Feedback is volgens velen een zeer effectieve manier om met medewerkers over hun functioneren te praten. Toch vinden de meeste mensen het geven van een goede terugkoppeling ingewikkeld. Men ziet het nog vaak als een vriendelijke manier om kritiek te geven. En kritiek geven zien zij als het opnoemen van fouten, waar toch niets meer aan gedaan kan worden. Maar zo is een functionerings- of beoordelingsgesprek geen feestje.
Ik ben ervan overtuigd dat feedback een mooi middel kan zijn om functionerings- en beoordelingsgesprekken effectief te voeren. Dat de juiste manier van feedback geven iemand vooruit helpt in de eigen ontwikkeling en persoonlijke effectiviteit en een positieve invloed heeft op samenwerking binnen teams. Is het beeld wat men over feedback heeft wel juist? Ik denk het niet. En als het beeld niet juist is, dan lijkt het me onmogelijk om op de juiste manier feedback te leren geven.
Benoemen en beïnvloeden
De definitie van feedback is ‘het op een directe manier het gedrag van de ander ter sprake brengen, zodat deze bewust wordt van zijn gedrag en de effecten daarvan op anderen’. Het gaat dus niet over het geven van kritiek op hoe iemand zijn werk heeft gedaan of op een teleurstellend resultaat, maar om het benoemen van iemands gedrag en welke invloed dat op anderen heeft.
Beoordelingen en functioneringsgesprekken gaan over de uitoefening van een functie, of gedaan is wat moest gebeuren. Een evaluatie van de prestatie van een medewerker. Als ik leidinggevenden adviseer over beoordelen van medewerkers vanuit ontwikkeling, dan leg ik de link tussen prestatie, resultaat en gedrag.
De juiste feedback
Als het de medewerker duidelijk is dat de leidinggevende verschil maakt tussen het gedrag en het resultaat, dan ontstaat er ruimte voor een gesprek over hoe een medewerker zich kan verbeteren.
Voor het geven van goede feedback gelden vier uitgangspunten:
- Direct: feedback dient concreet te zijn, zonder bijzaken of om de hete brei heen te draaien
- Duidelijk: feedback dient ondubbelzinnig te zijn, eenduidig te worden begrepen
- Kwetsbaar: in feedback mag een gevoel liggen
- Oprecht: feedback dient geloofwaardig te zijn en zonder andere achterliggende bedoelingen
Als uw terugkoppeling aan deze punten voldoet zorgt dit voor grotere betrokkenheid van de medewerker. Die krijgt namelijk beter inzicht in zijn/haar gedrag en op welke wijze de medewerker tot betere prestaties kan komen. En als diegene het gevoel heeft iets te kunnen veranderen aan de uitkomst, dan geeft dit de motivatie om zijn best te doen om fouten of teleurstellende prestatie te voorkomen.
Om een gesprek over het functioneren leuker te maken en de medewerker te stimuleren zichzelf te ontwikkelen, zou het daarnaast heel goed zijn om nadruk te leggen op iets wat hij goed kan of waar hij potentie voor heeft. Het geeft ten eerste een goed gevoel, daarnaast zal het de medewerker minder moeite kosten om zich te verbeteren. Het resultaat zal dus overtuigender zijn!
Lees hier meer artikelen in het thema Beoordelen.
Bron: Shutterstock
