1. Welke hulpmiddelen worden gebruikt bij het beoordelingsgesprek?

Bij het beoordelingsgesprek worden een aantal hulpmiddelen gebruikt. Deze zijn:

• Alle relevante informatie waaruit blijkt wat de status is van de gemaakte afspraken. Denk hierbij aan gegevens uit klant- en informatiesystemen, omzetcijfers of resultaten van 360° feedback.
• Informatie uit functionerings- of coachingsgesprekken (STAR methodiek) of werkoverleggen.
• Het Persoonlijk Jaarplan. Dit formulier wordt gebruikt bij de voorbereiding. Na afloop wordt de uitkomst door de leidinggevende op het Persoonlijk Jaarplan vastgelegd. De werknemer tekent voor gezien en ontvangt een kopie. Het origineel wordt bewaard door de leidinggevende of opgenomen in het personeelsdossier.
• Optioneel: de zelfevaluatie van de werknemer

Eventueel kunnen de functiebeschrijving, het competentieprofiel en de competentiegids worden gebruikt als naslagwerk.

2. Op welke criteria wordt een medewerker beoordeeld?

Tijdens het beoordelingsgesprek geef je jouw oordeel en waardering over het functioneren van een werknemer. Om een medewerker te kunnen beoordelen moet eerst duidelijk zijn aan welke criteria hij moet voldoen. Tijdens het planningsgesprek worden de doelen voor de werknemer bepaald en vastgelegd. Deze doelstellingen moeten aan een aantal criteria voldoen. Ze moeten SMART doelen stellen zijn: specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden.

3. Wat is het verschil tussen een functionerings- en een beoordelingsgesprek?

Een functioneringsgesprek wordt halverwege het jaar gehouden. Gedrag kan dan nog bijgestuurd worden, afspraken over verbetering van het functioneren kunnen nog worden gemaakt. Bij een beoordelingsgesprek is het tijd voor een beoordeling. De werknemer mag dan niet voor verrassingen komen te staan en beoordeeld worden op zaken die niet besproken zijn.

4. Wat is de rol van de afdeling HR bij beoordelingsgesprekken?

Bij de beoordelingsgesprekken en de voorbereiding daarvan vervult de afdeling HR een belangrijke rol. Zo kan zij:

• De inhoud bewaken. Vanzelfsprekend kan de afdeling HR niet alle individuele beoordelingen op juistheid controleren. Dat is ook niet haar rol. Ze kan echter wel aan de hand van analyses op afdelings- en organisatieniveau beoordelen of de beoordelingen reëel zijn of niet. Welke afdelingen wijken af? Wat is de reden? Is er sprake van een gedeeld normbesef of is de ene leidinggevende coulanter dan de andere?
• Het proces bewaken. Worden alle gesprekken gevoerd binnen de juiste periode? Zo niet, wat is de oorzaak? Is extra ondersteuning noodzakelijk? Zijn de gesprekken vastgelegd? Wat is de kwaliteit van de vastlegging
• Leidinggevenden en werknemers coachen op gesprekstechnieken.
• Op de eigen intranetsite informatie verstrekken over het doel van beoordelingsgesprekken en de plaats daarvan binnen de cyclus plannen, functioneren, beoordelen en belonen.

5. Wat als een werknemer het niet eens is met zijn beoordeling?

Soms komt het voor dat een werknemer het oneens is met de uitkomst van het beoordelingsgesprek. In dat geval is het van belang dat zowel leidinggevende als de werknemer weten hoe daarmee moet worden omgegaan. Een klachtenprocedure kan hierbij helpen.

In deze procedure staat beschreven op welke wijze een werknemer bezwaar kan maken tegen de beoordeling, welke procedures worden gevolgd en hoe de klachtencommissie is samengesteld. De klachtenprocedure heeft tot doel de werknemer in de gelegenheid te stellen om zijn bezwaar op objectieve wijze te laten beoordelen. Vervolgens wordt een advies uitgebracht aan de directie.

In verband met de ‘zwaarte’ van een klachtenprocedure is het raadzaam om eerst te proberen het verschil van inzicht tussen werknemer en leidinggevende in overleg op te lossen.

Meer lezen? 

• Voorbeelddocument uitnodiging beoordelingsgesprek 
• Tips voor leidinggevenden: structuur beoordelingsgesprek
• Inhoud van beoordelingsgesprek en hulpmiddelen

Bronfoto: Shutterstock