1. Aannamebeleid
Elk anti-diefstalbeleid begint bij de selectie. Eenmaal een dief altijd een dief, gaat namelijk grotendeels op bij diefstal door eigen werknemers. Volgens de stichting Fraude Aanpak Detailhandel (FAD) wordt de meeste schade van de 200 miljoen die winkels mislopen door interne diefstal, aangericht door een kleine groep van ongeveer vijfduizend fraudeurs. Selecteer daarom zorgvuldig. Vraag bij de sollicitaties om referenties, eventueel om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) en informeer of de sollicitant in aanraking is geweest met de politie – en waarvoor. De waarschuwing in de vacaturetekst dat ‘een persoonsonderzoek deel kan uitmaken van de selectieprocedure’ kan afschrikkend werken.
2. Waarschuwingsregister
Een belangrijk wapen in de strijd tegen diefstal door werknemers voor winkels is het Waarschuwingsregister van de stichting FAD. Deze houdt een ‘zwarte lijst’ bij van medewerkers die zijn ontslagen wegens diefstal. Naast grootwinkelbedrijven vinden ook steeds meer MKB-bedrijven de weg naar het register. Inmiddels zijn er bijna tweeduizend fraudeurs geregistreerd. Meer informatie en aanmelden via de FAD-website.
3. Geldproblemen
Wees alert op werknemers met geldproblemen, omdat deze gevoeliger zijn voor diefstal en fraude, zegt het Nibud. Bij Sligro Food Group informeert HRM de regiomanager als er een werknemer met loonbeslag binnenkomt en plaatst deze niet in een kwetsbare positie, zoals de kassa.
4. Duidelijk beleid
Voer een duidelijk anti-diefstalbeleid en draagt dat beleid ook uit. Een werknemer moet begrijpen wat wel en niet mag en wat de sancties zijn. Omschrijf in het huishoudelijk reglement of integriteitscode duidelijk de regels en procedures. Denk aan:
- Screening of persoonsonderzoek bij selectie van personeel
- Preventieve controles, zoals cameratoezicht en tassencontroles
- Sancties, ook voor meenemen van afgeschreven goederen en goederen van geringe waarde en ‘sweethearting’ (afprijzen voor vrienden en familie)
- Tellen van de kassa
- Privégebruik van postzegels, lenen van apparatuur, e.c.
- Kopen met korting, personeelsaankopen
- Kasinventarisatie en organisatie
5. Handhaven
Een streng zero-tolerance-beleid moet ook gehandhaafd worden. Een lakse bedrijfscultuur maakt het straks moeilijker om overtredingen aan te pakken. Als een werkgever diefstal ongestraft laat, zal geen enkele rechter akkoord gaan met ontslag. Controle (cameratoezicht, tassen- en exitcontroles, slimme software voor voorraadbeheer) is toegestaan, zolang de werknemers hiervoor gewaarschuwd zijn, in hun contract of in de bedrijfsregels.
6. Verdenking
Bij een vermoeden van diefstal, is het belangrijk om bewijsmateriaal veilig te stellen. Onderzoek kan bijvoorbeeld door intensievere kascontroles of uitlezen van het autovolgsysteem in de bedrijfswagen. Bij een harde verdenking mag de werkgever verder gaan, een bedrijfsrechercheur inschakelen bijvoorbeeld of een verborgen camera plaatsen. Dit zijn uiterste redmiddelen en aan strenge regels gebonden. De regels voor cameratoezicht en bedrijfsrecherche vind je bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Toon de opnamen bij een eventueel ontslag aan de dader.
7. Gesprek
Confronteer de medewerker met het bewijs in een gesprek en laat hem daarna ook zelf het woord doen. Oók als klip en klaar is dat de werknemer heeft gedaan waarvan hij wordt beschuldigd, moet hij hiervoor de gelegenheid krijgen. Hoor en wederhoor is in dit soort zaken heel belangrijk. Direct na het gesprek moet de inhoud van het gesprek worden vastgelegd. Van belang is dat alles duidelijk en precies wordt omschreven. Een korte strafrechtelijke term als ‘diefstal’ of ‘hij heeft gestolen’ voldoet niet, omdat het heel belangrijk is dat de werknemer bij een eventueel ontslag de reden goed uitgelegd heeft gekregen.
8. Schuldbekentenis
Laat het gesprek vooral niet te intimiderend zijn. Vanwege het machtsverschil mag een werknemer zich niet onder druk gezet voelen om een schuldbekentenis te ondertekenen. Zo draaide de rechter een schuldbekentenis terug van een V&D-werkneemster waarin zij bekende voor 115 duizend euro te hebben gestolen. De werkgever had de werkneemster niet op de consequenties gewezen. Bovendien was niet duidelijk of het schadebedrag correct berekend was. Wees dus zeer zorgvuldig met het opstellen van een schuldbekentenis.
9. Ontslag op staande voet: dringende reden
Voor ontslag op staande voet is een dringende reden nodig. Diefstal is meestal zo’n dringende reden. In het verleden beoordeelde de rechter zelfs ‘bagateldelicten’ als het wegnemen van een pakje shag of een zalmsalade die over de datum was, als dringend genoeg. Zeker in de detailhandel is streng beleid nu eenmaal noodzakelijk om het grijze gebied te vermijden. Voorwaarde is wel dat dit “zero-tolerance”- bij de werknemers bekend is. Ook speelt mee of iemand in zijn functie een grote verantwoordelijkheid heeft, zoals een kassamedewerker of financieel medewerker.
10. Ontslag op staande voet: valkuilen
Is de reden dringend genoeg, dan moet een ontslag op staande voet nog aan andere voorwaarden voldoen. Zo moet de ontslaggrond goed te bewijzen zijn. Van de campingmedewerker die een fooi van 50 euro ‘vergat’ in de fooienpot te stoppen werd het ontslag op staande voet teruggedraaid. De rechter achtte kwade opzet niet bewezen. Ook iemands persoonlijke achtergrond weegt mee bij de rechter. Ontslag op staande voet is een ingrijpende maatregel, omdat de werknemer niet alleen ontslagen wordt, maar ook werkloosheidsrechten en loondoorbetaling verspeelt en het adagium ‘dief’ opgeplakt krijgt. Zo draaide de rechter het ontslag terug van een Action-medewerkster die een zakje chips in de winkel had opgegeten. Voor een alleenstaande moeder met een onbesmette staat van dienst vond de rechter een waarschuwing beter op zijn plaats. Tot slot moet de werkgever het ontslag ‘onverwijld’ geven en de reden direct meedelen (‘mededelingseis’). Wel is er bij een vermoeden van diefstal nog tijd voor een onderzoek, waarbij de werknemer op non-actief wordt gesteld. Dit onderzoek moet dan wel snel gebeuren.
11. Ontslag met wederzijds goedvinden
Voor ontslag op staande voet moet de werkgever kortom wel heel zeker van zijn zaak zijn. Soms kan een dienstverband beëindigen met wederzijds goedvinden voor beide partijen voordeliger zijn – in de meeste gevallen uiteraard zonder dat aan de werknemer een beëindigingsvergoeding wordt toegekend. De werknemer kan wellicht nog aanspraak maken op een werkloosheidsuitkering. En de werkgever omzeilt een kostbare procedure over het ontslag op staande voet.
12. Terugbetalen
Probeer een regeling te treffen met de werknemer over terugbetaling van het gestolen bedrag en leg de afspraak schriftelijk vast. Ook de onderzoekskosten (van bijvoorbeeld een bedrijfsdetective) kunnen in sommige gevallen worden verhaald op de werknemer. Dat moeten dan wel redelijke kosten zijn en zij moeten aantoonbaar zijn. De kosten kunnen op verschillende manier teruggehaald worden: via een ontbindingsvergoeding (als werkgever), een verrekening met het salaris, een vordering bij de kantonrechter of een voeging als benadeelde in een eventuele strafzaak.