Het demissionaire kabinet introduceert in verband met het vele thuiswerken door corona per 1 januari 2022 een onbelaste thuiswerkkostenvergoeding van maximaal € 2 per dag.
Hoe ziet de onbelaste thuiswerkvergoeding eruit?
Werkgevers kunnen hun werknemers vanaf 2022 een onbelaste vergoeding voor thuiswerkkosten geven. De specifieke kosten die hiermee vergoed kunnen worden, zien op extra water- en elektriciteitsverbruik, verwarming, koffie, thee en toiletpapier.
In de regeling wordt uitgegaan van vrijstelling van een vast forfaitair bedrag van maximaal € 2 per thuiswerkdag. Hierbij wordt aangesloten bij berekeningen van het Nibud.
Thuiswerkkosten én reiskosten vergoeden?
De gerichte vrijstelling kun je ook toepassen als een werknemer maar een deel van de dag thuiswerkt. Het is echter niet mogelijk om op één werkdag zowel de vrijstelling voor een thuiswerkkostenvergoeding toe te passen, als de vrijstelling voor een reiskostenvergoeding woon-werkverkeer naar de vaste werkplek. Werkt een werknemer dus ‘s ochtends thuis, om daarna naar de werkplek te reizen, dan kan voor die dag maar één gerichte vrijstelling worden toegepast.
Het is wel mogelijk om op een thuiswerkdag de vrijstelling voor zakelijke reiskosten naast de vrijstelling voor de thuiswerkkosten toe te passen. Werkt een werknemer dus ‘s ochtends thuis, om daarna naar een klant te reizen, dan kunnen beide gerichte vrijstellingen worden toegepast.
Thuiswerkdagen en reisdagen administreren?
In de praktijk maken werknemer en werkgever vaak afspraken over de thuiswerkdagen. Deze afspraken kunnen als basis dienen voor een vaste vergoeding van de thuiswerkkosten. Spreek je bijvoorbeeld af dat de werknemer per week twee dagen thuis werkt en drie dagen op kantoor, dan kun je op basis van die verhouding een vaste vergoeding toekennen voor zowel het thuiswerken als de reiskosten woon-werkverkeer. Op die manier hoeven thuiswerkdagen en reisdagen niet steeds te worden geadministreerd.
Wordt incidenteel afgeweken van de afgesproken verhouding thuiswerken en werken op een vaste werkplek, dan hoeft de vaste vergoeding niet te worden aangepast. Dit is wel het geval bij een meer structurele wijziging in de afspraken.
Bij de vergoeding van reiskosten geldt de 128 dagenregeling. Voorgesteld wordt om aan te sluiten bij deze regeling voor de gerichte vrijstelling van thuiswerkkosten. De 128 dagenregeling houdt kort gezegd in dat wanneer een werknemer ten minste 128 dagen per kalenderjaar naar een vaste werkplek reist (woon-werkverkeer), de werkgever een vaste onbelaste reiskostenvergoeding kan geven alsof de werknemer 214 dagen per kalenderjaar naar die vaste werkplek reist. Door de combinatie van de regelingen, hoeven de vaste vergoedingen bij incidentele afwijkingen van het afgesproken thuiswerk- en reispatroon niet te worden aangepast.
De 128 dagenregeling zoals deze sinds 2009 geldt voor de vaste reiskostenvergoeding, wordt wel aangepast. In deze bestaande regeling behoudt een werknemer namelijk de vaste reiskostenvergoeding op thuiswerkdagen. De regeling was zo ingevoerd om destijds thuiswerken te stimuleren. Dit wordt overbodig als de onbelaste thuiswerkkostenvergoeding wordt ingevoerd.
Geen verplichting om thuiswerkkosten te vergoeden
Let wel, de werkgever is en wordt niet verplicht om een vergoeding voor thuiswerkkosten te betalen, ook niet als die de werknemers verplicht om (deels) thuis te werken. Het gaat bij de nieuwe gerichte vrijstelling voor extra thuiswerkkosten ook niet om de kosten verbonden aan het inrichten van een werkplek thuis, zoals het verschaffen van een bureaustoel, computer of mobiele telefoon. Hiervoor bestaan al gerichte vrijstellingen.
Voorbeeldregeling en rekentool onbelaste thuiswerkvergoeding
Meer informatie over de wet Belastingvrije thuiswerkkostenvergoeding vind je in de XpertHR Wetgevingskalender en het kennisdocument Thuiswerkkosten en reiskosten vergoeden in 2021 en 2022. Ook vind je in XpertHR een voorbeelddocument regeling thuiswerkvergoeding. Met de Rekentool vaste belastingvrije reis- en thuiswerkkostenvergoeding kun je berekenen welke vaste reis- en/of thuiswerkkostenvergoeding je je werknemers in totaal kunt geven per 1 januari 2022.
Fotobron: ANP