Sinds ruim een jaar is Ilse Werring, Happiness Officer bij Experius. Het bedrijf bouwt en onderhoudt e-commerce platformen voor ondernemingen zoals Boots en Directplant. In 2018 mocht het zich Great Place to Work noemen, onder meer vanwege een hoge score voor werkgeluk. Het bedrijf telt 65 ‘Experianen’ die werken in zelfsturende teams. Sinds de eerste lockdown doen ze dat voor het merendeel vanuit huis. Opdrachten genoeg: e-commerce is populair in coronatijd.
De Happiness Officer valt onder HR, maar haar belangrijkste taak is het bevorderen van werkgeluk. Ilse Werring regelt dit interview op haar vrije dag, omdat ze haar wandelafspraken niet wil afzeggen. Sinds de coronacrisis heeft ze het extra druk. Met succes, want het verzuimpercentage blijft rond de 3 procent. En uit maandelijkse metingen blijkt dat medewerkers tevreden blijven over hun werk. ’We zagen een dip in december en januari, maar het lukt nu weer beter om ons te richten op positieve resultaten.’
Kurken knallen
Werring organiseert elke vrijdagmiddag een ‘champagnemoment’. Voor de coronacrisis knalden de kurken ook al wanneer er iets te vieren was. Dat kon variëren van een webshop voor een klant die online ging tot een afgeronde studie of een nieuwe collega. De champagnemomenten worden nu online gevierd. De Happiness Officer laat de flessen bij de medewerkers thuis bezorgen. Op de oerhollandse vraag of dat niet duur is, reageert ze resoluut: ‘Dat is het waard. En we proosten met Cava, dus dat scheelt.’ Medewerkers filmen hoe ze de kurken op het balkon de lucht in schieten.
‘Eens in de maand knoop ik er een gedigitaliseerd bedrijfsuitje aan vast. Dat kan een muziekbingo zijn, een workshop pepernoten bakken of cocktails maken. Daar doen gemiddeld veertig medewerkers aan mee. Minder dan voor de coronacrisis, maar dat is begrijpelijk. Als je de hele week achter je laptop hebt gezeten, ben je dat beeldscherm ook wel eens zat.’
‘Ik merk dat medewerkers in coronatijd meer aandacht vragen’
Ilse Werring, Happiness Officer Experius
Je wandelt elke maand met je collega’s. Zeggen ze nooit: ‘Nu moet ik weer’?
‘Dat heb ik nog nooit gehoord. Eerder dat één keer per maand niet altijd genoeg is. Als iemand liever even wil doorwerken, is dat ook goed. Dan spreek ik die persoon later wel. Mensen moeten het niet als een verplichting voelen. Ik merk wel dat medewerkers in coronatijd meer aandacht vragen.
‘Wandelen is de beste manier om persoonlijke gesprekken te voeren. We hebben het over gebeurtenissen op het werk of thuis, over loopbaanvragen of over de dreiging van een burn- of bore-out. Als mensen weinig te doen hebben in privétijd, kunnen ze in hun werk blijven hangen. Ik ben ook de vertrouwenspersoon van het bedrijf; wat collega’s me vertellen, houd ik voor me. Hoor ik in één week wel vijf keer hetzelfde terugkomen, dan bespreek ik dat – zonder namen te noemen – met mijn team.’
Hebben je wandelgesprekken effect?
‘Dat hoor ik wel terug, ja. Toen we een tijdje geen Happiness Officer hadden, werd er steeds om gevraagd. Ik ben geen coach of psycholoog, maar afgestudeerd in bedrijfskunde. Ik denk mee en ik probeer aan te zetten tot actie, maar die laatste stap moeten medewerkers zelf doen.
‘Als er meer ondersteuning nodig is, kan een externe coach verder gaan waar ik stop. Nieuwe collega’s krijgen standaard acht sessies met haar. Zij leren in deze ‘Experius Basics’ over hun kwaliteiten, wensen en uitdagingen te praten, zodat ze dat op de werkvloer ook doen. De laatste keer schuiven er twee collega’s aan die hun indruk van die persoon geven. Die investering in persoonlijke ontwikkeling wordt enorm gewaardeerd.’
Hoe bereidt je bedrijf zich voor op de terugkeer naar kantoor?
‘We hebben het gebouw coronaproof gemaakt, met looproutes en bureaus die verder van elkaar staan. Medewerkers die echt niet thuis kunnen werken, mogen er al naar toe. Ze hoeven daar geen verklaring voor te geven. Maar ik weet dat er collega’s zijn die zich thuis eenzaam voelen of te veel drukte hebben om zich heen. Onze teams zorgen zelf dat er niet te veel collega’s tegelijk op kantoor zijn.
‘Verder zijn we richtlijnen aan het opstellen voor veilig werken op kantoor. We verzamelen praktijkvoorbeelden om te kijken wat bij andere bedrijven het best werkt. En we onderzoeken wat onze medewerkers willen. Voor een aantal is thuiswerken ideaal. Ook bij ons is de productiviteit daardoor gestegen. Mogelijk gaan we vragen of teams op een bepaalde dag naar kantoor willen komen om het groepsgevoel te stimuleren. Maar ik weet niet of we dat ook gaan verplichten.’
Om de terugkeer naar de werkvloer zo goed mogelijk te laten verlopen, vind je hier een schema met wat je als medewerker, als team en als management kunt doen en welke vragen je kunt stellen aan jezelf, je team of de medewerkers.
Zolang het merendeel nog thuiswerkt, merkt Ilse Werring dat er minder contact is tussen teams. Medewerkers weten minder wat er buiten hun team gebeurt. ‘Tijdens digitale bedrijfsuitjes komt het er vaak niet van om met elkaar te praten. Ik wil iedereen nu beter informeren over elkaars activiteiten.’
Wat is je tip voor HR?
‘Blijf persoonlijke aandacht geven. Ga met medewerkers wandelen, ook als ze weer terug mogen naar kantoor. Spoor hen aan met elkaar naar buiten te gaan. Organiseer wandelchallenges voor een goed doel. Investeer in vitaliteit.’
Hoe staat het met jouw werkgeluk?
‘Tijdens onze laatste meting vulde ik een acht in. Ik ben opgelucht dat we weer perspectief krijgen door de vaccinaties. Zodra we terug kunnen naar kantoor, geef ik mijn werkgeluk een negen.’
Foto: Unsplash
XpertHR: jouw kennispartner in HR-vraagstukken
Altijd snel en betrouwbaar antwoord op al je HR-vragen? Met XpertHR optimaliseer je jouw werkproces met kennisdocumenten, praktische tools, praktijkcases, checklists, voorbeelddocumenten en meer. Met alle informatie op één plek ben je altijd up-to-date. Benieuwd wat XpertHR voor jouw organisatie kan betekenen? Vraag gratis en vrijblijvend een demo aan.