Een personeelshandboek kent geen vastgestelde vorm. Soms bestaat een personeelshandboek uit 150 pagina’s, soms maar uit 2. Ook het aantal onderwerpen dat in een personeelshandboek is opgenomen varieert van onderneming tot onderneming. Soms wordt zelfs maar één onderwerp behandeld. Dan heet het meestal geen personeelshandboek, maar gedragsregel, reglement, protocol, aanwijzing of bedrijfsregel.
Maatwerk
In een personeelshandboek zijn arbeidsvoorwaarden opgenomen die niet in de individuele arbeidsovereenkomsten staan maar waar de werkgever zijn werknemers wel collectief aan wil binden. Het personeelshandboek geldt voor alle medewerkers binnen de onderneming. Een personeelshandboek wordt niet altijd zo genoemd. Bedrijfsreglement, directiereglement, ondernemingsregeling, werknemersmanual en personeelsgids zijn veel gehoorde termen voor hetzelfde document; een document waarin de regels van de onderneming staan.
Een personeelshandboek is maatwerk. Het moet passen bij de werkgever, bij de werknemers en bij het soort werkzaamheden dat wordt uitgevoerd. In XpertHR vind je daarom een overzicht van mogelijke bepalingen die in een personeelshandboek opgenomen kunnen worden. De werkgever kan zelf die bepalingen selecteren die bij de organisatie passen.
Personeelshandboek en OR
Het opstellen van een personeelshandboek is veel werk. Ook moet er veel overleg worden gevoerd met de directie en de ondernemingsraad (OR) of personeelsvertegenwoordiging. Zowel bij de invoering als bij het wijzigen van sommige bepalingen die in een personeelshandboek staan, is de instemming van de OR nodig.
De werkgever moet het voorgenomen besluit schriftelijk en gemotiveerd aan de ondernemingsraad voor te leggen. Vervolgens moeten de werkgever en de ondernemingsraad ten minste eenmaal overleg hebben gehad over het voorgenomen besluit. Na het overleg dient de ondernemingsraad zo spoedig mogelijk schriftelijk en gemotiveerd zijn beslissing aan de werkgever mede te delen. De werkgever dient op zijn beurt de ondernemingsraad mede te delen welk besluit hij heeft genomen en op welke datum hij het besluit zal uitvoeren.
Bedrijfskleding
Bij het invoeren van het personeelshandboek wordt ook alles aangegeven op het gebied van bedrijfskleding. Het invoeren van de verplichting om werkkleding of bedrijfskleding te dragen of het invoeren van beleid omtrent gewenste kleding en uiterlijkheden stuit nogal eens op verzet. Niet iedere werknemer heeft dezelfde smaak als de werkgever en sommige werknemers zullen het zien als inperking van hun vrijheid om zelf te kiezen hoe zij eruit willen zien. Soms gaat de weerstand verder en beroepen werknemers zich bijvoorbeeld op hun vrijheid van godsdienst.
Fietsplan
Een secundaire arbeidsvoorwaarde die populair is onder veel werknemers is het fietsplan. Deze arbeidsvoorwaarde kan men ook aangeven in het personeelshandboek. De werkgever schept voor zijn werknemers de mogelijkheid om op een fiscaal aantrekkelijke manier een nieuwe fiets aan te schaffen. Of, en zo ja op welke wijze, een werkgever zijn werknemers een fietsplan kan aanbieden hangt af van de keuze die hij heeft gemaakt. Heeft hij gekozen voor de regeling van vrije vergoedingen en verstrekkingen of heeft hij gekozen voor de werkkostenregeling? En maakt de werkgever gebruik van een cafetaria model?
Rookbeleid
Bij het invoeren van het personeelshandboek kan men ook de regels omtrent het rookbeleid verwerken. In de Tabakswet is de bepaling opgenomen dat werkgevers moeten zorgen dat medewerkers rookvrij – zonder hinder of overlast van tabaksrook (artikel 11a lid 1) – kunnen werken. Bovendien bepaalt de Arbowet dat werkgevers moeten zorgen voor een gezonde werkplek (artikel 3 lid 1a en lid 1b, artikel 10 en artikel 18 van de Arbowet).
Op grond van diverse milieuwetgeving mag bovendien op plaatsen waar gewerkt wordt met gevaarlijke stoffen niet gerookt worden. Ook in het ‘gewone arbeidsrecht’ is bepaald dat een werkgever er – zoveel als redelijkerwijs mogelijk is – voor moet zorgen dat de werknemer geen schade lijdt tijdens zijn werkzaamheden, op grond daarvan mag ook van een werkgever worden verwacht dat hij zijn medewerkers beschermt tegen tabaksrook.
Praktijkvoorbeelden (bij het invoeren van het personeelshandboek)
1. Wat is een gedragscode
Een gedragscode zet de lijnen uit voor het gedrag en de cultuur van de organisatie. Een goede gedragscode is een gids die:
- Duidelijk maakt wat van werknemers en management wordt verwacht.
- Duidelijk maakt wat werknemers van de organisatie mogen verwachten.
- Weergeeft hoe de handhaving van de gedragscode plaatsvindt en wat de gevolgen zijn van het niet naleven van de code.
- De reputatie van de organisatie beschermt.
In de gedragscode staan dus allereerst de waarden en normen van het bedrijf. Die zijn leidend voor het handelen van alle werknemers. Zet in de gedragscode op welke manier werknemers de waarden praktisch moeten uitdragen in de praktijk. Wat betekenen de waarden voor de werknemers en de klanten? Op welke wijze wilt u dat de organisatie handelt naar de stakeholders?
2. Hoe ga ik om met werkkleding en persoonlijke beschermingsmiddelen
Een werkgever kan de verplichting om de werkkleding en andere persoonlijke beschermingsmiddelen te dragen/gebruiken vastleggen door daarover een circulaire te laten uitgaan of door daarover een bepaling op te nemen in een personeelshandboek.