D&I officer
Als gepromoveerd sociaal psycholoog, die alles weet van groepsprocessen en bias, is Helma van den Berg geknipt voor de functie van als Diversity and Inclusion Officer bij TNO. Sinds november 2020 werkt ze in deze functie, aanvankelijk twee dagen per week, naast haar oude werk. Maar D&I is een onderwerp dat relevant is voor bijna alle organisatieonderdelen. De vuistregel, die ze haalde uit een standaardboek over D&I, luidt 1 fte per 1500 medewerkers. Bij TNO werken circa 3800 mensen en dan kom je uit op twee medewerkers. Van den Berg werkt inmiddels vier dagen per week als D&I-officer en heeft er recent een D&I-collega bijgekregen.
Waarom vond TNO een speciale D&I-officer nodig?
‘TNO heeft lange tijd een stuurgroep gehad voor inclusie en diversiteit. Die bestond uit een vertegenwoordiger van de Raad van Bestuur plus een groep vrijwilligers uit allerlei lagen van de organisatie, die meepraatten en meedachten. Maar het bleven vrijwilligers, zonder toegewezen tijd. Op een gegeven moment vonden we het nodig dat er bij HR iemand kwam die zich hier volledig mee bezighield. En nu zijn we dus al met ons tweeën.’
Hoe zet je dit werk op, waar begin je?
‘Ik ben begonnen met een stapel boeken kopen en heb me grondig ingelezen. Op advies van onze toenmalige ceo hebben we een vijfjarenstrategie gemaakt. Dat was een heel goed advies. Je hebt meer focus en je kunt aan mensen uitleggen wat de doelen zijn en waar je mee bezig bent. Ook hebben we een nulmeting gedaan. TNO heeft al een goed medewerkersbetrokkenheidsonderzoek. Maar we wilden het onderzoek laten uitvoeren door een externe organisatie, zodat we ook kunnen benchmarken met andere organisaties. De Nederlandse InclusiviteitsMonitor (NIM) heeft de nulmeting gedaan. Die kijkt naar het beleid, maar vooral ook naar ervaren inclusie. Volgend jaar volgt een tweede meting, om te kijken of we opgeschoten zijn.’
Wat leverde die meting aan inzichten op?
‘Die bevatte uitkomsten op het gebied van D&I-beleid en ervaren inclusie. Wat we zagen bij D&I-beleid is dat we het op het meten vrij goed doen, logisch ook, we zijn een toegepast onderzoeksinstituut. Waar we qua beleid nog meer op konden letten, is retentie. Daar zijn we inmiddels ook hard mee bezig. Qua ervaren inclusie scoren we ruim voldoende, al zijn er sommige groepen die een iets lagere ervaren inclusie lieten zien.’
Wat zijn de verbeterpunten?
‘We zijn druk bezig geweest met het incorporeren van inclusiviteit en diversiteit in onze talent development’, vervolgt ze. ‘Het medewerkersbestand van TNO bestaat voor 14% uit internationals. Op sommige vlakken ervaren zij uitdagingen. Deels is dat de taal en deels zie je culturele verschillen. Sommige onuitgesproken culturele codes zijn voor internationals lastig te doorgronden. We zijn bezig de afdeling HR internationaler te maken, zodat er ook Engels gesproken kan worden. We gaan taalbuddy’s opzetten, waarbij mensen elkaars taal kunnen oefenen. Dat is goed voor de taal, maar ook voor het begrip van elkaars situatie.’
Er is zoveel te doen dat het gevaar op de loer ligt dat je uitsluitend focust op awareness, constateert Van den Berg. ‘Equality by design is minstens zo belangrijk. Dan gaat het om processen in je organisatie die onbedoeld enigszins gebiast zijn. Het is belangrijk die processen onder de loep te nemen en transparanter te maken.’
Heb je een voorbeeld van zo’n onbewust proces?
‘Een minister komt op bezoek. Wie laat dan z’n werk zien? Als dat last-minute wordt geregeld, kan het voorkomen dat je eindigt met een line-up van witte mannen van middelbare leeftijd. Dat is geen afspiegeling van onze organisatie en TNO wil ook helemaal niet dat de organisatie zo gerepresenteerd wordt. Maar het zijn onbewuste processen. Hoe ga je vervolgens inbouwen dat het niet meer op die manier gebeurt?’
En zo worden allerlei processen langs de inclusiemeetlat gehouden, vertelt Van Den Berg. Ook bij promotie en bevordering speelt onbewuste bias een rol. ‘Zonder dat we het weten streven we naar een kloon van onszelf. Je vindt iemand goed als die op je lijkt. Maar voor een team is een groep homogene mensen niet per se voordelig, zeker als het gaat om innovatie, zoals bij TNO. In inclusiviteitstrainingen besteden we daar aandacht aan.’
Waar ben je trots op?
‘We vieren een aantal dagen die we belangrijk vinden, zoals de D&I-week en internationale vrouwendag. Maar het meest trots ben ik op de medewerkersnetwerken. Er waren al netwerken voor vrouwen, jongeren en internationals. Die laatste groep is verbreed naar culturele diversiteit. Er is een rainbow-netwerk bijgekomen. De nieuwste is een neurodiversiteit-netwerk voor mensen van wie de hersenen net iets anders werken dan gemiddeld. Denk aan mensen op het autisme-spectrum, ADD of Gilles de la Tourette, De groepen organiseren borrels, verzorgen webinars, delen informatie met elkaar en geven voorlichting aan leidinggevenden. Op de eerste neurodiversiteitsborrel kwam er naast een ruimte om te socializen een extra ruimte om te chillen. Ze delen oplossingen voor praktische zaken. Zoals teamuitjes. Als deze een verrassing blijven, levert dat voor deze groep soms veel stress op. Dat los je heel makkelijk op door te inventariseren of er mensen zijn die graag vooraf willen weten wat voor uitje het is. Uiteindelijk gaat het daarom: rekening houden met elkaar.’
Lees meer artikelen in het thema Personeelsbeleid.
Fotobron: Shutterstock