Met personeelszaken heeft integriteitsexpert Mirjam Decoz regelmatig te maken. Bijvoorbeeld wanneer zij cliënten bijstaat in zaken over grensoverschrijdend gedrag, haar specialisme. Daarnaast is zij voorzitter van commissies die doen naar klachten of meldingen, dan is HR daar vaak zijdelings bij betrokken. Werkt ze aan een cultuurverandering op de werkvloer – momenteel bij voetbalclub Ajax , dan is het contact met personeelszaken juist intensief. Decoz is mede-initiatiefnemer van een petitie voor betere wetgeving op het gebied van seksuele intimidatie. Ze werkt aan een juridische gids over seksuele intimidatie.
Wat is uw indruk van HR?
‘Ik merk dat de kwaliteit wisselend is. Veel HR-medewerkers zijn ervan doordrongen dat medewerkers beter presteren als ze lekker in hun vel zitten. Zij erkennen ook dat ongewenst gedrag voorkomt in hun organisatie. Helaas kom ik ook HR-mensen tegen die dat ontkennen of denken dat een telefoonnummer van de vertrouwenspersoon op intranet genoeg is. Ik mis ook wel eens de kennis en ervaring om een gedegen beleid neer te zetten.’
Hoe zou u de ideale rol van HR omschrijven?
‘Even een stap terug: wat mij betreft ligt de hoofdrol bij de directie. Als die zich niet verantwoordelijk voelt en geen voorbeeld is voor anderen, kun je nog zo’n mooie HR-afdeling hebben. Maar dan nemen collega’s ongewenst gedrag, een nare manier van communiceren en misbruik van macht van elkaar over.
‘HR heeft een grote taak. Er moet niet alleen een beleidsstuk of gedragscode in de la liggen, de organisatie moet er ook doorlopend handen en voeten aan geven. HR moet dus zorgen dat het management op cursus is geweest, zodat het signalen van grensoverschrijdend gedrag herkent en weet wat ze moeten doen. In de hele organisatie moet ook duidelijkheid zijn over het beleid. Wie nog geen richtlijnen heeft, kan ik de ILO-norm 45003 aanraden die binnenkort ook in Nederlandse vertaling uitkomt. Als werkgevers beleid uitvoeren, gaat daar al een preventieve werking van uit: pas op, je bent gewaarschuwd.’
Hoe kan HR een veilige werksfeer meer op de kaart zetten?
‘Ik adviseer eens in de paar jaar een risico-inventarisatie te maken. Ondernemers zijn dat volgens de Arbowet verplicht, maar de helft laat het na. De andere helft besteedt nauwelijks aandacht aan het thema ongewenste omgangsvormen. Die kijkt naar meubilair, steigers en chemicaliën, maar niet naar sociale risicofactoren, zoals de samenstelling van het personeelsbestand of afwijkende werktijden. Jonge vrouwen, uitzendkrachten, minderheden of medewerkers die ’s avonds en ’s nachts werken zijn kwetsbaarder. Als je de risico’s niet in kaart brengt, hoe kom je dan tot een goed beleid?’
‘Mijn advies is ook het medewerkerstevredenheidsonderzoek in te zetten. In het beste geval staan er nu een of twee vragen over ongewenste omgangsvormen. Zonder definitie van wat daar onder wordt verstaan. Gaat het om knijpen in de billen of ook om ongepaste opmerkingen? Dat moet je zorgvuldig formuleren. Met een goede enquête krijg je belangrijke data waarop je je beleid kunt afstemmen.
‘Zo pleit ik ook voor het bespreekbaar maken van dit onderwerp in de beoordelingsrondes. Zet standaard een aantal vragen op de formulieren. Hoe ervaar je de werksfeer, wat vind je van de stijl van leidinggeven? Dat verlaagt de drempel om erover te praten. De bijvangst is dat je aangeeft een veilige werksfeer belangrijk te vinden.’
‘HR moet vertrouwenspersonen faciliteren, niet beïnvloeden’, zegt deskundige ongewenste omgangsvormen Mirjam Decoz.
Wat kan HR verbeteren?
‘Ik maak vaak mee dat personeelszaken invloed probeert uit te oefenen als een medewerker een melding doet. Dan is er een gesprek met die persoon of met de vertrouwenspersoon om de klacht bij te sturen. Bijvoorbeeld als HR vindt dat de melder disfunctioneert. Die bemoeienis is geen goede zaak. De medewerker moet de melding in vrijheid kunnen doen en de vertrouwenspersoon moet in vertrouwelijkheid kunnen werken. HR moet vertrouwenspersonen faciliteren, niet beïnvloeden.’
Wat is het gevolg als dat wel gebeurt?
‘Het komt regelmatig voor dat vertrouwenspersonen adviseren om maar geen melding te doen, omdat ze hebben meegemaakt dat die niet goed wordt afgewikkeld. Daardoor ontstaat de onterechte indruk bij HR en management dat er in de organisatie geen ongewenste omgangsvormen voorkomen. Zo blijft een slechte cultuur in stand. Terwijl een melding of klacht juist omarmd moet worden: het is een leermoment. Er wordt vaak vergeten dat een slechte bedrijfscultuur een stuk duurder is dan het opstellen en uitvoeren van een goed beleid. Denk aan verzuim en personeelsverloop, om maar niet te spreken van incidenten die onzorgvuldig zijn opgepakt.
‘Ik hoor ook nog wel eens dat iemand van HR in de klachtencommissie zit. Dat kan niet, want dan heeft die persoon twee petten op. Ook de vertrouwenspersoon of leden van de directie en de Ondernemingsraad horen daar niet thuis. Zo kan een klachtencommissie nooit onpartijdig en objectief oordelen. Bovendien moet HR meewerken aan het vervolgtraject, of een klacht nu ongegrond wordt verklaard of leidt tot een maatregel. Mensen zeggen dan wel eens dat ze die rollen goed kunnen scheiden. Maar een werknemer die een melding wil doen, bedenkt zich twee keer als de zorgvuldigheid niet gewaarborgd is.’
Een ING-manager vertelde ons dat e-learnings over sociale veiligheid er jaarlijks verplicht zijn. Wat vindt u daarvan?
’Medewerkers die met vrachtwagens of machines werken, hebben ook verplichte opfristrainingen ter voorkoming van ongelukken. Ik vind het logisch dat deze e-learnings verplicht worden gesteld, zoals ING doet.’
Het UWV streeft ieder jaar naar een ‘ bewustwordingsmoment ’ voor medewerkers. Ook iets wat jou aanspreekt?
‘Zeker, temeer omdat nog niet helder is hoe je met elkaar omgaat. Je hoort nu vaak: mag er dan niets meer? Of waarom heeft die vrouw dan geen nee gezegd? Dan moet je weten dat nee zeggen in afhankelijkheidssituaties in driekwart van de gevallen juist averechts werkt. Daarom moeten leidinggevenden als eersten op bewustwordingscursus.’
HR ook?
(Stellig:) ’HR ook. Tijdens trainingen – en intervisie – leer je je bewust te worden van je eigen rol en je mening te blijven toetsen. Al vind je iemand die met een klacht komt een querulant, je moet professioneel reageren. Het welzijn van je medewerkers staat voorop.’
Tips voor HR in het kort:
- Zorg dat de directie en het management zich verantwoordelijk voelen voor de werksfeer en dat ook uitdragen.
- Maak eens in de paar jaar een risico-inventarisatie en check dan ook omgangsvormen en werksfeer.
- Organiseer bewustwordingstrainingen voor leidinggevenden en werknemers.
- Vraag in medewerkerstevredenheidsonderzoeken standaard naar zaken als een veilige werksfeer.
- Neem in de formulieren voor de functioneringsgesprekken standaard vragen over dit onderwerp op.
- Zorg dat medewerkers terechtkomen bij de juiste ‘loketten’ als ze melding willen doen en blijf erbuiten.
- Zorg dat er naast een vertrouwenspersoon en een klachtencommissie ook mediation beschikbaar is.
- Neem zelf geen zitting in de klachtencommissie.
Lees hier meer artikelen in de thema’s Duurzame inzetbaarheid en Arbo.
Bron: Shutterstock