Dit was een bijzonder interessante periode. Waarom? Omdat het lukte. Heel veel organisaties hebben in een schrikbarend korte tijd systemen kunnen optuigen om werkzaamheden aangepast voor remote werken. Misschien niet op de ideale manier en het was her en der behelpen. Maar we kunnen wel een eenduidige lijn trekken voor alle organisaties. Er bleek veel meer mogelijk dan we aanvankelijk dachten.
Blijkbaar kunnen we – als we ertoe worden gedwongen – toch uit de voeten met werken op afstand. Het grootschalige, noodgedwongen experiment heeft op heel veel plekken veel beter uitgepakt dan verwacht. En dat is, als je je erin verdiept, niet verbazingwekkend. De redenen waarom remote werken meer en meer de norm gaat worden – nog los van duurzaamheid en besparing op kantoorkosten – zijn omvangrijk en divers.
1. De ontwikkeling naar werken op afstand is allang gaande
Remote werken is niet nieuw, de ontwikkeling is al lang geleden ingezet. Al in 2005 introduceerde Bill Gates de term ‘het nieuwe werken’ in een whitepaper van Microsoft en sindsdien krijgt het thema wereldwijd aandacht. Overigens was er op dat moment allang een organisatie die remote werken voor haar medewerkers faciliteerde: IBM, sinds 1979.
Op het gebied van remote werken is Nederland een echte voorloper. In geen enkel ander Europees land werken zo veel mensen thuis als in Nederland. Cijfers van het CBS – van voor de coronacrisis – laten zien dat zo’n 14 procent van alle Nederlandse medewerkers structureel thuiswerkt en bijna 25 procent doet dat incidenteel. Dat relatief veel Nederlanders thuiswerken, is geen verrassing. Het werken in vast dienstverband neemt snel af, Nederland telt inmiddels meer dan één miljoen zzp’ers. Nederland is daarnaast ook kampioen flexwerken, in de afgelopen tien jaar steeg het aantal flexbanen naar twee miljoen. Remote werken is dus een ontwikkeling die ook voor de coronacrisis al sterk toenam.
2. We zijn productiever als we remote werken
Een van de voornaamste redenen voor organisaties om remote werken tegen te houden was angst. Medewerkers zouden niet productief zijn wanneer ze niet op kantoor zouden zijn. Onterecht, zo laten veel onderzoeken zien. Daaruit blijkt juist dat medewerkers thuis over het algemeen productiever zijn. Onderzoek van Development Economics laat bijvoorbeeld zien dat improductiviteit met 13 tot 16 procent toeneemt. Dit geldt uiteraard niet voor iedereen, maar de vrijheid om zelf te bepalen hoe en wanneer werkzaamheden uit te voeren zorgt dat het werk beter wordt afgestemd op de voorkeuren van de medewerkers. En daarmee stijgt de productiviteit.
3. De roep om flexibiliteit neemt toe
Werkstress is beroepsziekte nummer één. Meer dan een miljoen medewerkers lopen volgens TNO jaarlijks het risico op een burn-out en andere werkgerelateerde psychische klachten. Een goede balans tussen werk en privé is de laatste jaren een steeds belangrijker thema geworden. Remote werken is een antwoord op deze toenemende problematiek. Vooral de jonge generaties vinden vrijheid en ruimte heel belangrijk. Uit onderzoek van Gallup blijkt dat 51 procent van de medewerkers bereid is om van baan te wisselen als ze dat meer flexibiliteit geeft in het uitvoeren van werk. Daarnaast blijkt dat 37 procent zou willen switchen van baan als ze op zijn minst parttime remote kunnen werken.
4. Werken op afstand stimuleert vertrouwen
Het systeem waarin wij werken is ontstaan in de industriële revolutie (eind 19de eeuw) en kent een sterk hiërarchische structuur. Een hiërarchisch systeem blinkt uit in doen wat je altijd deed en dat strak te leiden. Belangrijk gegeven is dat het systeem tevens is opgetuigd vanuit wantrouwen. Het geloof overheerste dat medewerkers niet gemotiveerd waren en dat er daarom streng op moest worden toegezien of medewerkers hun werkzaamheden goed verrichten. Hoewel iedere leidinggevende nu zal aangegeven zijn medewerkers te vertrouwen, is het systeem waarin wordt gewerkt nog wel gebaseerd op wantrouwen. Vanuit dat systeem van wantrouwen zijn in de loop der jaren allerlei onbenullige procedures ontstaan en moeten medewerkers verantwoording afleggen, waardoor ze onbedoeld klein worden gehouden. Ze krijgen niet de ruimte en verantwoordelijkheid om hun werk naar hun eigen inzicht uit te voeren, met als gevolg dat medewerkers niet altijd in staat worden gesteld hun beste werk te laten zien.
Bij remote werken wordt het onmogelijk om toe te zien op hoe medewerkers hun werk doen. Vertrouwen wordt als het ware afgedwongen door deze manier van werken en dat is een gezonde ontwikkeling voor organisaties. Het overgrote deel van de vakmensen zal namelijk heel goed om kunnen gaan met vertrouwen.
5. Remote werken brengt vernieuwing
Organisaties staan voor grote uitdagingen om met de tijd mee te gaan, innovatie wordt steeds belangrijker. Organisaties willen wel vernieuwen, maar de vraag is: lukt het ook echt? Voor de overgrote meerderheid luidt het meest positieve antwoord: ‘mondjesmaat’. De vernieuwing in organisaties komt eerder tot stand ondanks het systeem waarin wordt gewerkt dan dankzij. Het systeem houdt onbedoeld vernieuwing tegen.
Remote werken zorgt dat we loskomen van deze bestaande structuren. We werken in een nieuwe en afwisselende omgeving en dat maakt medewerkers flexibeler en creatiever. Het stelt medewerkers meer in staat om vanaf afstand – letterlijk en figuurlijk – kritisch naar de manier van werken te kijken. Het is een ware aanjager van vernieuwing omdat men buiten de gebaande paden zichzelf opnieuw mag uitvinden.
Dit artikel is geschreven na aanleiding van het boek ‘Remote Leiderschap – Effectief Leidinggeven op afstand’ van spreker en schrijver Arjen Banach.