Een personeelshandboek?
Klinkt een personeelshandboek je niet bekend in de oren? In het werkveld komen verschillende termen voor: een personeelsgids, algemene arbeidsvoorwaarden of een bedrijfsreglement. Ook de inhoud en omvang van zo’n document varieert sterk, maar bieden allemaal houvast.
De voordelen
Een personeelshandboek helpt HR en werkgevers een helder en consequent personeelsbeleid te voeren. Zo ben je ook gebonden aan de onderwerpen die je als organisatie in het handboek opneemt. Met dit middel weten werknemers precies wat hun rechten en plichten zijn en welke regels en afspraken er in het bedrijf gelden. Het zorgt voor houvast, duidelijkheid, transparantie, zekerheid en gemak.
Ga er wel vanuit dat niet iedere werknemer bij het invoeren van een personeelshandboek het hele boek aandachtig zal doorlezen. Zorg er daarom voor dat jouw medewerkers ten alle tijden op de hoogte zijn en blijven van de opgenomen rechten en plichten. Denk daarbij aan het rondmailen van het personeelshandboek, bespreken bij terugkerende werkoverleggen of kies voor een vaste plek op het intranet.
Een organisatie is niet verplicht om werknemers of werknemersvertegenwoordiging te vragen of zij het met het invoeren of wijziging van dit soort instructies eens zijn. Het advies is om dit wel te doen. Het zorgt ervoor dat medewerkers zich betrokken en serieus genomen voelen en zich ook eerder aan de regels houden.
Uitgebreid of bondig personeelshandboek?
Zoals eerder aangegeven varieert de omvang van een personeelshandboek sterk. Het voordeel van een uitgebreid handboek is dat de werkgever een bestendig beleid kan voeren, waarbij ongelijke behandeling zoveel mogelijk wordt voorkomen. Bij het opstellen van een personeelshandboek wordt immers rustig en weloverwogen nagedacht over hypothetische situaties. Emotionele reacties waarbij de persoon die het betreft niet los kan worden gezien van zijn handelen of functioneren en dus ook niet van de consequenties, worden daarmee voorkomen. Het is bovendien een goed instrument om de lijnmanagers inzicht te geven in de bedrijfsfilosofie en het bevordert de eenheid van de onderneming.
Sommige ondernemingen hanteren liever een bondig personeelshandboek. Zaken als veiligheid, gezondheid en voorkomen van ongewenst gedrag vinden zij belangrijk om te formaliseren, maar verdere onderwerpen laten zij bijvoorbeeld liever aan het beoordelingsvermogen van de leidinggevenden over. Het voordeel daarvan kan zijn dat de onderneming flexibel is. Als zich nieuwe ontwikkelingen in het bedrijf voordoen, kan de werkgever daarop reageren zonder eerst het personeelshandboek te hoeven wijzigen.