Waar komt de wens voor een feedbackcultuur vandaan?
De afgelopen jaren zijn organisaties zich steeds anders gaan organiseren. We leggen dit graag uit aan de hand van onderstaande afbeelding.
Bron: Treams
How things were
Op het eerste plaatje ‘how things were’, zie je een hiërarchische organisatie. Een aantal jaar geleden zagen veel organisaties er nog uit als deze klassieke ‘hark’ waarin top-down werd bestuurd.
How things are
Op het tweede plaatje ‘how things are’ zie je welke verandering de meeste organisaties nu doorgaan. Er wordt steeds meer gewerkt in teams, maar er zijn nog wel managers die alles leiden. Vaak zijn dit matrix-organisaties waarbij medewerkers die hetzelfde soort werk doen in één afdeling zitten maar wel in verschillende teams kunnen werken. Zij rapporteren hierbij dus aan verschillende managers.
How things work
Op het derde plaatje ‘how things work’ zie je waar veel organisaties in de toekomst naartoe gaan. Werken in een netwerk van teams. Eén team werkt aan een gezamenlijk project of een gezamenlijke doelstelling. In deze manier van samenwerken staat het team centraal en is er veel minder hiërarchische leiding. Om op deze manier samen te kunnen werken zijn er bepaalde normen en waarden van belang. Ook zijn transparante doelstellingen belangrijk. Zo weet je van elkaar waar je aan werkt en kan je elkaar verder helpen. De verantwoordelijkheid ligt bij hierbij in het team en continue feedback is daarbij maar al te belangrijk. Omdat er minder hiërarchische leiding is, komt feedback niet meer van bovenaf. Mensen zijn veel meer gefocust op elkaar en op elkaars skills en ambities en dat is waar veel organisaties naartoe willen werken. Hierdoor kan je veel sneller inspelen op innovaties en kan je het aanwezige talent veel beter benutten.
Niet zomaar een verandering
Als organisatie kom je ergens vandaan en wil je nieuw gedrag gaan aanmeten bij je medewerkers. En nieuw gedrag aanmeten is niet altijd even makkelijk. Voordat je het verandertraject ingaat is het belangrijk om de volgende zaken scherp te hebben:
1. Feedback is geen doel op zich
Het is geen doel op zich om mensen feedback te laten geven. Sterker nog, dit raden wij zelfs af. Het is veel belangrijker om mensen te leren hoe zij feedback moeten vragen. Het is namelijk aan de ene kant ontzettend spannend om ongevraagd iets over een ander te zeggen en aan de andere kant is het ook niet altijd fijn om ongevraagd te horen wat een ander van jou vindt. Op het moment dat medewerkers feedback gaan vragen, stellen zij een vraag waar zij zelf de controle over hebben en laten zij zien dat ze zich openstellen voor de feedback van de ander.
2. Veiligheid en vertrouwen is de basis
Veiligheid en vertrouwen is de belangrijkste voorwaarde voor het creëren van een feedbackcultuur. Je wil dat mensen zich vrij voelen om feedback te vragen, te geven en te ontvangen. Van collega’s en leidinggevenden, maar ook van externen (bijvoorbeeld klanten) met behulp van 360 graden feedback. Is er geen veiligheid en vertrouwen binnen je team? Zorg er dan eerst voor dat je hieraan gaat bouwen, voordat je begint met het bouwen aan een feedbackcultuur.
3. Een gezamenlijk doel
Stel een gezamenlijk doel centraal in het vragen en geven van feedback. Bijvoorbeeld: wij willen de beste klantenservice hebben binnen onze markt. Op het moment dat je jullie gezamenlijke ambitie centraal stelt, maak je de feedback minder persoonlijk en kan de ander concreet feedback geven.
4. HR is de regisseur en de ontwerper
Zowel in het bouwen aan de cultuur als in het begeleiden van medewerkers en managers is HR de regisseur en de ontwerper. Aan de organisatie de taak om HR toe te rusten met alles wat zij daarvoor nodig hebben. Aan managers de taak om het goede voorbeeld te geven. Volgens de wetten van psychologische systemen moeten ouderfiguren voorgaan in het gedrag dat moet ontstaan. Bijvoorbeeld: als jij als ouder iedere dag tijdens het eten met je telefoon bezig bent, dan kan je van je kind niet verwachten dat zij hun telefoon wegleggen. Zo geldt dat ook binnen organisaties. Managers moeten dus als eerste continu feedback gaan vragen. Het is heel makkelijk om dit te implementeren binnen de wekelijkse of maandelijkse gesprekken die je hebt met je medewerkers.
5. Geef medewerkers de verantwoordelijkheid en eigenaarschap
Geef medewerkers de verantwoordelijkheid over hun eigen ontwikkeling. Daar zal je ze echt wel bij moeten helpen en faciliteren. Zet bijvoorbeeld online tooling in om hun ontwikkeling ook actief te stimuleren, zodat ze zelf om feedback kunnen vragen en hun eigen doelen kunnen opstellen. Door medewerkers de verantwoordelijkheid te geven, geef je ze vertrouwen en zet je ze in hun kracht.
6. Tijd
Een verandering kost tijd. We weten allemaal dat het niet makkelijk is om nieuwe gewoontes aan te leren. Geef jezelf de tijd en leg jezelf niet op om snel grote resultaten te boeken.
Heb je deze punten scherp? Dan is de basis gelegd om te bouwen aan een feedbackcultuur. Maar vanaf hier moet het plan verder worden uitgewerkt. In dit werkboek nemen we je, met behulp van oefeningen en tips & tricks, stap voor stap mee naar een feedbackcultuur. Veel succes!
Lees hier meer artikelen in het thema Beoordelen.
Bron: Shutterstock
