Wat is een Eerstejaarsevaluatie?
Als een werknemer ziek wordt en het is duidelijk dat hij niet binnen korte tijd zal herstellen, dan moet je als werkgever op basis van de Wet verbetering poortwachter twee jaar lang je uiterste best doen om de werknemer te laten re-integreren. Tijdens dit re-integratietraject heb je als werkgever verschillende verplichtingen. Zo moet je niet alleen samen met de werknemer een Plan van aanpak voor de re-integratie opstellen, ook moet je dit Plan van aanpak minimaal elke zes weken samen evalueren.
Na het eerste ziektejaar vindt een belangrijke evaluatie plaats: de Eerstejaarsevaluatie. Je evalueert dan samen met de bedrijfsarts of arbodienst en de casemanager welke re-integratieactiviteiten er zijn geweest, of de gemaakte afspraken zijn nagekomen en of de gestelde doelstellingen zijn gehaald. Als dat niet het geval is, dan moet worden gekeken waarom niet. Het Plan van Aanpak moet worden besproken en waar nodig worden bijgesteld.
Wanneer start de Eerstejaarsevaluatie?
De Eerstejaarsevaluatie start tussen de 46e en de 52e ziekteweek. In die periode moet je afspreken met de werknemer om samen het eerste jaar van het re-integratietraject te evalueren. In het kader van de Wet verbetering poortwachter ben je al verplicht om minimaal iedere zes weken het Plan van aanpak te evalueren. Je kunt ervoor kiezen om de evaluatie te laten samenvallen met een van deze reguliere evaluatiemomenten.
UWV herinnert zowel de werkgever als de werknemer aan de Eerstejaarsevaluatie. Als werkgever word je hierop geattendeerd via het ‘maandoverzicht ziek- en herstelmelding’. De werknemer ontvangt hierover een brief tussen de 42e en de 52e ziekteweek.
Wat houdt de Eerstejaarsevaluatie in?
De Eerstejaarsevaluatie moet ervoor zorgen dat je samen met de werknemer nadrukkelijk stilstaat bij het resultaat van de re-integratie-inspanningen in het eerste ziektejaar. Het is de bedoeling om met dit ‘bezinningsmoment’ (ook wel het ‘opschudmoment’ genoemd) een goed begin te maken met de re-integratie in het tweede ziektejaar.
De evaluatie kan aanleiding vormen om in te grijpen in het re-integratieproces door eventueel de re-integratiedoelen en bijbehorende afspraken bij te stellen. Om in het tweede ziektejaar de mogelijkheden voor de zieke werknemer zo goed mogelijk te benutten, leg je schriftelijk vast naar welk re-integratieresultaat je samen met de werknemer toe wilt werken.
Werkgever en werknemer moeten in het kader van de Eerstejaarsevaluatie:
- advies vragen aan de bedrijfsarts;
- de huidige stand van zaken bespreken;
- terugblikken op het eerste ziektejaar;
- nieuwe afspraken maken voor het tweede ziektejaar.
Hoe maak je een verslag van de Eerstejaarsevaluatie?
De uitkomst van de Eerstejaarsevaluatie moet worden vastgelegd in een verslag. Dit verslag moet worden ondertekend door werkgever en werknemer. Je kunt de Eerstejaarsevaluatie het beste uitvoeren door het invullen van het UWV formulier ‘Eerstejaarsevaluatie van het plan van aanpak’.
Het verslag van de evaluatie hoef je niet direct naar UWV te sturen. Je bewaart het in het re-integratiedossier van de zieke werknemer. Pas tegen het eind van het tweede ziektejaar moet je een Re-integratieverslag met daarin de Eerstejaarsevaluatie aan UWV overdragen, als onderdeel van de WIA-aanvraag van de zieke werknemer. Je kunt dat doen via het Werkgeverportaal van UWV.
Meer informatie over het Re-integratieverslag vind je als abonnee in XpertHR in het kennisdocument over het Re-integratieverslag.
Is de Eerstejaarsevaluatie verplicht?
Ja, de Eerstejaarsevaluatie is verplicht. De verplichting om een Eerstejaarsevaluatie uit te voeren, is opgenomen in de Regeling procesgang eerste en tweede ziektejaar.
Wat gebeurt er als de Eerstejaarsevaluatie ontbreekt of te laat start?
UWV kan de loondoorbetalingsplicht van de werkgever na twee jaar ziekte verlengen als de Eerstejaarsevaluatie ontbreekt in het re-integratiedossier.
Daarnaast speelt de Eerstejaarsevaluatie een belangrijke rol bij de WIA-aanvraag van de werknemer. UWV gebruikt de evaluatie om de WIA-aanvraag van de zieke werknemer te beoordelen. Als UWV bij de WIA-aanvraag uit het verslag van de Eerstejaarsevaluatie concludeert dat de werkgever onvoldoende re-integratie-inspanningen heeft geleverd, kan de uitkerende instantie de werkgever bestraffen. Dat kan het geval zijn, als je als werkgever te laat begint met de evaluatie. UWV kan de loondoorbetalingsplicht van de werkgever met maximaal één jaar verlengen. De periode van verplichte loondoorbetaling door de werkgever komt daarmee op maximaal drie jaar.
Wat als de werknemer de Eerstejaarsevaluatie niet wil ondertekenen?
De werknemer kan door UWV een sanctie opgelegd krijgen als UWV bij de WIA-aanvraag tot de conclusie komt dat de werknemer zich niet voldoende heeft ingezet voor de re-integratie. Hiervan is bijvoorbeeld sprake als de werknemer zonder goede reden weigert mee te werken met de verplichte Eerstejaarsevaluatie. UWV kan dan besluiten de WIA-uitkering te korten of de aanvraag voor de uitkering zelfs helemaal te weigeren.
Het kan gebeuren dat werkgever en werknemer het na advies van de bedrijfsarts niet eens zijn over het re-integratietraject in het tweede ziektejaar. Zowel de werknemer als de werkgever kan in dat geval aan UWV een deskundigenoordeel vragen. Het deskundigenoordeel is een onafhankelijk en objectief onderzoek naar de mogelijkheden voor passende arbeid voor de zieke werknemer.
Waar staan de regels voor de Eerstejaarsevaluatie?
De regels die gelden tijdens de re-integratie van een zieke werknemer zijn vastgelegd in de Wet verbetering poortwachter’, de Regeling procesgang eerste en tweede ziektejaar en de Beleidsregels beoordelingskader poortwachter. De regels voor de Eerstejaarsevaluatie vind je in de Regeling procesgang eerste en tweede ziektejaar.
Wat zijn de kosten van de Eerstejaarsevaluatie?
Rond de eerstejaarsevaluatie komt de werkgever haast onvermijdelijk voor verschillende kostenposten te staan. Zo betaalt de werkgever de kosten voor het:
- advies van de bedrijfsarts;
- de tijd die hij besteedt aan de evaluatiebespreking met de werknemer;
- de tijd die gaat zitten in het opstellen van een evaluatieverslag;
- eventueel een deskundigenoordeel (als je hier als werkever zelf een verzoek voor indient).