Thuiswerken kwam voor corona eigenlijk niet voor bij Independer, het vaste lastenplatform van onder meer verzekeringen en hypotheken. ‘Overstappen naar thuiswerken tijdens de lockdown en nu naar hybride werken in het postcorona-tijdperk, het betekent voor iedereen wennen aan een andere manier van werken’, zegt Marie-Louise Verbeek, directeur Cultuur & Collega en Blije Klant. Het kantoor werd compleet anders ingericht en er kwam een tool die collega’s helpt elkaar te vinden.
Hoe was de verhouding thuiswerken/kantoorwerken vóór corona?
‘Voor de pandemie kwam thuiswerken bij ons niet voor. We hebben een sterke bedrijfscultuur, met weinig hiërarchie. Iedereen is bij ons even belangrijk en aanspreekbaar. Werkplezier en verbinding vinden we heel belangrijk. Omdat je elkaar op kantoor nu eenmaal makkelijker weet te vinden, werkten we altijd op kantoor. Het thuiswerken in de lockdown vonden we best heel spannend. We waren bang de verbinding te verliezen. We hebben er alles aan gedaan om die vast te houden. Het teamuitjesbudget werd een verbindingsbudget voor een wandeling met koffie bijvoorbeeld, zodat het fysieke contact toch bleef. Bepaalde groepen als kleinbehuisden en mensen met kinderen kregen extra aandacht. We stuurden kaartjes, boeken en belden elkaar vaker. Het heeft wel geholpen denk ik, want toen de lockdown over was, hadden we geen moeite om mensen weer terug naar kantoor te krijgen. Bij andere bedrijven ligt dat moeilijker, constateer ik.’
Toch kozen jullie post-corona voor een hybride vorm?
‘Ja, klopt. Omdat we merkten dat deels thuiswerken goed was voor de productiviteit en flexibiliteit en omdat de collega’s er behoefte aan hebben. Hybride betekent bij ons dat collega’s minimaal één dag per week met het team op kantoor werken. Ze hebben met het team overlegd welke dag dat is en welke voorkeursplek ze dan hebben om samen te werken. We verwachten dat iedereen weer ongeveer vijftig procent van zijn werktijd op kantoor werkt. Dat controleren we niet en verplichten we ook niet. Collega’s willen bij ons eerder meer dan minder naar kantoor. En meer mag dus ook. De activiteit is leidend. Een notitie schrijven of presentatie voorbereiden doe je het beste thuis. Om te sparren, leren en overleggen ga je naar kantoor.’
Het is een enorme overgang, zeg je, waar liepen jullie tegenaan?
‘Op kantoor werken wordt nooit meer als vroeger. We hadden twee gebouwen, een kantoortuin met daarnaast nog kamers. Voor hybride werken is een andere indeling nodig. We hebben de indeling behoorlijk omgegooid. De kantoortuin werd verruild voor een scala aan werkplekken: stilteplekken, samenwerkplekken, een demonstratieruimte en brainstormruimtes met ronde tafels.’
Konden de collega’s elkaar in die nieuwe omgeving nog vinden?
‘Nee. Dat was een ander probleem. We hielden tijdens corona de aanwezigheid bij in excelsheets. Dat was omslachtig en het werkte niet. Je kon wel een werkplek reserveren maar je wist niet van elkaar wie er op kantoor was.’
Hoe hebben jullie dat opgelost?
‘We hebben een nieuwe tool voor hybride werken aangeschaft, Ciao. Die lost een aantal problemen voor ons tegelijk op. In de app, die veel gebruiksvriendelijker is dan Excel, kun je zien wie er waar op kantoor werkt. Voor ons is dat ook handig, omdat we nu bijvoorbeeld inzichtelijk hebben wie er op kantoor luncht. De lunch maken we namelijk zelf in huis en het scheelt nogal of er 20 of 200 mensen zijn. Wat het extra handig maakt, is de koppeling via AFAS naar de reiskostenvergoeding. Vroeger hadden we een vaste reiskostenvergoeding. Maar ook dat is door hybride werken veranderd. De reiskosten worden nu automatisch vergoed op basis van de werkelijk gemaakte reizen. Als HR straks de CO2-uitstoot van het woonwerkverkeer moet bijhouden, zit dat al in ons systeem.’
Tip: in XpertHR vind je een handig kennisdocument en praktijkvraag over de thuiswerkvergoeding en reiskostenvergoeding bij thuiswerken. Ben jij al abonnee?
Voor HR zeker handig, voor de medewerkers ook?
‘Dat is inderdaad altijd een probleem met nieuwe tooling. Voor gebruikers is het weer een extra handeling en omgeving. Het moet wel echt handig zijn en iets opleveren. Daar hebben we extra tijd ingestoken. Dat betekent vooral vaak uitleggen waarom we deze tool gekozen hebben en wat het voordeel voor de collega is om er actief gebruik van te maken. We hebben bijvoorbeeld uitgelegd dat we de inkoop van de lunch erop afstemmen, zodat we minder hoeven weggooien. Medewerkers vinden het sowieso prettig om te zien wie er op kantoor is en waar iedereen zit. Ze gebruiken het ook om elkaar op te zoeken of samen te lunchen. Tot nu wordt hij eigenlijk door iedereen gebruikt.’
