1. Wat is het verschil tussen een functioneringsgesprek, planningsgesprek en beoordelingsgesprek?
Laten we eerst de spraakverwarring ophelderen. Een functioneringsgesprek is een voortgangsgesprek en geen beoordelingsgesprek of evaluatiegesprek. De standaard beoordelingscyclus kent (minstens) drie kerngesprekken. Een planningsgesprek waarin de verwachtingen en doelstellingen voor het komende jaar worden besproken en gekoppeld aan de ontwikkelwensen van de medewerker en de nodige vaardigheden. Tenminste één functionerings- of voortgangsgesprek, waarbij tussentijds de voortgang van het werk wordt besproken. En het jaar wordt afgesloten met een beoordelingsgesprek waarin de leidinggevende zijn oordeel geeft over het functioneren van de medewerker en de daarbij behorende beloning.
2. Wat bespreek je in het planningsgesprek?
Het planningsgesprek is een tweegesprek waarbij de medewerker en de leidinggevende gezamenlijk komen tot de doelstellingen voor het komende jaar, liefst geformuleerd in concrete te behalen resultaten. Ook wordt gekeken naar gedrag, kennis en vaardigheden die nodig zijn om de beoogde resultaten te bereiken, de zogenaamde competenties. Zo kunnen ontwikkeldoelen worden vastgesteld en vastgelegd in een persoonlijk ontwikkelplan, naar aanleiding waarvan afspraken kunnen worden gemaakt over opleiding, cursussen of coaching.
3. Wat bespreek je in een functioneringsgesprek?
Het functioneringsgesprek, ook wel Mid year review genoemd in internationaal opererende organisaties, is het moeilijkste gesprek. Het is een tussentijdse evaluatie van de voortgang van het werk richting het behalen van de doelstellingen. Zowel de medewerker als de leidinggevende bereiden het functioneringsgesprek goed voor en hebben een eigen inbreng. Het is zeker geen éénrichtingsverkeer vanuit de leidinggevende, zoals het beoordelingsgesprek. Het gaat ook niet puur om het functioneren van de medewerker, maar om alles wat dat functioneren beïnvloedt en kan beïnvloeden.
Zo kunnen sommige doelstellingen ingehaald zijn door de omstandigheden en aanpassing behoeven. Het kan ook blijken dat er arbeidsomstandigheden zijn die een negatieve impact hebben op het functioneren van de medewerker. Ziekteverzuim is ook iets wat aan de orde zou kunnen komen, net zoals privéomstandigheden, samenwerking binnen het team en de werksfeer. De medewerker kan tijdens een voortgangsgesprek ook aangeven waar de leidinggevende meer steun zou kunnen bieden of waar meer opleiding gewenst is.
4. Hoe bereiden leidinggevenden zich voor op het functioneringsgesprek?
Om te zorgen dat alle leidinggevenden op een goede manier de functioneringsgesprekken voeren is het essentieel dat HR daar duidelijke richtlijnen voor opstelt en die communiceert. Er zouden een aantal vragen kunnen worden opgesteld die de leidinggevenden kunnen stellen, zoals bijvoorbeeld:
- Waar ben je het meest trots op? Wat vond je het leukst om te doen?
- Hoe gaat de samenwerking met collega’s? Hoe is de sfeer?
- Loop je tegen problemen of obstakels aan?
- Zijn er collega’s die je (kunnen) ondersteunen en doen ze dat ook?
- Zijn er dingen waarbij je mijn steun nodig hebt?
- Loop je wel eens risico’s op het werk? Hoe is de werkdruk?
- Heb je behoefte aan meer opleiding?
- Als je veel ziek bent geweest, waar ligt dat aan? Kan ik daar wat aan doen?
- Wat zijn je ambities en welke kant wil je op? Loopt je werk daarmee in de pas?
- Ben je tevreden met je baan? Heb je voldoende uitdaging?
Leidinggevenden zouden zich bewust moeten zijn dat het niet per se noodzakelijk is dat ze het met elkaar eens zijn. In een goed functioneringsgesprek moet de medewerker meer aan het woord zijn dan de leidinggevende. De manager heeft tot doel zo veel mogelijk informatie te verzamelen om zo de medewerker beter te kunnen managen. En daar heeft de medewerker ook weer wat aan. Maar de leidinggevende moet niet wachten met zijn feedback tot het officiële functioneringsgesprek. Het zou in principe weinig nieuwe informatie moeten brengen, als hij zijn werk goed doet en vinger aan de pols houdt. Het functioneringsgesprek is meer alles even formeel op een rijtje zetten.
5. Hoe borg je de kwaliteit van functioneringsgesprek?
Om de kwaliteit van de functioneringsgesprekken te borgen zou HR de medewerkers een enquête kunnen laten invullen waarin ze hun mening kwijt kunnen over de voorbereidingen (op tijd en duidelijk geïnformeerd, inbreng, informatie en motivatie), het gesprek zelf (ruimte en omstandigheden, sfeer, tijd, voorbereiding door de leidinggevende, eigen inbreng), de fase erna (verslaglegging, uitgebreidheid/tijdigheid, eigen inbreng, praktische informatie, daadwerkelijk gebruik van de informatie). Bij een anonieme enquête is het zinvol om een vraag op te nemen over of het laatste functioneringsgesprek positief of negatief was en op welke afdeling diegene werkzaam is.
6. Wat is het nieuwe beoordelen?
Het jaar eindigt met het beoordelingsgesprek. Dat is wel eenrichtingverkeer van de leidinggevende, die zich een oordeel vormt over de geleverde prestaties gedurende het afgelopen jaar. Bijna alle medewerkers zien op tegen dergelijke gesprekken en maken zich zorgen. Uit onderzoek is gebleken dat bijna 1 op de 4 mensen – mannen nog meer dan vrouwen – huilt tijdens of na een beoordelingsgesprek.
Het is dan ook de vraag of de beoordelingscyclus niet ernstig aan verandering toe is. De laatste jaren steken steeds meer nieuwe benaderingen de kop op, zoals de 360° feedback, waarbij de medewerker een lijst mensen dezelfde vragen kan laten invullen en dus minder afhankelijk is van de goede band met de leidinggevende. Feedback op het moment zelf in plaats van (lang) naderhand kan een stuk effectiever zijn, zeker als die positief is. Maar ook bij negatieve feedback is het beter om dat meteen te doen en vragen te stellen in plaats van als leidinggevende verbetertips te geven.
Bij zo’n 30 procent van de mensen heeft feedback negatieve gevolgen voor de motivatie en de prestatie. Dat is op het moment dat de ontvanger gelooft dat hij dit nooit zal leren of dat het niet aan hem ligt en hij denkt dat hij er niets aan kan doen. In die gevallen helpt positieve feedback ook niet.