Stap 1: bepalen doel en onderzoeksthema’’s
De eerste stap om tot een medewerkerstevredenheidsonderzoek te komen bestaat uit het vaststellen van het doel. Wat moet worden bereikt met het onderzoek? Bestaat er behoefte aan een (globale) organisatiebrede impressie? Moet er inzicht worden verkregen in een bepaalde problematiek? Betrek als afdeling HR het lijnmanagement bij het vaststellen van het doel van het onderzoek. Dit vergroot het draagvlak voor de uitvoering en in een later stadium voor de opvolging van het onderzoek.
Eventueel kunnen ook de OR en vakbond(en) bij deze stap en stap 2 worden betrokken.
Stap 2: bepalen onderzoeksmethode en -populatie
Op basis van het doel, de thema’s en de boogde diepgang kunnen de onderzoeksmethode en populatie worden bepaald. Houdt bij het samenstellen van de populatie rekening met de wijze waarop de uitkomst moet worden gerapporteerd.
Hoe kleiner de eenheden waarop kan worden gerapporteerd hoe beter. In de praktijk wordt uitgegaan van een minimale omvang van 10 werknemers waarop kan worden gerapporteerd. Bij een kleiner aantal kan de anonimiteit namelijk niet meer worden gegarandeerd.
Stap 3: opstellen vragenlijsten
Bij deze stap worden de vragenlijsten opgesteld. Betrek bij het opstellen van de vragenlijsten een (afvaardiging) van het management en eventueel de Ondernemingsraad en/of vakbond(en). Zorg ervoor dat de vragen objectief zijn geformuleerd en eenduidig kunnen worden uitgelegd.
Verder is belangrijk dat:
- De vragenlijst beknopt is en alleen essentiële vragen worden gesteld. Hoe langer de lijst, hoe groter de kans dat hij uiteindelijk niet wordt ingevuld of dat de betrouwbaarheid aan het eind afneemt (afraffelen van vragen).
- Ook open vragen worden gesteld. Werknemers worden zo in de gelegenheid gesteld om zaken die zij noemenswaardig vinden aan te geven.
- Wordt gekozen voor onderwerpen die zijn om te zetten in actiepunten.
Stap 4: communicatie
Hoe groter het aantal respondenten, hoe accurater het beeld. Een grote deelname is dus belangrijk. Kondig daarom het onderzoek vooraf aan en communiceer het belang van het onderzoek duidelijk. Geef ook – op hoofdlijnen – aan hoe wordt omgegaan met de uitkomst, welke functionarissen rapportages ontvangen en hoe werknemers worden geïnformeerd. Besteed ook aandacht aan de anonimiteit en de planning.
Stap 5: uitvoering onderzoek
Stap 5 betreft de uitvoering van het onderzoek. De vragenlijsten worden verzonden aan de werknemers. De voortgang kan op de achtergrond worden gemeten. Wanneer de respons achterblijft, kan een herinnering worden verzonden aan alle werknemers (dit in verband met de anonimiteit).
Stap 6: analyse en opvolging van de resultaten
Nadat het onderzoek is afgerond, worden de rapportages opgesteld. Om te voorkomen dat deze in de bureaulades belanden is het raadzaam om te zorgen voor toegankelijke, uitnodigende en zo specifiek mogelijke rapportages op bijvoorbeeld afdelingsniveau. Het kan helpen om de informatie ook digitaal ter beschikking te stellen. Delen daarvan kunnen in een later stadium in presentaties worden gebruikt.
Stel op basis van de uitkomst vast welke knelpunten moeten worden opgepakt. Maak hierbij onderscheid tussen korte en langere termijn. En organisatiebrede knelpunten en afdelingsspecifieke zaken. Benoem niet alleen de negatieve punten. Geef ook aan wat goed gaat en hoe de organisatie het doet ten opzichte van andere (vergelijkbare) organisaties.
Deze informatie kan worden verwerkt in een nieuwsbrief voor alle werknemers. De planning en de wijze waarop het onderzoek wordt opgevolgd kan ook worden vermeld in de nieuwsbrief.
Betrek werknemers en lijnmanagers bij het benoemen en uitwerken van acties. Maak hen gezamenlijk verantwoordelijk voor de opvolging van het medewerkerstevredenheidsonderzoek. Leidinggevenden kunnen de uitkomst bijvoorbeeld bespreken tijdens een afdelingsoverleg.
Hierbij kan worden stilgestaan bij vragen als ‘ Wat wordt herkend, wat niet?, Wat gaat goed, wat kan beter?, Wat verwachten jullie met betrekking tot dit specifieke onderwerp?, Welke zaken moeten nu worden opgepakt, wat kan later?, Hoe pakken we dit op? Wie pakt dit op?’ .
Benoemde acties kunnen vervolgens worden geagendeerd op het werkoverleg. Daarnaast kan het werkoverleg worden benut om in een later stadium te toetsen of de ondernomen acties tot het gewenste resultaat hebben geleid of dat bijsturing noodzakelijk is. De leidinggevende is verantwoordelijk voor de agendering en voortgangsbewaking. Zogenaamde ‘ grote’ actiepunten kunnen worden opgenomen in afdelingsplannen.
Stap 7: voortgangsbewaking
Bij stap 6 is al iets gezegd over voortgangsbewaking. Deze is cruciaal. Wanneer niets met de uitkomst wordt gedaan, is het zonde van de tijd en het geld geweest. De kans dat werknemers in de toekomst weer deelnemen aan een medewerkerstevredenheidsonderzoek neemt ook significant af.
In dat kader kan worden besloten om ieder kwartaal binnen het Managementteam de voortgang te bespreken en waar nodig bij te sturen. Na een jaar kan een nieuw onderzoek worden uitgevoerd.
Lees meer artikelen over het thema Duurzame inzetbaarheid.
Bron: Shutterstock