Het antwoord van Nicole Moreaux van SpecialistenNet
Tijdens de lockdownperiode en het hybride werken dat daarop volgde, ging de meeste aandacht uit naar het digitaal samenwerken. Dát is inmiddels goed van de grond gekomen. Het informele contact onderhouden is voor medewerkers lastiger.
Hybride werken is nieuw en toch weer anders dan de lockdown. Het is daarom goed om trainingen of workshops over dit onderwerp te organiseren. Geef medewerkers daar vooral zelf een stem in. Wat hebben zij nodig en wat vinden zij van belang in jullie organisatie? Let erop dat de training of workshop past binnen de werkzaamheden en het rooster.
Extra aandacht aan nieuwe medewerkers
Besteed extra aandacht aan nieuwe medewerkers. Zo vinden deze, zeker als ze introvert zijn, het moeilijk om hun team te leren kennen en zich te positioneren als ze hun collega’s zelden in het echt ontmoeten. Laat ze uitvoerig kennismaken met alle teamleden, het liefst live, nu dat weer mogelijk is.
Een goed idee, wat nieuwe medewerkers houvast geeft bij de onboarding, is een smoelenboek; maak dit voor de hele organisatie of per team of afdeling. Daarin vertelt iedereen ook iets persoonlijks. Dat maakt het contact leggen, virtueel of in het echt, makkelijker. En namen blijven beter hangen.
Bij de onboarding kan ook gewerkt worden met een buddy-systeem. Hierbij worden meer ervaren werknemers gekoppeld aan nieuwe medewerkers om hen wegwijs te maken. Dit stimuleert ook het meer informele contact onder collega’s.
Stimuleer informele werkcontacten
Organiseer intervisies om collega’s met elkaar in gesprek te laten gaan. In eerste instantie zullen medewerkers elkaar op inhoudelijk vlak hier vinden, maar er wordt vaak gezien dat daardoor ook het informele contact makkelijker gelegd wordt.
Richt op het werk een plek in waar informeel contact gelegd kan worden. Alleen een koffiezetapparaat in de keuken is vaak niet voldoende. Is er plek om even te zitten, een paar leuke statafels? Is de plek iets afgeschermd van de werkomgeving?
Stuur daarnaast leidinggevenden aan om het goede voorbeeld te geven. Regelmatig persoonlijk contact inplannen, is belangrijk. De kunst is vervolgens een echt gesprek hebben. Dus niet alleen maar “hey hoe gaat het”, en dan weer eroverheen praten, maar oprecht interesse tonen. De grootste uitdaging bij hybride werken is ervoor zorgen dat een leidinggevende of manager zijn medewerkers nog vindt. Als die elkaar op kantoor mislopen, kunnen medewerkers in het niets verdwijnen. Als leidinggevenden aandacht hebben voor de gespreksvoering met de medewerkers, zullen ook de medewerkers onderling elkaar eerder vinden.
Zet communicatiekanalen open
Misverstanden ontstaan snel als mensen samenwerken zonder elkaar regelmatig te ontmoeten. Samenwerken verloopt nu eenmaal soepeler als je weet wie je voor je hebt. De organisatie doet er daarom goed aan informeel contact te faciliteren en te stimuleren. Dat begint bij de systemen op orde hebben. Loop om te beginnen alle communicatiekanalen eens langs en inventariseer of er voldoende mogelijkheden zijn voor formeel contact. Per organisatie verschilt wat het beste werkt. Zo voldoet voor veel IT-organisaties een programma als Slack prima. Daarin wordt gewerkt en overlegd, maar ook volop allerlei persoonlijk zaken gedeeld. Voor zakelijk en sociaal verkeer wordt ook Teams gebruikt. Whatsapp-groepen wordt uiteraard ook veel gebruikt. Maar voor iemand die geen werktelefoon heeft, kan die constante berichtenstroom best vervelend zijn. Denk daar als organisatie over na en maak er een bewuste keuze in of je dit passend vindt in het werkveld. Draag vervolgens uit op welke manier je als organisatie met elkaar onderling wil communiceren en met welke middelen.
Veel organisaties hebben sociaal intranet; onderzoek of daar goed gebruik van wordt gemaakt. Geef zelf het goede voorbeeld en deel als HR of leidinggevende veel informatie, maar ook persoonlijke berichten. Nodig medewerkers uit om te reageren met comments. Een levendig en laagdrempelig intranet is belangrijker dan voorheen.
Teambuilding
Teamdagen, afdelingsuitjes, trainingen, borrels en andere social events waren ook zonder hybride werken al belangrijk, maar nu des te meer. Organiseer ze als het even kan live. Nu medewerkers minder op kantoor zijn, is het slim om borrels, lunchwandelingen en andere informele bijkletsmomenten zo veel mogelijk in te plannen als iedereen toch al bij elkaar is; na een cursus bijvoorbeeld. Zorg dat teams regelmatig – en meer dan vroeger – leuke gedeelde ervaringen hebben. Teams kunnen – samen of tegen andere teams – een online spel spelen, sporten, samen een film kijken die over het werk gaat, of in de tijd van de baas een goede-doelenactiviteit ondernemen.
Stel wellicht een budget per team beschikbaar waarmee zij successen of andere zaken kunnen vieren met elkaar. Dit kan in de vorm van een traktatie zijn, maar ook een teamuitje. Wanneer je het team invulling laat geven aan het gebruik van dit budget, geef je ze als team een gevoel van autonomie. Goed voor de collega’s individueel, maar dus ook voor het teamgevoel.
Lees hier meer artikelen over Thuiswerken en Duurzame Inzetbaarheid
Bron: Shutterstock