Integer omgaan met elkaar, werken met vertrouwelijke informatie, gebruik van sociale media, fraude en belangenverstrengeling. Allemaal zaken waar de 22 duizend medewerkers van UWV zich bewust van moeten zijn. Om hen daarvan te doordringen, is er op het gebied van preventie, begeleiding en naleving een uitgebreid programma opgezet. HR-directeur Madeline Dessing en hoofd Bureau Integriteit Irene Vroomans zijn er nauw bij betrokken.
Wat maakt de aanpak van UWV uniek?
Madeline Dessing: ‘Veel organisaties zeggen dat ze aandacht besteden aan integriteit. Wij doen dat met een onafhankelijk Bureau Integriteit, een dashboard waarmee we tweejaarlijks naar buiten brengen hoe het ervoor staat, themaweken, vijftig interne vertrouwenspersonen, permanente aandacht op intranet, etc. We geloven in de kracht van de herhaling.’
Irene Vroomans: ‘We hebben integriteit ook opgenomen in de leerprogramma’s van nieuwe medewerkers. Komen ze bij de klantenservice te werken, dan leggen we andere accenten dan bij de afdeling handhaving of HR. Verder vinden we de inzichten van experts buiten onze organisatie waardevol. Hoogleraar bedrijfsethiek en integriteit Muel Kaptein is voorzitter van onze externe commissie van integriteitsdeskundigen. Daarin zitten ook mensen van de Nationale Politie en de Rabobank. We halen veel kennis van buiten en laten ons werk continu toetsen.’
Wat is de meerwaarde van het Bureau Integriteit?
Irene Vroomans: ‘Er zijn maar weinig bureaus waar niet alleen onderzoek of preventie centraal staat, maar ook informatie en bewustwording. Onze medewerkers hebben nog maar kort de status van ambtenaar. Dit betekent dat hun gedrag in privétijd anders kan worden gewogen. Ze moeten nu bijvoorbeeld meer opletten welke uitstraling ze hebben als ze actief lid zijn van een maatschappelijke organisatie of een reactie op social media zetten.’
Madeline Dessing: ‘Voor de onafhankelijkheid van het Bureau is essentieel dat het los staat van HR. We hebben wel nauw contact, maar de afdeling HR heeft een andere rol in de organisatie – en moet zelf ook beoordeeld worden op integriteit. Irene komt bij alle afdelingsdirecteuren langs om te bespreken hoe zij bewustwording kunnen bevorderen. Bij HR kijken wij hoe we het thema kunnen integreren in leiderschapsprogramma’s of elkaar in moeilijke werksituaties kunnen ondersteunen.’
Gedragscode
Bureau Integriteit is in 2004 begonnen met drie medewerkers en telt er nu al 21. Het is uitgegroeid tot een invloedrijk kennis- en expertisecentrum binnen UWV. Tweejaarlijks meet het onder meer wat goed gaat en wat beter kan. Positief is bijvoorbeeld de bekendheid met de Gedragscode (92% in 2022). Van de bijna negenduizend deelnemers aan de peiling zegt 83% het gevoel te hebben morele kwesties te kunnen bespreken (een stijging van 9% ten opzichte van 2020).
Voor verbetering vatbaar is dat slechts 64% van de medewerkers elkaar aanspreekt op niet-integer gedrag. Al is dat aantal in twee jaar tijd wel gestegen. De bekendheid met de interne vertrouwenspersonen, het Centraal Meldpunt Fraude en Bureau Integriteit is de afgelopen jaren toegenomen. Luisterend Oor – toch een loket met een aansprekende naam – wordt minder gevonden.
Het aantal meldingen over vermoedens van integriteitsschendingen is de afgelopen jaren afgenomen. In 2021 kreeg Bureau Integriteit ruim honderd meldingen en zijn op basis van 37 onderzoeken 24 schendingen vastgesteld en 23 arbeidsrechtelijke sanctieadviezen gegeven. Irene Vroomans: ‘Bureau Integriteit geeft een sanctieadvies. Ook als dat ontslag is, wordt ons advies eigenlijk altijd opgevolgd. Een manager moet met goede argumenten komen om ervan af te wijken. Ik ga in gesprek of bespreek het met de voorzitter van de Raad van Bestuur als we er niet uitkomen.’
UWV streeft ernaar dat 10% van alle collega’s jaarlijks een ‘bewustwordingsmoment’ heeft. Hoe ziet dat eruit?
Madeline Dessing: ‘Dat kunnen rondetafelgesprekken zijn, de jaarlijkse Week van Waarden of trainingen. Behalve in de e-learnings voor nieuwe collega’s besteden we ook meer aandacht aan integriteit in onze managementprogramma’s. In de training Ethisch leiderschap bespreken startende managers bijvoorbeeld praktijkvoorbeelden.’
Irene Vroomans: ‘De term ‘ethisch leiderschap’ is nog vrij nieuw in Nederland. We werken samen met Kitty Nooy, voormalig hoofd integriteit bij het Openbaar Ministerie en nu trainer. Toen we begonnen, hoorden we deelnemers denken: ‘Weet je wel hoe druk ik het heb? Dat kost me weer een halve dag.’ Maar sinds zij er enthousiast vandaan komen, zitten de cursussen de rest van het jaar vol.’
Wat zijn de dilemma’s waar jullie zelf mee worstelen?
Madeline Dessing: ‘In de training heb ik een kwestie ingebracht van een leidinggevende die op een verkeerde manier gebruikmaakte van macht. Die persoon was niet echt te bewegen tot zelfreflectie en wees steeds naar UWV. In de training kregen we handvatten om iemand op een goede, respectvolle manier aan te spreken op zijn gedrag.’
Irene Vroomans: ‘Voor mij is ook de relatie met onze cliënten een belangrijk gespreksonderwerp. Hoe ga je respectvol met hun informatie om? Hoe zorg je dat onbewuste vooroordelen niet meespelen in je beoordeling? Ik sta nog op de lijst voor de training, maar ik ga ook door de molen.’
Wat staat nog op jullie wensenlijst?
Irene Vroomans: ‘Het bespreken van dilemma’s zou meer een onderdeel van de dagelijkse praktijk moeten worden.’
Madeline Dessing: ‘Ik zou willen dat we meer oefenen in elkaar aanspreken op gedrag. Hoe doe je dat constructief en zakelijk? En hoe reageer je? Ik denk dat het al helpt als we iedereen die dit durft belonen.’
Irene Vroomans: ‘Vooral openlijk.’
Met een bonus?
Irene Vroomans: ‘Je maakt een grapje, hoop ik?’
Madeline Dessing: ‘Liever met een compliment.’
Lees hier meer artikelen in het thema HR-strategie.
Bron: Shutterstock