Een werkgever is verplicht te zorgen voor een werkomgeving die vrij is van agressie, (seksuele) intimidatie, discriminatie, pesten en ander ongewenst gedrag dat tot psychische belasting kan leiden. Het instellen van een protocol ter voorkoming van ongewenst gedrag dat is voorzien van een klachtenprocedure is één van de maatregelen die de werkgever kan nemen om aan zijn verplichtingen te voldoen.
Dit is een voorbeelddocument van een protocol ongewenst gedrag.
Protocol Ongewenst Gedrag
Inleiding
Werkgever is krachtens de Arbowet (artikel 3 lid 2) verplicht om beleid te voeren dat is gericht op voorkoming en/of beperking van Ongewenst gedrag. Ongewenst gedrag omvat seksuele intimidatie, agressie en geweld, pesten en discriminatie.
Dit protocol heeft tot doel een individuele Medewerker die geconfronteerd is met Ongewenst gedrag ondersteuning te bieden en middelen te verschaffen om de voor hem/haar Ongewenste situatie te beëindigen. Ook wordt met dit protocol beoogd willekeur en/of een onzorgvuldige behandeling op het gebied van Ongewenst gedrag binnen de organisatie te voorkomen, zeker ook ten aanzien van degene(n) die worden beschuldigd van Ongewenst gedrag.
Hoofdstuk 1: Definities
Artikel 1
In deze regeling wordt verstaan onder:
a. Werkgever: [naam organisatie]
b. Directie: de directie van Werkgever
c. Medewerker: de bij werkgever aangestelde werknemer en eenieder die als stagiair, uitzendkracht, oproepkracht of anderszins werkzaam is (geweest) bij Werkgever;
d. Vertrouwenspersoon: de functionaris tot wie de persoon die geconfronteerd wordt met Ongewenst gedrag zich te allen tijde kan wenden voor een luisterend oor, overleg, advies en ondersteuning;
e. Melder: de (ex-)Medewerker die met de Vertrouwenspersoon wil praten/overleggen over (eventueel) Ongewenst gedrag of een melding of Klacht over Ongewenst gedrag met de Vertrouwenspersoon wil bespreken/delen/indienen;
f. Klachtencommissie: de Klachtencommissie Ongewenst gedrag, waartoe de Klager zich kan wenden met een Klacht over Ongewenst gedrag;
g. Klacht: een door de Klager ondertekend en van naam- en adresgegevens voorzien geschrift, waarin het jegens hem/haar Ongewenste gedrag waarop de Klacht betrekking heeft, is omschreven;
h. Klager: de (ex-)Medewerker van Werkgever die een Klacht indient bij de Klachtencommissie;
i. Aangeklaagde: een Medewerker jegens wie een Klacht is ingediend;
j. Direct betrokkenen: de Klager(s) en Aangeklaagde(n).
k. Ondernemingsraad/Personeelsvertegenwoordiging: de Ondernemingsraad [of Personeelsvertegenwoordiging] van de Werkgever;
l. Ongewenst gedrag: al hetgeen dat Seksuele intimidatie, Agressie en geweld, Pesten en/of Discriminatie omvat
m. Seksuele intimidatie: enige vorm van verbaal, non-verbaal of fysiek gedrag met een seksuele lading dat als doel of gevolg heeft dat de waardigheid van de persoon wordt aangetast, in het bijzonder wanneer een bedreigende, vijandige, beledigende, vernederende of kwetsende situatie wordt gecreëerd.
n. Agressie en geweld: voorvallen waarbij een Medewerker psychisch of fysiek wordt lastiggevallen, bedreigd of aangevallen, onder omstandigheden die rechtstreeks verband houden met het verrichten van de arbeid.
o. Pesten: alle vormen van intimiderend gedrag met een structureel karakter, van één of meer werknemers (collega’s, leidinggevenden) gericht tegen een werknemer of een groep werknemers die zich niet kan of kunnen verdedigen tegen dit gedrag.
p. Discriminatie: het maken van direct dan wel indirect onderscheid, behoudens de uitzonderingen genoemd in de gelijke behandelingswetgeving.
Direct onderscheid
Iemand wordt op een andere wijze behandeld dan een ander in een vergelijkbare situatie wordt, is of zou worden behandeld, op grond van:
• godsdienst en levensovertuiging;
• politieke overtuiging;
• ras;
• geslacht;
• nationaliteit;
• seksuele gerichtheid;
• burgerlijke staat;
• leeftijd;
• handicap of chronische ziekte.
• soort contract (vast of tijdelijk)
• arbeidsduur (fulltime of parttime)
Indirect onderscheid
Een ogenschijnlijk neutrale bepaling, maatstaf of handelwijze treft bijzonder personen van een bepaalde godsdienst, levensovertuiging, politieke gezindheid, ras, geslacht, nationaliteit, burgerlijke staat, leeftijd, seksuele gerichtheid, of personen met een handicap, chronische ziekte, type arbeidscontract of bepaalde arbeidsduur.
Hoofdstuk 2: Klacht indienen
Artikel 2- Het indienen van een Klacht
Een Medewerker die meent het slachtoffer te zijn van Ongewenst gedrag door een derde kan een Klacht mondeling of schriftelijk indienen bij zijn/haar directe leidinggevende, bij een P&O- of HR-medewerker of bij de Vertrouwenspersoon. De Medewerker kan zich laten bijstaan door de Vertrouwenspersoon.
Hoofdstuk 3: Vertrouwenspersoon
Artikel 3 – Benoeming en ontheffing Vertrouwenspersoon/vertrouwenspersonen
a. De Directie benoemt – na raadpleging van de Ondernemingsraad [of de Personeelsvertegenwoordiging] en de voorgestelde persoon/personen zelf, één of meer onafhankelijke Vertrouwenspersonen voor de duur van [geeft hier de zittingsduur aan]. [Geef hier aan hoeveel vertrouwenspersonen in uw organisatie zijn/worden aangewezen. Geef eventueel ook de door u en de Ondernemingsraad vastgestelde verdeling tussen interne en externe, vrouwelijke en mannelijke vertrouwenspersonen aan. NB! Een Vertrouwenspersoon dient onafhankelijk te zijn. Een personeelsmanager, leidinggevende of bedrijfsarts wordt door Inspectie SZW als onvoldoende onafhankelijk beschouwd.]
b. De Directie kan de Vertrouwenspersoon uit zijn/haar functie als Vertrouwenspersoon ontheffen:
i. Op verzoek van de Vertrouwenspersoon;
ii. Wanneer de Vertrouwenspersoon uit dienst van de werkgever treedt (uiteraard geldt dit alleen voor interne vertrouwenspersonen);
iii. Als klachten van Medewerkers over het functioneren van de Vertrouwenspersoon daartoe aanleiding geven, en dan alleen na een gesprek met de Vertrouwenspersoon en na overleg met de Ondernemingsraad [de Personeelsvertegenwoordiging].
Artikel 4 – Taken van de Vertrouwenspersoon
De Vertrouwenspersoon heeft in ieder geval de volgende taken:
a. het opvangen van Melders die in hun werk zijn geconfronteerd met Ongewenst gedrag, hun verhaal aanhoren, van advies voorzien en ondersteuning verlenen;
b. het informeren van Melders over de verschillende wegen die openstaan om het probleem tot een oplossing te brengen of een Klacht over de zaak in te dienen;
c. het begeleiden van Melders indien de Melder de zaak wil laten bemiddelen of aan de orde wil stellen bij de Klachtencommissie, of in het geval van een misdrijf, wil aangeven bij de politie;
d. het eventueel doorverwijzen van Melders naar externe deskundigen op het desbetreffende terrein;
e. het (on)gevraagd adviseren van de Directie, het management, Ondernemingsraad [de Personeelsvertegenwoordiging] of andere personen binnen de organisatie op het gebied van preventie en bestrijding van Ongewenst gedrag;
f. het verzorgen van voorlichting en publiciteit binnen de onderneming over de eigen functie met betrekking tot Ongewenst gedrag;
g. het registreren van Meldingen en Klachten en jaarlijks hierover geanonimiseerd rapporteren aan de Directie en Ondernemingsraad;
h. het op verzoek van de Melder geheimhouden van informatie of details die de Melder niet wil delen.
Artikel 5: Faciliteiten tbv de Vertrouwenspersoon
De Vertrouwenspersoon wordt de benodigde tijd, faciliteiten en opleiding geboden om de vereiste werkzaamheden naar behoren te kunnen uitvoeren. [Hier kunt u een bepaling opnemen dat de Vertrouwenspersoon gecertificeerd moet zijn en daarmee voldoet aan de beroepseisen van de Landelijke Vereniging van Vertrouwenspersonen]
Hoofstuk 4: Klachtencommissie
Artikel 6 – Instelling van de Klachtencommissie
De Directie stelt – in overleg met de Ondernemingsraad [of de Personeelsvertegenwoordiging] een interne Klachtencommissie in OF sluit zich aan bij een externe Klachtencommissie. [Delete wat niet van toepassing is.]
a. De Klachtencommissie bestaat uit drie leden: [Hier kan ook een hoger oneven aantal worden gekozen. Ook kan er bij een interne Klachtencommissie worden bepaald dat er bijvoorbeeld een lid door directie wordt benoemd, een tweede lid door de Ondernemingsraad en de derde een (externe) jurist is.]
i. Een vaste voorzitter;
ii. Een vaste secretaris
iii. Een vast lid.
b. De leden maken geen deel uit van het bevoegd gezag van de werkgever [als een directielid zitting neemt in de Klachtencommissie dan moet hier staan ‘de overige leden maken geen deel…’].
c. In de Klachtencommissie is aantoonbare juridische deskundigheid en aantoonbare deskundigheid op het gebied van Ongewenst gedrag aanwezig, evenals een min of meer evenredige vertegenwoordiging van vrouwen en mannen.
d. Alle leden van de Klachtencommissie hebben ieder een eigen vaste vervanger.
e. De leden van de commissie mogen geen persoonlijk belang hebben bij de afhandeling van de Klacht en niet betrokken zijn bij de Klacht, de Melder of de Aangeklaagde.
Artikel 7 – Taken Klachtencommissie
De Klachtencommissie heeft tot taak:
a. het onderzoeken van Klachten over Ongewenst gedrag door een of meer Medewerkers;
b. het plegen van hoor en wederhoor;
c. het adviseren van de Directie over de ontvankelijkheid en de gegrondheid van de Klacht en de te nemen maatregelen;
d. het registreren van de aard en de omvang van de binnengekomen Klachten en jaarlijks rapporteren aan de Directie en Ondernemingsraad.
Artikel 8 – Onderzoek door de Klachtencommissie
a. De Klachtencommissie:
i. Stelt Klager en Aangeklaagde in de gelegenheid te worden gehoord;
ii. Kan overgaan tot het horen van Medewerkers en leidinggevenden;
iii. Kan overgaan tot het horen van relevante anderen dan de onder a en b genoemde personen.
b. Van het horen van Klager kan worden afgezien als de Klager heeft verklaard geen gebruik te willen maken van het recht om te worden gehoord.
c. De Klachtencommissie verstrekt aan derden geen informatie over de Klacht en/of de klachtbehandeling dan na toestemming van de direct betrokkenen, behoudens aan de Directie.
Artikel 9
a. De leden van de Klachtencommissie en hun vervangers worden de benodigde faciliteiten en opleiding geboden om hun werkzaamheden te kunnen vervullen.
b. De Klachtencommissie komt bijeen op een zodanige locatie dat de Klager, de Aangeklaagde, de direct betrokkenen en Medewerkers kunnen worden gehoord zonder dat andere Medewerkers daarvan op de hoogte raken.
Artikel 10
De Klachtencommissie brengt jaarlijks aan de Directie en Ondernemingsraad een geanonimiseerd verslag uit over het aantal en de aard van de behandelde Klachten, alsmede de aard van de gegeven adviezen.
Hoofdstuk 5: Waar kunnen Medewerkers terecht
Artikel 11 – Meldingen en Klachten
a. De Medewerker die met Ongewenst gedrag wordt geconfronteerd kan zich wenden tot de Vertrouwenspersoon en/of schriftelijk een Klacht indienen bij de Klachtencommissie. Dat laatste kan alleen als het gaat om Ongewenst gedrag door een andere Medewerker.
b. Anonieme Klachten kunnen door de Klachtencommissie niet in behandeling genomen worden. Anonieme Klachten kunnen wel met de Vertrouwenspersoon worden besproken.
c. De Klachtencommissie kan besluiten Klachten die worden ingediend later dan twee jaar nadat de (laatste) gebeurtenis waarop de Klacht betrekking heeft plaatsvond, niet in behandeling te nemen.
Artikel 12 – Geheimhouding
Eenieder die in het kader van deze regeling op enigerlei wijze kennis verkrijgt van vertrouwelijke gegevens, is verplicht tot geheimhouding daarvan.
Hoofdstuk 6: De Klachtenprocedure
Artikel 13 – Indienen van een Klacht
a. De Klacht dient te worden ingediend bij de Klachtencommissie. [Geef hier aan hoe de Klachtencommissie is te bereiken]
b. De Klacht bevat een omschrijving van de confrontatie met Ongewenst gedrag, met (zo mogelijk) vermelding van datum, tijd, plaats, omstandigheden, de inhoud van het gedrag, de beschrijving van (eventueel) de door Klager reeds ondernomen stappen, de naam, functie en werkplek van de Aangeklaagde en aanduiding van eventuele getuigen en eventuele bewijsmiddelen.
c. De Klacht dient te zijn voorzien van de handtekening, naam, adres, functie en werkplek van de Klager dient te zijn voorzien van de datum.
d. De Klager ontvangt binnen een week een ontvangstbevestiging van de ingediende Klacht.
e. De Klacht kan door meerdere personen gezamenlijk worden ingediend.
Artikel 14 – Ontvankelijkheidstoets
a. De Klachtencommissie beoordeelt de ontvankelijkheid van de ingediende Klacht. Een Klacht is niet ontvankelijk indien deze niet valt binnen de begripsbepalingen van deze regeling.
b. Indien de Klacht niet ontvankelijk is, stelt zij de Klager daarvan zo spoedig mogelijk doch uiterlijk binnen vier weken na ontvangst van de Klacht schriftelijk in kennis met een afschrift aan de Directie.
Artikel 15 – Niet in behandeling nemen van een Klacht
a. De Klacht hoeft niet in behandeling te worden genomen indien deze is ingediend later dan twee jaar nadat de (laatste) gebeurtenis waarop de Klacht betrekking heeft plaatsvond, dan wel indien deze betrekking heeft op een gedraging waarover reeds eerder een Klacht is ingediend die met inachtneming van deze regeling is behandeld. De commissie kan voorts de Klacht niet in behandeling nemen indien er samenloop is met voor beroep vatbare besluiten of een opsporingsonderzoek, dan wel indien het belang van de Klager dan wel het gewicht van de gedraging kennelijk onvoldoende is.
b. Van het niet in behandeling nemen van de Klacht wordt de Klager zo spoedig mogelijk doch uiterlijk binnen vier weken na ontvangst van de Klacht schriftelijk in kennis gesteld, met een afschrift aan de Directie.
Artikel 16 – Behandeling van de Klacht
a. Indien de Klacht in behandeling wordt genomen, zendt de Klachtencommissie een afschrift van de Klacht aan de Aangeklaagde.
b. De Klachtencommissie hoort Klager en Aangeklaagde in beginsel buiten elkaars aanwezigheid. De commissie stelt Klager en Aangeklaagde in de gelegenheid van elkaars zienswijze kennis te nemen en daarop te reageren.
c. Indien de Klachtencommissie dit noodzakelijk acht, hoort zij, al dan niet op verzoek van Klager/Aangeklaagde, getuigen en/of andere personen.
d. Van iedere zitting waarbij Klager, Aangeklaagde of anderen worden gehoord, wordt een verslag gemaakt. Ieder die is gehoord dient het verslaggedeelte van zijn/haar inbreng voor akkoord te ondertekenen. Indien deze persoon dit weigert, wordt dit en de reden daarvan op het verslag aangetekend.
e. Voordat het onderzoek door de Klachtencommissie wordt afgerond, krijgen Klager en Aangeklaagde inzage in de verslagen en gelegenheid om daarop te reageren.
f. Klager en Aangeklaagde kunnen zich op eigen kosten ter zitting laten bijstaan door een raadsman/raadsvrouw.
g. De zittingen van de Klachtencommissie zijn niet openbaar.
h. De Directie verschaft de Klachtencommissie alle gevraagde inlichtingen en stelt Medewerkers in de gelegenheid te worden gehoord.
i. Medewerkers die door de Klachtencommissie worden opgeroepen, zijn verplicht te verschijnen.
j. Als de zwaarte van de Klacht daartoe aanleiding geeft dan kan de Klachtencommissie – op ieder gewenst ogenblik in de procedure – advies uitbrengen aan de Directie over het treffen van tijdelijke maatregelen of tijdelijke voorzieningen.
Artikel 17 – Afhandeling van de Klacht
a. De Klachtencommissie stelt binnen zes weken na ontvangst van de Klacht gemotiveerd vast of, en zo ja in welke mate de Klacht naar haar oordeel gegrond is, en brengt hierover een schriftelijk advies uit aan de Directie. In dat advies kunnen aanbevelingen worden gedaan ten behoeve van de door de Directie te nemen maatregel(en). Het rapport van de Klachtencommissie bevat een verslag van het horen en de bevindingen.
b. De termijn, genoemd in lid 1, kan met ten hoogste vier weken worden verlengd. Van de verlenging wordt schriftelijk mededeling gedaan aan de direct betrokkenen en de Directie.
c. Een afschrift van het advies van de Klachtencommissie wordt aan de direct betrokkenen gestuurd.
d. De Directie neemt binnen twee weken na ontvangst van het advies van de Klachtencommissie een besluit over het al dan niet (op)volgen van het advies van de Klachtencommissie. Alleen om zwaarwegende redenen kan de Directie gemotiveerd afwijken van het advies van de Klachtencommissie.
e. Een afschrift van het besluit wordt aan de direct betrokkenen en de aan Klachtencommissie gestuurd.
Artikel 17 – Klacht over (een lid van) de Directie
Indien een Klacht (een lid van) de Directie betreft, dient daar waar in deze Klachtenregeling ‘Directie’ staat, te worden gelezen ‘het bevoegd gezag’. Het bevoegd gezag is in dat geval [Bijvoorbeeld de andere leden van de Directie of één van de andere leden van de Directie, een Raad van Commissarissen, Raad van toezicht of een hogere Directie.]
Artikel 18 – Gegevensbescherming en bewaartermijn
a. Gegevens die betrekking hebben op een Klacht, worden bewaard op een plaats die uitsluitend toegankelijk is voor de leden van de Klachtencommissie en de Directie.
b. De gegevens met betrekking tot een Klacht worden tot vijf jaar na behandeling bewaard. Daarna worden deze door de secretaris van de Klachtencommissie vernietigd.
Hoofdstuk 7: Slotbepalingen
Artikel 19
De Vertrouwenspersoon en de leden van de Klachtencommissie mogen door het indienen van een Klacht of uit hoofde van hun functie als Vertrouwenspersoon of als lid van de Klachtencommissie geen nadeel ondervinden in hun positie in de organisatie of in hun arbeidsrechtelijke rechten en plichten.
Artikel 20
De Directie stelt, te rekenen vanaf het tijdstip waarop deze regeling in werking is getreden, telkens na verloop van twee jaar een schriftelijke evaluatie op met bevindingen en eventuele aanbevelingen ten aanzien van de werking in de praktijk van deze regeling. Deze evaluatie wordt verstrekt aan en besproken met de Vertrouwenspersoon, de leden van de Klachtencommissie en de Ondernemingsraad. Zij worden ook betrokken bij het opstellen van de evaluatie en de eventuele wijziging van de regeling.
Artikel 21
Deze regeling is vastgesteld na verkregen instemming van de Ondernemingsraad.
Te [Plaats], op [datum]
De Directie
Lees meer artikelen in het thema Arbo.
Bron: Shutterstock
