Het wervingsproces

Werving- en selectiebeleid is een belangrijk onderdeel van het personeelsbeleid. Het wervingsproces moet goed aansluiten op de personeelsbehoefte en personeelsplanning. Resultaat van het wervings- en selectieproces is een (eventueel tijdelijke) aanstelling van een of meerdere geschikte werknemers. Voor het wervingsproces gebruikt men ook wel de Engelse term ‘recruitment’.

• Werving en selectie omvat het hele proces van het aantrekken, selecteren en aanstellen van werknemers voor de organisatie. 
• Het wervingsproces start zodra een vacature ontstaat. Deze vacature moet worden ingevuld met een of meer geschikte werknemers. Er kan intern en extern of grensoverschrijdend worden geworven. Hiervoor kunnen verschillende wervingsmiddelen worden ingezet. 
• Daarna moeten de meest geschikte kandidaten worden geselecteerd. Een assessment, psychologische test of medische keuring kan deel uitmaken van de sollicitatieprocedure. 
• Wanneer een geschikte kandidaat is gevonden, wordt een aanstellingsgesprek gevoerd. Hierin kan een laatste onderhandeling plaatsvinden over de primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden en kunnen enkele praktische zaken (zoals het invullen van het loonbelastingformulier, identificatie van de werknemer) plaatsvinden. 
• Het is van belang dat de werkgever de potentiële of nieuwe werknemer gedurende het wervingsproces en na aanstelling blijft monitoren. Dit levert waardevolle informatie op over de kwaliteit van het wervingsproces.

Het functie- en competentieprofiel van het wervingsproces

Vaststellen profielen

Het is belangrijk om de functie-eisen vooraf duidelijk vast te stellen. Zo kan het bedrijf gerichter zoeken naar potentiële kandidaten. In een functieprofiel wordt vastgelegd wat de nieuwe werknemer moet gaan doen. In een competentieprofiel wordt vastgelegd wat de werknemer moet kunnen. Het functieprofiel en het competentieprofiel vullen elkaar aan: deze twee profielen samen bepalen welke eisen aan de kandidaat worden gesteld.

Bij grotere organisaties zullen de lijnmanager en de HR-afdeling de inhoud van het functie- en competentieprofiel gezamenlijk vastleggen. De HR-afdeling moet bij de invulling van de profielen rekening houden met het personeelsbeleid van de organisatie. Zo moet zij bijvoorbeeld letten op de gehele samenstelling van het personeel. Als er bijvoorbeeld veel mensen met een technische achtergrond binnen de organisatie werken, kan het personeelsbeleid de aanname van niet-technisch personeel juist willen stimuleren.

Er zijn in Nederland verschillende dienstverlenende bedrijven die kunnen helpen met het opstellen van een functie-en competentieprofiel. Ook is software te koop, waarmee deze profielen eenvoudig kunnen worden opgesteld.

Geen voorkeursbehandeling

De HR-afdeling kan sturen in de samenstelling van het personeelsbestand. Er mag echter geen sprake zijn van een voorkeursbehandeling. Zo mogen bij werving en selectie personen met een bepaalde geloofsovertuiging bijvoorbeeld niet worden uitgesloten.

De Algemene wet gelijke behandeling en het verbod op discriminatie zijn bij het wervingsproces erg belangrijk. Op grond van deze wet is het verboden om functie-eisen te stellen die verband houden met:

• leeftijd;
• geslacht;
• ras;
• seksuele geaardheid;
• politieke gezindheid.

Onderdelen functieprofiel

In een functieprofiel staat in ieder geval:

• een beschrijving van de werkzaamheden;
• de bevoegdheden en verantwoordelijkheden;
• de plaats in de organisatie (bijvoorbeeld in een organogram);
• de aard van het dienstverband (contract voor bepaalde of onbepaalde tijd, aantal uren per week);
• arbeidsvoorwaarden (bijvoorbeeld recht op leaseauto, laptop, mobiele telefoon, de pensioenregeling);
• hoogte of bandbreedte salaris.

Formuleer het functieprofiel duidelijk en volledig, zodat de kandidaat zich een helder beeld kan vormen over de functie. Als de kandidaat op basis van het profiel een verkeerde indruk krijgt van de functie, vergroot dit de kans dat deze na aanname snel weer vertrekt.

Een functieprofiel kan ook voor andere doeleinden dan werving worden ingezet. Zo kan bijvoorbeeld aan de hand van het functieprofiel worden bepaald in welke salarisschaal de werknemer valt. Het functieprofiel kan ook worden gebruikt bij de beoordeling van de werknemer.

Onderdelen competentieprofiel

In een competentieprofiel staat welke competenties de kandidaat moet bezitten, of met andere woorden: wat hij moet kunnen. Dit profiel bevat een opsomming van de persoonlijke vaardigheden van de kandidaat, vereiste opleiding en het gewenste aantal jaren werkervaring. De aard van de organisatie, werkzaamheden en organisatiecultuur bepalen welke competenties gewenst zijn.

Voorbeelden van persoonlijke vaardigheden zijn:

• ambitieus;
• analytisch;
• besluitvaardig;
• collegiaal;
• creatief;
• gedisciplineerd;
• innovatief;
• integer;
• klantgericht;
• onafhankelijk;
• ondernemend;
• oplossingsgericht;
• verantwoordelijk.

Ontstaat een vacature omdat een van de werknemers vertrekt, analyseer dan waarom de werknemer het bedrijf verlaat. Breng bijvoorbeeld de zwakke en sterke persoonlijke vaardigheden in kaart. Was de vertrokken werknemer bijvoorbeeld niet assertief genoeg, neem dit dan op als gewenste persoonlijke vaardigheid in het competentieprofiel.

Advertentietekst voor een vacature

Als het bedrijf de vacaturetekst ook in het buitenland wil gebruiken, moeten de regels van het land waar de advertentie wordt geplaatst in acht worden genomen. Zo stellen sommige landen bijvoorbeeld als eis dat bij een vacature wordt vermeld of een man of een vrouw wordt gezocht. Andere landen verbieden dit juist.

Een advertentietekst voor een vacature bevat de volgende gegevens:

• introductie over het bedrijf;
• samenvatting functieprofiel;
• samenvatting competentieprofiel;
• wijze van sollicitatie (bijvoorbeeld door het sturen van een motivatiebrief en cv, online gegevens invullen);
• contactgegevens.

De vorm en omvang van de vacaturetekst hangen ook af van het wervingsmiddel dat wordt gebruikt in het wervingsproces. In de introductie kan de werkgever aangeven waar de organisatie voor staat. Besteedt een bedrijf bijvoorbeeld veel tijd aan maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO), dan kan dat worden opgenomen in de introductietekst. Wanneer de vacature alleen openstaat voor werknemers van de eigen organisatie, kan de introductie over het bedrijf natuurlijk worden weggelaten. Een introductie over de afdeling of de divisie kan dan worden toegevoegd.

Reactiemogelijkheden

Bij werving moet u duidelijk vermelden hoe een kandidaat zijn interesse in een vacature kan tonen. In de praktijk vragen werkgevers hun kandidaten vaak om een (korte) sollicitatiebrief (ook wel ‘motivatiebrief’) te schrijven, waaruit blijkt waarom zij bij de organisatie willen werken. Daarnaast is het gebruikelijk om kandidaten te vragen een curriculum vitae op te sturen met een kort overzicht van de professionele levensloop van de kandidaat. Het geeft vooral aan welke diploma’s de kandidaat heeft behaald en wat de werkervaring en vrijetijdsbesteding van de kandidaat zijn.

Tegenwoordig bieden werkgevers kandidaten steeds vaker de gelegenheid om hun interesse in een vacature online kenbaar te maken. In dat geval is het gebruikelijk te vragen om een korte toelichting op hun sollicitatie en een cv op te sturen.

Intern, extern of grensoverschrijdend werven

Een vacature kan worden opgevuld door interne of externe kandidaten. Degene die heeft besloten dat er een vacature is, kan aangeven of de vacature intern of extern moet worden uitgezet. Er kan ook grensoverschrijdend worden geworven.

Interne werving

Soms móet een vacature echter eerst intern worden uitgezet, bijvoorbeeld bij een reorganisatie. Ook is de werkgever op grond van artikel 7:657  lid 1 BW verplicht om een werknemer met een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd tijdig en duidelijk in kennis te stellen van een vacature voor een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd. De wet geeft niet aan wat wordt verstaan onder ‘tijdig en duidelijk informeren’. Ook verbindt de wet geen sancties aan het negeren van deze informatieplicht.

Op grond van de Wet allocatie arbeidskrachten door intermediairs moet de inlener ervoor zorgen dat uitzendkrachten tijdig en duidelijk worden geïnformeerd over interne vacatures. (Artikel 8b. Toegang tot bedrijfsvoorzieningen of diensten in de inlenende onderneming Waadi).

Een interne sollicitatie moet zoveel mogelijk vertrouwelijk blijven. Afgewezen werknemers moeten daarna namelijk weer aan de slag in hun eigen functie. Dit kan spanning op de werkvloer opleveren. De poging om over te stappen kunnen de collega’s als niet loyaal ervaren, wat de werksfeer negatief kan beïnvloeden.

De verantwoordelijke kan aangeven dat eerst intern moet worden geworven. Het kan voordelig zijn om werknemers te behouden. Het voordeel van het behouden van werknemers is dat organisatie en werknemer elkaar al kennen. De werkgever weet waar de pluspunten en de ontwikkelpunten van de werknemer liggen. De werknemer kan soms beter inschatten wat de functie inhoudt dan een externe kandidaat. Bovendien zijn de wervingskosten lager. Zo kan bijvoorbeeld via intranet aan de werknemers kenbaar worden gemaakt dat er een vacature is, waardoor de kosten voor advertenties bespaard blijven.

Heeft een bedrijf meerdere vestigingen in binnen- en/of buitenland of is het onderdeel van een (internationaal) concern, dan kan nieuw personeel vanuit een buitenlandse vestiging worden aangetrokken. Soms kan het in het kader van overbrengen van kennis zelfs gewenst zijn.

Externe werving

De verantwoordelijke kan ook bepalen dat kandidaten extern moeten worden gezocht. Afhankelijk van de organisatie, personeelsplanning en inhoud van de functie kan extern werven de voorkeur verdienen. Zo kan het bijvoorbeeld wenselijk zijn om nieuwe, net afgestudeerde werknemers van buiten aan te trekken, wanneer het personeelsbestand van de organisatie vergrijst.

Grensoverschrijdend werven

Het is ook mogelijk om extern te werven in het buitenland. Daarbij moet wel rekening worden gehouden met de verplichting voor een werkgever om werknemers met een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd te wijzen op vacatures (Artikel 657 lid 1 BW). Wanneer een buitenlandse (interne of externe) werknemer wordt aangetrokken, moet de werkgever in kaart (laten) brengen of er voor de nieuw aangeworven werknemer een tewerkstellings- of verblijfsvergunning nodig is. Ook moet in kaart worden gebracht wat de arbeidsrechtelijke, fiscale en sociale zekerheidsconsequenties zijn van deze grensoverschrijdende aanwerving.

Wervingsmiddelen van het wervingsproces

Advertentie

Om te werven kan een advertentie worden geplaatst in een landelijke of regionale krant, een huis-aan-huisblad, reclamefolder, carrièreblad, vakblad etc. Ook advertenties op televisie, radio of internet zijn mogelijk.

Het is belangrijk een goed beeld te hebben van de doelgroep (lezers, kijkers) van het beoogde medium. Het zou immers zonde zijn om de advertentie te plaatsen in een blad met andere lezers dan de gezochte kandidaten.

Evenement

Men kan werven tijdens (zakelijke) evenementen, zoals netwerkbijeenkomsten en alumniborrels. In Nederland worden jaarlijks diverse banenmarkten of bedrijvencontactdagen georganiseerd, soms zelfs specifiek voor een bepaalde branche. Deze markten en contactdagen hebben maar één doel: bedrijven in contact brengen met potentiële nieuwe werknemers.

Executive search bureaus of headhunters

Binnen en buiten Nederland zijn diverse zogenoemde executive search bureaus en headhunters actief. Deze hebben zich gespecialiseerd in het vinden van personeel voor de hogere functies binnen het bedrijfsleven, zoals managers en directieleden. Zij gebruiken daarvoor hun netwerk, zoals contactpersonen in het bedrijfsleven of bij universiteiten.

Werving- en selectiebureaus of uitzendbureaus

Voor hulp bij de zoektocht naar hoger opgeleide kandidaten zijn werving- en selectiebureaus (maar soms ook uitzendbureaus) geschikt; voor het vinden van lager opgeleid personeel gebruikt men vaak een uitzendbureau. Veel werving- en selectie uitzendbureaus hebben zich gespecialiseerd in het vinden van kandidaten voor vacatures in bepaalde branches. Ook hebben sommige bureaus een aparte afdeling voor hoger en lager opgeleid personeel.

Het is ook mogelijk om personeel via een uitzendbureau (tijdelijk) in te huren en bij gebleken succes in (vaste) dienst te nemen. Het inzetten van personeel via een uitzendbureau en het eventueel daarna zelf in dienst nemen heeft arbeidsrechtelijke, sociale en fiscale gevolgen.

Wanneer in het wervingsproces gebruik wordt gemaakt van verschillende externe wervings- en selectiebureaus, uitzendbureaus of executive search organisaties, kan worden bekeken welke organisatie gemiddeld de meest geschikte kandidaten levert. Bij regelmatig gebruik van een bepaald bureau is het niet ongebruikelijk om een prijsafspraak op maat te maken.

Internet

Er zijn speciale vacaturewebsites voor allerlei branches en beroepsgroepen waar een vacature kan worden geplaatst. Ook zijn sommige websites van brancheverenigingen geschikt om een advertentie achter te laten. Soms is het mogelijk de vacature direct te laten linken met de eigen website en sollicitatiepagina’s van het bedrijf. Veel werkzoekenden plaatsen hun cv en gegevens op vacaturesites. Het is dan ook zeer goed mogelijk om de kandidaten rechtsreeks van de vacaturesites te werven.

Intranet

Bij interne werving kan een vacature ook worden geplaatst op intranet. Grotere organisaties hebben vaak een aparte ‘carrièrepagina’ met interne vacatures. Op intranet kan worden aangegeven dat de werknemers de vacature kunnen doorsturen aan vrienden en bekenden. Dit noemt men ook wel ‘via via-werving’.

Open sollicitatie

Kandidaten benaderen de organisatie soms ook zelf voor een baan. Dit heet een open sollicitatie. Bedrijven geven op hun website aan of een open sollicitatie op prijs wordt gesteld, wanneer de kandidaat een reactie kan verwachten en of het bedrijf de gegevens bewaart.

UWV

Het is ook mogelijk om te werven via het UWV. Bedrijven kunnen een vacature plaatsen op de website  

Meer info op:http://www.werk.nlvan het UWV.

Via via of ‘referral recruitment’

Het is ook mogelijk om via via kandidaten te werven. Via eigen (oud-)werknemers en hun connecties kan een bedrijf wellicht eenvoudig aan een geschikte kandidaat komen. Via via-werving noemt men ook wel ‘referral recruitment’. Het gebruik van sociale media voor via via-werving is sterk in opkomst.

In sommige branches is het gebruikelijk om een zogenoemde aanbrengbonus te betalen aan werknemers die een kandidaat aanbrengen. Het is aan te raden om binnen de organisatie duidelijk te communiceren onder welke voorwaarden een aanbrengbonus wordt gegeven. Zo is het gebruikelijk dat de nieuwe kandidaat eerst zijn proeftijd moet doorstaan, voordat de werknemer de aanbrengbonus krijgt.

Sociale media

Er zijn verschillende manieren waarop sociale media kunnen worden ingezet voor recruitmentdoeleinden. In het stappenplan Social media recruitmentcampagne gaan wij in op een aantal stappen die u moet doorlopen bij het opzetten van een social media recruitmentcampagne voor het wervingsproces.

Foto: Shutterstock