HR-adviseur Pauline de Jager van woningcorporatie KleurrijkWonen reageerde meteen toen ze een oproep op LinkedIn voorbij zag komen. ‘Hebben jullie al een ‘protocol flexibel werken’ en ben je bereid dat met mij te delen?’ Het regende reacties, maar samen met telecombedrijf VodafoneZiggo was Kleurrijkwonen de enige die een kant-en-klaar document stuurde.
Pauline de Jager
‘Ik schrok ervan dat er nog zo weinig voorbeelden in omloop zijn’, vertelt de HR-adviseur via Teams. ‘Wat mij betreft leren we juist van elkaar.’ Haar woningcorporatie is er vroeg bij, want in september vorig jaar heeft De Jager al bij het managementteam aan de bel getrokken.
‘Uit een intern onderzoek was afgelopen zomer gebleken dat het verplichte thuiswerken goed beviel. Het merendeel van de 175 medewerkers wil er na corona wel de helft van de werkweek mee doorgaan. Met de HR-afdeling zijn we gaan nadenken over een thuiswerkbeleid. In januari 2021 hebben de directie en de ondernemingsraad ons plan goedgekeurd en over een jaar gaan we evalueren.’
KleurrijkWonen profileert zich als een moderne, maatschappelijke organisatie. De woningcorporatie verhuurt woningen in zes gemeenten en telt ongeveer 175 medewerkers. Zij werken allemaal thuis tijdens de lockdowns. Alleen de collega’s met contactberoepen, zoals de vakkrachten, wijkbeheerders en makelaars, trekken – beschermd – de wijken in.
Arborichtlijnen
Als medewerkers structureel vanuit huis willen werken, ondertekenen ze een thuiswerkovereenkomst. Ze moeten ook een checklist voor hun thuiswerkplek invullen om daar een vergoeding voor te krijgen. De corporatie komt hiermee tegemoet aan de arborichtlijnen en de arbeidsinspectie. Ongeacht het aantal diensturen zijn twee kantoordagen per week verplicht.
HR-adviseur
Voor Denise Blankenstijn, HR-adviseur en opstelster van de documenten, is deze voorwaarde geen punt van discussie: ‘We vinden het belangrijk dat we elkaar ook echt zien. Bijvoorbeeld bij gezamenlijke overleggen met externen, bijeenkomsten van de organisatie of teamdagen. Zo blijven we betrokkener bij de organisatie dan via het scherm.’
Ongeacht het aantal diensturen zijn twee kantoordagen per week verplicht bij KleurrijkWonen
Pauline de Jager: ‘Voor het creatieve proces is het ook handiger om fysiek bij elkaar te zijn. We hebben vaste teams, maar ook wisselende projectteams. Online mis je de kracht van elkaar in de ogen kijken.
‘Medewerkers worden geacht om op bepaalde werkdagen met hun hele team op kantoor te zijn. Wanneer ze afspreken, wordt nog afgestemd. In de zomer van 2020 hebben we al drie weken op deze manier gewerkt, toen dat nog mocht. We zagen dat teams netjes verspreid over de week naar ons hoofdkantoor kwamen.’
Thuiswerkvergoeding
KleurrijkWonen gaat medewerkers tot 1 januari 2022 2,20 euro per thuiswerkdag betalen. Denise Blankenstijn: ‘Onze koepelorganisatie Aedes heeft dat bedrag 0,20 euro lager vastgesteld. Als thuiswerken volgend jaar waarschijnlijk niet meer verplicht is, volgen we die richtlijn conform cao’.
Een overwerkvergoeding zit er niet in voor thuiswerkers, tenzij er vooraf afspraken over gemaakt zijn. ‘Niet omdat we niet willen betalen, maar uit zorg voor de medewerkers’, zegt De Jager. ‘Als de werkdruk te hoog wordt, stimuleren we hen liever om het gesprek aan te gaan met hun leidinggevende en het team. Werken ze ’s avonds nog een uurtje door, omdat ze overdag tijd aan hun kinderen hebben besteed, dan zien we dat als ‘verschoven uren’.’
Digitale samenwerking
Onvoorspelbaar is nog of de nieuwe manier van werken mensen op de langere termijn betrokken houdt bij hun organisatie. Pauline de Jager: ‘Als we elkaar gemiddeld twee dagen per week zien, hoe blijven we dan aangehaakt? In verschillende werkgroepen is dat een terugkerend agendapunt. We onderzoeken bijvoorbeeld nu hoe we het online werken creatiever en aantrekkelijker kunnen maken door allerlei apps in te zetten.’
Denise Blankenstijn: ‘We hebben ook een werkgroep ‘Aandacht voor elkaar’. Daar bedenken we acties om medewerkers te motiveren, van workshops over koken tot fotografie. En we blijven af en toe chocola of een plantje sturen.’
Als Pauline de Jager mag kiezen hoe ze in de toekomst wil werken, gaat ze het liefst drie dagen naar kantoor. ‘Ik ben een mensen-mens, ik mis de contacten. Maar ik wil zeker een dag thuiswerken, al is het maar omdat ik dan gefocuster kan schrijven en geen reistijd heb.’
Denise Blankenstijn vindt twee werkdagen op kantoor en twee dagen thuis een ideale verdeling. ‘Als HR-adviseur ben ik zichtbaarder als ik niet de hele week online ben. Ik denk dat ik euforisch ben als ik iedereen weer zie. Maar ik wil de voordelen van het thuiswerken niet meer kwijt.’
De HR-adviseurs maken hun document met afspraken over het nieuwe werken openbaar om anderen te inspireren. ‘Ik zou niemand aanraden het klakkeloos over te nemen’, zegt Pauline de Jager. ‘Zo’n protocol moet aansluiten bij je visie. Bij de ene organisatie zal de nadruk liggen op financiën, bij de andere op zorg voor de medewerkers. Wij zijn benieuwd naar voorbeelden waar wij weer van kunnen leren.’