij verschillende ziekenhuizen van binnen. Overal begon hij bij die basis en zorgde dat de beheersmatige processen, zoals de personeels- en salarisadministratie, gesmeerd liepen. Pas als het beheer in orde is, ga je termen als agile en lean in de mond nemen, vindt hij.
Is het beheer dan nog niet overal op orde?
‘In de sector waar ik rondloop, de gezondheidszorg, valt zeker nog winst te behalen. Ziekenhuizen en andere zorginstellingen hebben nu eenmaal een enorme administratieve rompslomp. Naast de gewone HR-processen heb je de BIG-administratie, die de bevoegdheden bijhoudt. Draait personeel voldoende uren, houden ze hun vak bij? Roosters zijn in deze branche ook ingewikkelde materie met verschillende beroepsgroepen, waarvoor telkens andere regels gelden, met verschillende locaties en cao’s en soorten dienstverbanden. Voorheen viel die hele administratie onder HR. In de grote ziekenhuizen zijn die processen inmiddels geautomatiseerd. Maar veel kleinere zorginstellingen zitten nog volop in dat proces.’
Hij ziet dat sommige organisaties zich concentreren op beleid en strategie, zonder dat ze het beheer op orde hebben. ‘Met beheer bedoel ik alles rondom salarisuitbetalingen, toekenningen van periodieken, wijzigingen rond arbeidsvoorwaarden. Daar mogen geen fouten meer in zitten. De systemen moeten deugdelijk zijn.’
Waar zit de grote winst?
‘De zaken goed inregelen kost nu eenmaal geld. Voor een afdeling HR is het belangrijk om te investeren in een deugdelijk systeem, zodat processen niet halfslachtig gebeuren. Daarvoor moet je voldoende aandacht en geld vragen bij de Raad van Bestuur. Wat belangrijk is dat er één goed werkend ERP-systeem komt waarbij de HR-processen zijn geïntegreerd met de back-officeprocessen van de zorginstelling. Met een goed gestructureerd systeem voorkom je een hoop dubbel werk. Als personeelsinformatie, opleidingen, roosters en ziekteverzuimsysteem gekoppeld zijn, beschik je altijd real time over de juiste data en hoef je veel minder over en weer navraag te doen bij het personeel. Als een systeem eenmaal goed is ingeregeld, zijn werkprocessen ook minder foutgevoelig. Neem de Wet Poortwachter. Het hele plan van aanpak, de probleemanalyse, de signalering als iemand langdurig ziek is; het systeem neemt he je allemaal uit handen. De benodigde documenten staan automatisch klaar. Je voorkomt er fouten en boetes mee.’
Welke tip heb je voor collega’s?
‘Mijn advies: probeer nou niet alle oude werkgewoontes in dat nieuwe systeem te gieten. Als je uitzonderingen gaat digitaliseren wordt het een janboel. Grijp de introductie van een nieuw systeem aan om nieuwe werkprocessen te standaardiseren. Een nieuw personeelsinformatiesysteem of roosterprogramma gaat gepaard met beslissingen. Autorisaties verschuiven bijvoorbeeld van HR naar leidinggevenden. Wees daarin standvastig. Houd vast aan die afspraken en leg bijvoorbeeld mutaties niet weer terug bij de secretaresse, omdat dit nu eenmaal altijd zo ging. Die nieuwe procedures moeten goed ingeregeld worden. Bedenk wel: nieuwe systemen moeten inslijten. Geef medewerkers de tijd om te wennen, maar voorkom dat medewerkers terugvallen in hun oude gewoontes. Denk eens terug aan de invoering van de salarisstrook. Mensen wilden aanvankelijk óók de papieren salarisstrook toegezonden krijgen, ook al kon je die gewoon downloaden van de site. Ga je daar als afdeling HR op in, dan zit je dubbel werk te doen. Ik vind dat je daar als HR-afdeling best streng in mag zijn. Voorwaarde is wel dat er wordt gewerkt met een gebruiksvriendelijke en intuïtieve module. Pas dan functioneert het.’
Kun je dan toe met minder fte op HR?
‘Wanneer het beheer op orde is, ga je de efficiencywinst als HR-manager verzilveren. Er komt tijd vrij. Maar … de doelstelling van efficiënter werken mag nooit zijn om de HR-afdeling te downsizen. Die bedreiging mag er nooit in zitten. Doel is de afdeling te herschikken en aan tafel bij de bestuurder te komen. Daarvoor is een verschuiving in focus nodig van beheer en services naar strategie, beleid en organisatieadvies. In het laatste ziekenhuis waar ik werkte heb ik, nadat het beheer op orde was gebracht, een HR Analytics-afdeling opgericht. Daarvoor heb je net even een ander slag mensen nodig. De data verzamelen is niet genoeg. Je moet met die getallen aan de slag kunnen, daar betrouwbare informatie uithalen. Dat moet iemand zijn die de statistiek op orde heeft, die weet wat validiteit is en met SPSS uit de voeten kan. Zelf heb ik op HR om die reden een socioloog aangenomen.’
Kun je een voorbeeld geven van de winst die daarmee wordt behaald?
‘In een van de ziekenhuizen waren onder jongeren het ziekteverzuimpercentage en de meldingsfrequentie hoog. Aan een algemeen verzuimcijfer heb je dan helemaal niks. Wanneer je dieper keek, zag je veel verzuim onder leerling-verpleegkundigen. De constante was dat zij steeds wisselden van leidinggevende. Het verzuim hebben we vervolgens ondergebracht bij de praktijkbegeleider. Als je de systemen goed hebt ingericht, kun je gaan inzoomen: op afdelingen, opbouw in leeftijd, etcetera. Dan kun je ook zaken gaan voorspellen. Maar eerst moet je dus de systemen op orde hebben.’
Hier vind je meer artikelen in het thema Arbeidsvoorwaarden.
Fotobron: XpertHR