Bedrijven zijn er door alle incidenten die ook na The Voice naar buiten komen meer van doordrongen dat ze een meldpunt en een klachtenregeling moeten hebben. Vandaar dat er een run is op goed opgeleide vertrouwenspersonen, zoals het FD onlangs meldde. Bij ING is de basis op dat gebied al geregeld. Sinds 2016 heeft de bank een uitgebreid pakket aan maatregelen ter bevordering van een gezonde werkcultuur. Alexander Stolze is daar als Hoofd Vitaliteit Benelux sinds 2019 medeverantwoordelijk voor.

Was er bij jou geen paniek toen je de berichten over grensoverschrijdende BN’ers, trainers en een HR-manager las?

‘Ik vind het vooral verschrikkelijk voor de mensen die hier slachtoffer van zijn. Het vraagt moed melding te doen van een dergelijke situatie. Ik kan niet uitsluiten dat zulke zaken bij ons ook boven water komen – we zijn een grote organisatie en onze medewerkers zijn een afspiegeling van de maatschappij. Maar wij nemen dit onderwerp al jaren zeer serieus. We noemen het expliciet in onze gedragscode (Orange Code). Maar we hebben ook een vaste groep betrokkenen en ervaren vertrouwenspersonen op het gebied van ongewenste omgangsvormen en integriteit. Daar vallen bij ons vier categorieën onder: discriminatie, seksuele intimidatie, pesten en intimidatie, agressie en geweld.

‘Er zijn bedrijven met tientallen vertrouwenspersonen, maar wij hebben er voor 15 duizend vaste ING-medewerkers in Nederland minder dan tien. Zo houden ze hun kennis en vaardigheden het best op peil. Onze medewerkers waarderen het dat ze terechtkunnen bij een collega die zelf ook bij ons werkt. Daardoor is de drempel minder hoog, ook om met minder zware meldingen te komen. We hebben één externe vertrouwenspersoon, maar hier wordt amper gebruik van gemaakt. De groep vertrouwenspersonen is zelfsturend en Vitality faciliteert.’

Hoe divers zijn de vertrouwenspersonen?

‘We hadden altijd veel vrouwen in deze rol. Onlangs is daar een man bij gekomen met een Indonesische achtergrond. We zijn blij met de samenstelling van de groep, ook omdat we een inclusief en divers bedrijf willen zijn.’

Wat doet ING op het gebied van bewustwording?

‘We stimuleren een werkklimaat waarin je je durft uit te spreken en gehoord wordt. Zo hebben we het programma SpeakUp waarmee we onze medewerkers oproepen alert te zijn op ongewenst gedrag en integriteit. Dat kan ook gaan over zakelijke transacties of agressieve klanten. Mijn team werkt hiervoor nauw samen met de afdeling Risk&Compliance en HR.

‘Al ruim voor de BOOS-uitzending zijn we begonnen met het ontwikkelen van de e-learning #NotOK over ongewenst gedrag. Onze vertrouwenspersonen en andere medewerkers zijn de acteurs in filmpjes die we hebben opgenomen in de lift en op andere werkplekken. De sketches zijn op een lichtvoetige manier gemaakt. Kijkers krijgen bij elke situatie de vraag: OK of niet OK?’

Is deze e-learning verplicht?

‘We leggen liever niet te veel op, maar we merkten dat leidinggevenden hun teams al adviseerden om #NotOK te doen. Jaarlijks krijgen onze medewerkers zo’n vijftien e-learnings, dus houden we het kort. Deze e-learning heeft drie delen van maximaal zeven minuten.

‘Nieuw is ook het online Rad van (on)fortuinlijk gedrag, dat door onze vertrouwenspersonen is ontwikkeld. Teams kunnen virtueel aan het rad draaien. Waar de pijl stopt, komt een stelling over ongewenst gedrag. Bijvoorbeeld: ‘Seksueel getinte grapjes in onze groepsapp moeten kunnen.’ Nu we niet meer alleen thuiswerken, zijn we ook een echt rad aan het maken. Die gaat rouleren op de afdelingen om bewustzijn te creëren.’

Hoeveel meldingen van ongewenst gedrag krijgt ING?

‘De vertrouwenspersonen en de consulent arbeidsrelaties rapporteren aan de directie, maar we brengen geen getallen naar buiten. Ook intern doen we dat niet, om te voorkomen dat de drempel om te melden daardoor hoger wordt. We hebben geleerd voorzichtig te zijn met interpretaties. Als er veel meldingen zouden zijn, betekent dat dan dat er iets mis is? Bovendien willen we medewerkers garanderen dat eventuele meldingen vertrouwelijk worden behandeld.’

Kun je wel iets zeggen over het effect van alle acties?

‘Sinds 2016 meten we jaarlijks met een vragenlijst hoeveel mensen te maken krijgen met vormen van ongewenst gedrag. Globaal genomen zien we een daling van klachten. Maar recentelijk zien we dat het aantal meldingen bij onze vertrouwenspersonen toeneemt. De misstanden die uitgebreid in de media komen, maken ook bij medewerkers emoties los.’

Heb je nog tips voor HR?

• ‘Investeer in een veilig werkklimaat waar medewerkers zich durven uit te spreken.
• Denk na over diversiteit als je vertrouwenspersonen benoemt en maak het team niet te groot. Iedereen moet regelmatig met zaken te maken krijgen om meer kennis en ervaring op te doen.
• Zorg ook voor opleiding en intervisie, want dit werk kan voor vertrouwenspersonen ook emotioneel belastend zijn.
• Richt je niet alleen op meldingen, maar train medewerkers ook hoe ze klanten en elkaar kunnen aanspreken op gedrag.
• Op het gebied van preventie zijn initiatieven zoals een e-learning of ons Rad van (on)fortuinlijk gedrag belangrijk. Betrek daar zoveel mogelijk je eigen collega’s bij.
• Maak het onderwerp zo zichtbaar, voelbaar en tastbaar dat iedereen kan zeggen: ‘Het is #OK om hier samen te werken.’

Fotobron: Shutterstock