1. Gebruik een reboardingsschema
Met een reboardingsschema geef je jezelf het juiste overzicht om de terugkeer naar kantoor in goede banen te leiden. Zo weet je precies waar je het accent op moet leggen per fase en per doelgroep. Of je als bedrijf in de beginfase van reboarding zit of in een later stadium: dit schema weergeeft wat je als medewerker, als team en als management kunt doen en welke vragen je kunt stellen aan jezelf, je team of de medewerkers.
2. Neem deze hygiënemaatregelen tegen het coronavirus
Een goede hygiëne blijft ontzettend belangrijk bij voorkoming van verspreiding van het coronavirus. Uiteraard wil je niet dat jouw personeel ziek wordt. Bovendien ben je het aan het personeel verplicht om hen zo gezond mogelijk hun werk te laten verrichten. Hieronder gemakkelijke tips:
- Breng in kaart wie de risicogroepen zijn onder de medewerkers
- Maak afspraken met het schoonmaakbedrijf
- Zorg voor opgeruimde bureaus en werkplekken
- Desinfecteer ook voertuigen of andere middelen die gebruikt worden
- Zorg voor goede handhygiëne
- Zorg voor schoon servies
- Plaats afsluitbare prullenbakken
- Geef mee dat handen schudden achterwege blijft
Zie hier meer Hygiënemaatregelen op de werkvloer en Aanvullende eisen in Arbobesluit voor bestrijding corona.
3. Ken regels rondom reiskostenvergoeding in tijden van corona
De regeling voor de onbelaste vaste reiskostenvergoeding is sinds het uitbreken van de coronacrisis al een aantal keren met een paar maanden verlengd. Het blijft raadzaam om een plan klaar te hebben liggen, voor het geval de regeling daadwerkelijk per 1 oktober afloopt. Dat is ook het geval als je van plan bent om werknemers voortaan sowieso meer thuis te laten werken.
Inventariseer daarvoor 1) welke werknemers een vaste reiskostenvergoeding ontvangen en 2) wat hun reispatroon zal zijn na de datum waarop de regeling afloopt. Bepaal vervolgens a) welke werknemers nog in aanmerking komen voor de vaste reiskostenvergoeding en b) met welke werknemers andere afspraken moeten worden gemaakt.
Maak je per 1 oktober (of eerder) andere afspraken met werknemers over de reiskostenvergoeding (bijvoorbeeld dat de werknemer de reizen per reis moet declareren), moet je een wijziging moeten vastleggen in het reiskostenreglement of de arbeidsovereenkomst. Ook moet je ervoor zorgen dat het feitelijk mogelijk is om nieuwe afspraken na te komen, bijvoorbeeld door een systeem te introduceren voor reiskostendeclaraties.
4. Voer een thuiswerkregeling in
Veel medewerkers werken momenteel geheel of gedeeltelijk thuis. Nu de zomervakantie voorbij is kan het zo zijn dat een grote groep werknemers (voornamelijk) thuis wil blijven werken. Deze zaken kun je in een thuiswerkregeling opnemen:
- in welke functies (of functiegroepen) thuis kan worden gewerkt;
- aantal dagen dat er thuis gewerkt kan worden (bijvoorbeeld maximaal twee dagen per week of de helft van de werktijd om te voorkomen dat werknemers op al te grote afstand van hun werk komen te staan);
- bereikbaarheid/tijdstippen;
- werkruimte-inrichting door de werkgever, vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling;
- hoe de controle op de werkplek plaatsvindt, arbeidsomstandigheden;
- vergoedingen voor gebruik privé-uitrusting en -middelen;
- eventuele geheimhouding en beveiliging bedrijfsgegevens;
- eventuele aansprakelijkheid (computervirussen, beschadiging bedrijfsmiddelen, et cetera).
In de volledige checklist zijn overige aandachtspunten opgenomen die belangrijk zijn bij het invoeren van een thuiswerkregeling.
5. Houd arboproof thuiswerkplekken op je radar
De combinatie van op kantoor aanwezig zijn en thuiswerken zal het nieuwe normaal zijn voor veel werknemers. Met dit nieuwe normaal komen verschillende vragen naar boven om het hybride werken beleid goed neer te zetten. Wellicht moet je ook na corona een arboproof thuiswerkplek bieden, en huidige thuiswerkplekken arboproof houden.
Fotobron: Unsplash