Twee tot drie dagen per week thuiswerken wordt ook na corona mogelijk voor de 7500 medewerkers van VodafoneZiggo. Met uitzondering van de collega’s met contactberoepen, zoals de monteurs en de verkopers, kan iedereen daarvoor kiezen. Wel in overleg met het team, zodat alle collega’s tegelijk virtueel werken of naar kantoor komen. Medewerkers krijgen in totaal 1000 euro aan fiscale ruimte om te investeren in kantoormeubelen. Voor dat bedrag kunnen ze een belastingvoordeel ontvangen.
HR-directeur Thomas Mulder is de aanjager van dit nieuwe beleid. Snel na de persconferentie in maart over de intelligente lockdown stelde hij een denktank samen. Hij zag zo veel voordelen van werken op afstand dat hij daarmee wilde doorpakken. ‘Alleen had ik niet voorzien dat er eerst nog een tweede lockdown moest komen.’
Hoe ga je het zelf regelen na de coronacrisis?
‘Wij hebben met het managementteam afgesproken dat we voor de helft van de werkweek blijven thuiswerken. Ik doe dat vanuit de zolderkamer van ons huis. De wekelijkse vergaderingen blijven we virtueel doen. Online kunnen we efficiënt informatie uitwisselen en coördinerende werkzaamheden bespreken. Voor creatieve vergaderingen, bijvoorbeeld over nieuwe campagnes, of voor strategie-besprekingen met veel gegevens is het prettiger om bij elkaar te zitten. Dat geldt ook voor overleggen waar emoties bij komen kijken. Dat kan een feedbackgesprek zijn, maar ook een kennismaking met een nieuwe collega.’
‘Teams gaan met elkaar afspreken wanneer ze waar werken. Het is niet de bedoeling dat de ene helft thuis zit en de andere helft op kantoor. Dat is niet goed voor de balans bij besprekingen. De mensen die inbellen, hebben dan toch gauw het gevoel dat ze van alles missen. Bovendien is spreiding belangrijk om pieken in de kantoorbezetting en reisbewegingen te voorkomen. We willen niet dat iedereen op dinsdag en donderdag op kantoor is en vrijdag thuis.’
‘Teams spreken met elkaar af wanneer ze waar werken’
Thomas Mulder
Wordt het niet lastig om er samen uit te komen?
‘Het zal zeker wennen zijn om hier op teamniveau afspraken over te maken. Als jij op woensdagmiddag wilt thuiswerken, maar de rest van de groep kiest voor dinsdag, kan dat privé niet goed uitkomen. Maar we willen stimuleren dat je niet alleen keuzes maakt die jou het best uitkomen. Je bent onderdeel van een groter geheel. Dit moment willen we gebruiken om teams in de spiegel te laten kijken over hun manier van samenwerken. Met trainingen gaan we ze daarop voorbereiden.
‘We willen ook stimuleren dat collega’s hun tijd op kantoor benutten voor een-op-een-contacten en toevallige ontmoetingen. We horen nu steeds terug dat mensen die nu het meest missen. Het kantoor wordt de plek voor de sociale verbinding. Met de afdeling Faciliteiten zijn we al aan het kijken hoe we de ruimtes anders kunnen inrichten. Misschien hebben we dan ook wel een verdiepinkje minder nodig. Dat weten we pas als we kunnen starten met het hybride werken.’
Thomas Mulder ziet dat oude patronen snel terugkeren in landen waar de lockdown al voorbij is: met zijn allen terug naar kantoor. ‘Woonwerkverkeer is niet goed voor CO2-uitstoot, er ontstaan fileproblemen en te grote drukte bij het openbaar vervoer tijdens de spits. Bovendien is het voor mensen die vanwege een handicap een afstand hebben tot de arbeidsmarkt minder goed te doen om dagelijks naar kantoor te komen. Voor werkende ouders kan het thuiswerken bijdragen aan een gelijkwaardigere verdeling van taken. En mensen die internationaal willen werken, krijgen meer mogelijkheden om zich te ontwikkelen bij bedrijven over de grens. Ik zie dat onze Amerikaanse en Britse aandeelhouders al anders kijken naar het werven van kandidaten.’
XpertHR-abonnees vinden op de XpertHR-pagina veel gestelde vragen over het coronavirus en thuiswerken. Nog geen abonnee? Hier vind je ook een aantal veel gestelde HR-vragen mét antwoorden in whitepapers.
Hoe heb jij je voorbereid op deze verandering?
‘Ik heb een team uit verschillende gelederen bij elkaar gebracht, van de HR Business Partner tot de arbeidsrecht-expert, de veiligheidsspecialist, Facility en interne communicatie. We waren er binnen een paar weken uit, maar over het verandermanagement hebben we het langst vergaderd. Hoe kunnen we zorgen dat medewerkers verspreid over de week naar kantoor komen?
‘Nu we nog rekening moeten houden met anderhalve meter afstand, hebben we een app waarop je je werkplek kunt reserveren. Maar als teams daar zelf afspraken over maken, willen we zo ver mogelijk weg blijven van bureaucratie. We zijn benieuwd of het nieuwe roosterbeleid ook echt gaat werken.’
‘De ov-jaarkaart voor eerste klas reizen blijven we aanbieden. Een paar jaar geleden hebben we al vijfhonderd lease-auto’s ingewisseld voor deze kaart. Een reiskosten- of thuiswerkvergoeding hebben we niet. Daar is bij de medewerkers ook geen vraag naar, omdat ze tijd en geld besparen met het thuiswerken. Ze krijgen van ons een laptop, toetsenbord of beeldscherm plus alle it-ondersteuning. En we bieden het budget van 1000 euro bruto voor de inrichting van een thuiskantoor.’
’We willen zo ver mogelijk weg blijven van bureaucratie’
Thomas Mulder
Uit onderzoeken blijkt dat er het thuiswerken psychisch belastend kan zijn. Wat doe je op dat front?
‘Al aan het begin van de coronacrisis hebben we een psychische hulplijn opengesteld als onderdeel van ons ‘wellbeing’-programma. Als medewerkers zich niet lekker in hun vel voelen, kunnen ze met onafhankelijke deskundigen bellen. Leidinggevenden hebben hun teamleden gestimuleerd die mogelijkheid te benutten, ook al is het preventief. Ik ben blij dat er honderden keren gebruik van is gemaakt. Onze observatie is dat jonge medewerkers de meeste last hebben van sociale isolatie. Hen houden we extra in de gaten.’
Wat wordt de volgende stap in het thuiswerkbeleid?
‘Het post-corona-scenario moet zich nog voltrekken. We blijven goed luisteren naar het management en de medewerkers, ook in de vorm van onze coronapeilingen. Het zou stug zijn als we het hybride thuiswerkbeleid meteen goed hebben uitgedacht, maar we kunnen uiteraard bijsturen. Vanaf de zomer van 2021 hopen we ermee aan de slag te kunnen.’
XpertHR: jouw kennispartner in HR-vraagstukken
Altijd snel en betrouwbaar antwoord op al je HR-vragen? Met XpertHR optimaliseer je jouw werkproces met kennisdocumenten, praktische tools, praktijkcases, checklists, voorbeelddocumenten en meer. Met alle informatie op één plek ben je altijd up-to-date. Benieuwd wat XpertHR voor jouw organisatie kan betekenen? Vraag gratis en vrijblijvend een demo aan.
Foto: Shutterstock