Veel HR-professionals krijgen te maken met privacyregels bij ziekmeldingen. Volgens de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) mag je slechts beperkt gegevens vragen en verwerken van een werknemer in het kader van een ziekmelding of re-integratieproces. De Autoriteit Persoonsgegevens heeft de regels toegelicht in het document ‘De zieke werknemer’. De belangrijkste aandachtspunten op een rij.
Duur van het verzuim
Meldt een werknemer zich ziek, dan hoeft de werknemer niet met de werkgever te delen wat hij heeft. De werkgever mag wel vragen hoe lang het verzuim naar verwachting gaat duren en informeren naar lopende afspraken of werk dat moet worden overgenomen. Ook mag de werkgever vragen om een telefoonnummer en (verpleeg)adres.
De werkgever mag ook vragen of de ziekte gevolg is van een arbeidsongeval, verkeersongeval waarbij een derde aansprakelijk kan zijn (i.v.m. het regresrecht) en of de werknemer onder een van de vangnetbepalingen van de Ziektewet valt. In de praktijk ligt het bij deze laatste drie vragen meer voor de hand om de werknemer hierover te informeren met een richtlijn en de werknemer te vragen een en ander te melden.
Registratie van gegevens
Alleen de hierboven genoemde informatie mag worden geregistreerd. Andere gegevens mag je niet registreren over een zieke werknemer. Ook niet als een werknemer hier zelf toestemming voor geeft. Als het gaat om privacy, is het uitgangspunt namelijk dat een werknemer een werkgever geen vervangende toestemming kan geven. De gedachte hierachter is dat de gezagsverhouding tussen een werkgever en werknemer, een werknemer het gevoel kan geven dat hij gedwongen is om toestemming te verlenen, en dat daardoor geen sprake is van een ‘vrije’ wilsuiting.
De werkgever mag de functionele mogelijkheden en beperkingen die door de bedrijfsarts zijn vastgesteld en gedeeld met werknemer en met de werkgever wel registreren.
Diagnose en/of behandeling
Je mag niet aan de werknemer vragen wat hij heeft of welke diagnose hij van de dokter heeft gekregen. Sterker nog, je mag niet eens aan de werknemer vragen of hij een dokter heeft gezien en of hij onder behandeling is van een arts. Je mag wel vragen of de ziekte gevolg is van een arbeidsongeval omdat je dat ongeval dan mogelijk moet melden aan de Inspectie SZW.
(On)mogelijkheden bij ziekte
De privacyregels houden ook in dat een werkgever niet mag vragen naar de beperkingen van de werknemer. Wat kan de werknemer nog wel en wat kan hij niet als gevolg van zijn ziekte of gebrek? Als de werknemer dit uit eigen beweging aan de werkgever vertelt, dan mag de werkgever dat bovendien niet opschrijven. De werkgever mag er wel naar luisteren. Ook mag hij met de werknemer in overleg treden over de taken en werkzaamheden die de werknemer kan doen. De werkafspraken die de werkgever naar aanleiding daarvan met de werknemer maakt, mag hij wel noteren.
Doorverwijzing naar bedrijfsarts
Een werkgever mag een zieke werknemer wel naar een bedrijfsarts sturen. De privacyregels die voor bedrijfsartsen gelden zijn namelijk minder streng. De bedrijfsarts mag wel actief vragen aan de werknemer welke functionele beperkingen en mogelijkheden hij heeft (wat hij wel en niet kan doen). Vervolgens kan overleg plaatsvinden over de terugkeer naar het werk en de invulling van die werkzaamheden rekening houdend met de ziekte of het gebrek van de werknemer.
Lees hier ook of je als werkgever aansprakelijk gesteld kan worden voor een burn-out van een medewerker.