Dan hoef je de vaste vergoeding tot 1 januari 2022 nog niet aan te passen.
In ieder geval tot deze datum kun je de bestaande vaste reiskostenvergoedingen nog onbelast vergoeden, als deze reiskosten als gevolg van het thuiswerken niet meer (volledig) gemaakt. Voorwaarde is dat het vaste vergoedingen betreft die al vóór 13 maart 2020 werden toegekend.
Vaste reiskostenvergoeding na 1 januari 2022
De ‘coulanceregeling’ voor de onbelaste vaste reiskostenvergoeding is sinds het uitbreken van de coronacrisis al een aantal keren verlengd. Het is raadzaam om een plan klaar te hebben liggen, voor het geval de regeling daadwerkelijk per 1 januari 2022 afloopt. Dat is ook het geval als je van plan bent om werknemers voortaan sowieso meer thuis te laten werken.
Inventariseer daarvoor:
- welke werknemers een vaste reiskostenvergoeding ontvangen; en
- wat hun reispatroon de komende tijd zal zijn.
Bepaal vervolgens :
- welke werknemers nog in aanmerking komen voor de vaste reiskostenvergoeding; en
- met welke werknemers andere afspraken moeten worden gemaakt.
Maak je per 1 januari (of eerder) andere afspraken met werknemers over de reiskostenvergoeding (bijvoorbeeld dat de werknemer de reizen per reis moet declareren), leg deze wijziging dan neer in het reiskostenreglement of de arbeidsovereenkomst. Zorg ook dat het feitelijk mogelijk is om nieuwe afspraken na te komen, bijvoorbeeld door een systeem te introduceren voor reiskostendeclaraties.
Lease-auto inleveren?
Sommige werknemers hebben een leaseauto voor werk en in sommige gevallen mogen zij die ook voor privédoeleinden gebruiken. Als de auto in verband met thuiswerken niet meer gebruikt wordt voor werk, kan het innemen van de auto veel kosten besparen. De vraag is of je deze arbeidsvoorwaarde zomaar mag wijzigen. Mag de werknemer de lease auto niet privé gebruiken? Dan kan de werkgever in beginsel eisen dat de werknemer de auto inlevert. Is afgesproken dat de werknemer de auto privé wel mag gebruiken? Dan wordt de auto gezien als loon. In dat geval zal de werkgever een compensatie moeten betalen aan de werknemer als hij de auto inneemt.
Thuiswerkkosten onbelast vergoeden?
Sommige werkgevers betaalden de reiskostenvergoeding de afgelopen tijd door om werknemers (indirect) te compenseren voor thuiswerkkosten. Omdat thuiswerken in veel bedrijven gewoonte zal blijven, is het demissionaire kabinet van plan een onbelaste vergoeding voor thuiswerkkosten in te voeren vanaf 2022. Deze regeling zou een aanvulling zijn op de bestaande mogelijkheden om specifieke thuiswerkkosten, zoals arbovoorzieningen en ICT-middelen, onbelast te vergoeden.
Inmiddels is in verschillende cao’s een thuiswerkvergoeding afgesproken en verstrekken steeds meer bedrijven deze vergoeding. In XpertHR vind je ook een voorbeeldregeling voor de thuiswerkvergoeding.
Meer informatie
Foto: Shutterstock
