Consultant personeelsplanning Vlirdens
‘Het is voor mij soms niet te bevatten hoezeer ziekenhuizen in de waan van de dag plannen. Je kunt zoveel winnen als je het proces beter onder controle hebt.’ Jorien van den Heuvel is consultant personeelsplanning bij Vlirdens, een organisatie die actief is op het gebied van workforce management en personeelsplanning. De consultant staat ziekenhuizen bij als ze hun personeelsplanning vlot willen trekken.
Is personeelsplanning een hot item gezien de personeelstekorten?
‘Ja en nee. Het ís een groot thema. Je hoort iedereen over personeelstekorten in de zorg en hoe het rooster daarbij een groot pijnpunt is. Toch leeft personeelsplanning niet erg. Op LinkedIn bijvoorbeeld komt het onderwerp zelden voorbij en is het een onderbelicht thema.’
Welke verbeterpunten zie je bij zorginstellingen?
‘Er wordt doorgaans niet verder gepland dan het aankomende rooster en hoe krijgen we dat dicht met alle tekorten. Er wordt niet uitgezoomd en gekeken wat er gebeurt in de organisatie op de langere termijn. Het probleem is: niemand heeft het overzicht. Als ik in januari in een ziekenhuis vraag hoeveel verpleegkundigen er aanwezig zijn in de zomer door het hele huis, kan niemand dat bij benadering vertellen.’
Hoe dat komt? ‘Vaak maken de teams los van elkaar het rooster, wat ze niet afstemmen op andere teams. De planners, dat zijn vaak verpleegkundigen of artsen, kijken dan vooral naar het eigen teambelang.’
Wat heeft dat voor gevolgen?
‘Er ontstaat paniek en soms moeten daags van tevoren kamers worden afgesloten of operaties worden afgezegd. Maar kamers sluiten kan niet altijd. Ik zie dat er dan ook voortdurend roosters met open diensten worden opgeleverd. Dat leidt tot extra werkdruk bij de medewerkers. Als je praat over werkdruk en roosterproblematiek, dan gaat het niet over dat iemand niet blij is met z’n rooster. Het gaat erover dat nadat het rooster is uitgebracht, mensen elke dag geappt worden en gebeld worden. Of ze alsjeblieft nog die extra dienst kunnen draaien. Of er lopen op een afdeling drie uitzendkrachten, wat de vaste krachten niet meer trekken. Ze vallen uit.’
Wordt de Arbeidstijdenwet overschreden?
‘In de roosters niet, maar als je kijkt naar gerealiseerde uren weet ik het zo net nog niet. Dat vind ik zo pijnlijk aan dit onderwerp. We hebben een wet die is bedoeld om medewerkers te beschermen. Maar als die niet wordt nageleefd, haalt iedereen zijn schouders op.’
Hoe kan dat beter?
‘Een ziekenhuis zou het werkaanbod een jaar vooruit moeten bekijken op basis van de productieafspraken die je maakt met verzekeraars. Daar laat je de medewerkersdata van de voorgaande jaren op los, zoals ziekteverzuim, vakanties en leerlingen. Je kijkt hoe de personele bezetting eruitziet in die bepaalde weken op alle afdelingen door het ziekenhuis heen.
Natuurlijk kun je nooit helemaal voorspellen wat er met je bestand gebeurt, maar data uit het verleden geven een indicatie. Op basis daarvan ga je breed in de organisatie kijken waar de knelpunten zitten. Die informatie vertaal je weer terug naar de teams.’
‘Planning gaat over schaalgrootte’, vervolgt ze. ‘Het is makkelijker om een betrouwbaar rooster op te leveren voor duizend medewerkers dan voor een groep van 30. Als je alleen oplossingen zoekt voor je eigen clubje en niet kijkt naar het grotere geheel, mis je kansen. Je kunt bijvoorbeeld medewerkers over teams of afdelingen schuiven. Daar moet je wel duidelijke kaders voor maken en die goed met medewerkers doorspreken. Je wil niet inleveren op kwaliteit of werkplezier.’
Waarom gebeurt dat vooruitkijken nu nog niet?
‘Het is een moeilijk dossier, om te beginnen, niemand durft het aan. Ten tweede valt personeelsplanning overal tussen. Het is niet echt een apart vakgebied. HR heeft wat over roosters en de planning te zeggen, maar financiën ook, en de lijn net zo goed. Die drie vakgebieden vertegenwoordigen ook nog eens allemaal een ander belang: de medewerkers, de efficiency en de patiënt.’
Je kunt ook zeggen, als de medewerkers er toch niet zijn, waarom zou je dat eerder willen weten?
‘Als je knelpunten van tevoren kent, kun je keuzes maken’, zegt Van den Heuvel. ‘Het probleem is dat die keuzes nu nauwelijks worden gemaakt. Het is aan de Raad van Bestuur om de drie vakgebieden te helpen bij die keuzes. Zij kunnen niets met een algemene zorgvisie dat je én voor je patiënten én voor je medewerkers het allerbeste wil én die zorg ook nog eens zo efficiënt mogelijk wil leveren. Je kunt niet alles. Als je ervoor kiest om er 100% voor je medewerkers te zijn, betekent het bijvoorbeeld dat je cliënten soms niet kunt helpen op het moment dat zij geholpen willen worden.’
Van den Heuvel geeft een voorbeeld uit de dagelijkse praktijk. ‘Een medewerker wil volgende week vrij voor een feestje. Zet je het medewerkersbelang voorop? Dan is het: “Ja natuurlijk mag je vrij.” Of het cliëntbelang? Dan kan het niet. Of de efficiency, dan moet het werk met één iemand minder gedaan worden. Als de organisatie die keus niet bovenin maakt, wordt dat elke dag op de werkvloer ad-hoc bepaald. Dan krijg je paniek. Maar je krijgt ook concurrentie tussen afdelingen. Want teamleiders maken verschillende keuzes.’
Door wie moet de planning gemaakt worden?
De expertise van plannen en roosteren moet je serieus nemen, vindt Van den Heuvel. Niet iets voor verpleegkundigen of artsen om er even bij te doen. ‘Dit proces onder controle krijgen lukt niet als 300 mensen in een organisatie iets met planning doen.’
De dagelijkse planning en het roosteren kan in haar ogen niet zonder professionele planners. ‘Een professionele planner begrijpt waaraan een rooster moet voldoen. Dat is fijn. Die doet de planning van twee of drie teams en zit idealiter ook minstens één dag bij de teams. Dan snap je wat er gebeurt op de afdeling en ken je de mensen in de teams, zodat het louter namen zijn. Het gaat over de werkprivébalans van mensen. Het is belangrijk dat het gevoel erbij blijft.’
In haar ideale wereld worden de planners aangestuurd door een manager planbureau of een soortgelijke functie. ‘Het moet iemand zijn die op een afstand van de teams staat en zelf geen belang heeft bij een bepaald rooster. Op die manier weegt het belang van team A niet zwaarder weegt dan team B.’
Is zelf roosteren niet beter?
Zelf roosteren bestaat niet in de zorg, zegt ze. ‘Het is altijd teamroosteren. Of het rooster nou door een planner of het team zelf roostert, het draait altijd om hoe veel kamers moeten er open en hoeveel mensen hebben we. Die spanning houd je bij zelf roosteren net zo goed. Als je daar geen goede afspraken over maakt, leg je die ellende bij het team neer. Iedereen blijft onder druk staan, omdat er nog steeds open diensten in het rooster zitten en de teams daar ook nog eens zelf daarvoor verantwoordelijk zijn. Je creëert een schijnoplossing.’
Je bent geen voorstander van zelf roosteren?
‘Zelf roosteren is een mooi instrument, maar je moet wel de voorwaarden scheppen voor het team om roosters te kunnen maken. Er moet bovendien een teamvolwassenheid zijn. In elk rooster in de zorg vormen de woensdag en vrijdag een probleem. Na de eerste roosterronde komt er een oproep naar het team: wie wil de overgebleven diensten invullen? Sommige mensen gaan dan bewegen en sommige mensen denken, dat is dan pech, we gingen toch zelf roosteren? Dan is er nog de flexpool, maar ook in de flexpool willen mensen de woensdag en de vrijdag vrij. Zo heb je in ronde 3 nog steeds een planner die diensten moet schuiven. Daar loopt zelf roosteren vaak op stuk. Ik zie vaak hoe teams die het geprobeerd hebben toch maar teruggaan naar de centrale planner, omdat het niet is wat ze ervan verwachten.’
Helpt het om te werken met een jaarurensysteem (JUS)?
‘Veel zorginstellingen werken op papier met de jaarurensystematiek, maar in de praktijk wordt iedereen elke week volgens zijn contract ingepland. Het idee van JUS is dat je door het jaar heen medewerkers meer en minder inroostert naar gelang de drukte. En dat je de meeruren compenseert met minuren. Op papier staat dat leuk, maar in de praktijk is het een te grote aanslag op werkprivé. Medewerkers hebben kinderopvang. Zij kunnen die flexibiliteit niet leveren. Bovendien is het eigenlijk altijd druk. De praktijk is dat mensen een enkele keer boven hun contract ingezet worden en dat ze die meeruren krijgen uitbetaald.’
In de laatste cao’s wordt het werken met de jaaruren-systematiek ingeperkt tot een kwartaaluren-systeem. Daar maakt Van den Heuvel zich kwaad over. ‘Ongetwijfeld is het goed bedoeld, om medewerkers te beschermen. Maar het gevolg is dat organisaties hun hele operationele plansystemen moeten herinrichten om goede berekeningen te kunnen maken van jaaruren naar kwartaaluren. Daar zijn ze enorm veel tijd en geld mee kwijt, plus capaciteit die ze niet aan andere innovatieprojecten kunnen besteden. Terwijl in de praktijk er niemand anders door roostert. Het is onnodige administratielast.’
Hier vind je meer artikelen in het thema Arbeidsvoorwaarden.
Fotobron: Shutterstock