Martijn Hemminga, oprichter van platform Recruitmenttech.nl, is een van de weinige onafhankelijke experts in techland. Noem een tool en hij kent ’m. Software is een onmisbare hulp voor iedereen die zich met werving bezighoudt; of het nou gaat om vacatures sneller invullen, beter selecteren of een merk opbouwen. Ongeveer een derde van het recruitmentbudget wordt gespendeerd aan technologie. Een keuze maken is lastig; alleen al voor sourcing heb je duizenden tools. Hemminga loopt langs de belangrijkste soorten recruitment tools, legt uit waar ze goed voor zijn en waar je op moet letten.
Content marketing
Tools voor contentmarketing zijn een beetje vreemde eend in de bijt, legt Hemminga uit, omdat contentmarketing van oorsprong meer bij communicatie en marketing ligt dan bij HR. ‘Maar ook HR-professionals en recruiters houden zich hier in toenemende mee bezig, en de contenttools maken dat ook weer een stukje makkelijker. Contentmarketing betekent voor HR content verspreiden buiten vacatureteksten om. Dat is belangrijk omdat je zo ook de latent zoekenden bereikt; die lezen doorgaans geen vacatureteksten.’
‘Wat een contenttool doet, is berichten automatisch via de social media-kanalen posten. Dat is prettig als je met meerdere mensen werkt aan het plaatsen van content. Maar vooral: je kunt informatie gestructureerder en minder ad-hoc inplannen. Je kunt bijvoorbeeld vier rubrieken per maand vullen, zoals ‘medewerker aan het woord’ of ‘de vacature van de maand’ om zomaar twee voorbeelden te noemen. Het mooie is verder dat er goede analytics bij zitten. Die helpen je met het beste tijdstip voor plaatsing kiezen en geven feedback over kliks en ‘opens’.
‘Je vergroot je bereik door goede content te maken en die op het juiste moment te delen. Je kunt natuurlijk ook betalen om berichten op een tijdlijn te laten verschijnen, maar daar staat dan ‘sponsored’ boven. Content is veel krachtiger als het gedeeld is door eigen medewerkers en volgers.’
Er zijn heel veel contenttools, de bekendste is waarschijnlijk Hootsuite. Zelf werkt Hemminga met Coschedule. ‘Dat is de enige tool die naast socials ook artikelen voor websites en blogs plant. De software integreert met WordPress, waar veel websites mee worden gemaakt.’
Sourcing
Wat sourcing tools doen, is op basis van een vacature online kandidaten zoeken in databanken en vacaturebanken’, legt Hemminga uit. ‘Wie er aan de knoppen zit – meestal is dat een sourcer, dat is inmiddels al een beroep apart – krijgt na de zoekopdracht een lijst met kandidaten terug, “profielen” heet dat ook wel in jargon. Die kunnen je vervolgens benaderen. Sommige sourcing tools doen ook dat al en leggen de eerste contacten met de kandidaten.’
De grootste aanbieder in Nederland is Recruit Robin. Op Werf.nl testte Bas van de Haterd deze software. Hij noemt het vooral een tool voor niet-sourcers. ‘Denk aan een groot MKB waar misschien één persoon HR en recruitment doet of full-cycle recruiters bij corporates.’ Zijn conclusie: ‘Hij doet het beter en sneller dan een (onervaren) sourcer die zelf een zoekopdracht in LinkedIn doet. Bovendien is de interface ook fijner en intuïtiever dan de LinkedIn-searchfunctie.’
Chatbots
‘De chatbot kennen we vooral uit de webshop, maar hij wordt ook wel ingezet in recruitment’, legt Hemminga uit. ‘Je hebt chatbots in oplopende gradaties van slimheid. Hoe slimmer, hoe duurder. Sommige bots zijn feitelijk een FAQ, maar dan op een aansprekende manier vormgegeven. De slimmere kunnen meer, zoals op basis van een mini assessment een voorselectie maken of op basis van locatie vacatures voorstellen. Dergelijke bots zijn vooral interessant voor volumerecruitment.’
De grootste chatbot speciaal voor recruitment is Joboti. Bouwmarken Karwei en Gamma ontvingen duizend sollicitatiemails per week, die handmatig moesten worden opgevolgd. Daarvoor in de plaats kwam een preselectie via whatsapp, zodat de hele voorselectie nu automatisch gebeurt.
Selectie
Selectietools vormen waarschijnlijk de grootste categorie op de website Recruitmenttech.nl van Hemminga. ‘Je kunt echt van alles testen. Dagelijks komen er nieuwe bij, zoals Voice your Future, dat op basis van stemanalyse – je laat een kandidaat tot 100 tellen – een schets van diens persoonlijkheid opstelt. Je kunt vakkennis toetsen of vaardigheden als hoe goed iemand kan programmeren. Je kunt nagaan of iemand op cultuurwaarden matcht bij jouw bedrijf. Of jouw kandidaat een doorzetter is en of hij nauwkeurig werkt; het is allemaal te meten. In opmars zijn de game-based assessments, die op elk gewenst persoonskenmerken kunnen selecteren en daarmee cv en motivatiebrief overbodig maken. Op die manier kun je ook diversiteit in je aannamebeleid bevorderen.’
Het grote aanbod is tegelijkertijd een valkuil. ‘Het is heel verleidelijk om zo veel mogelijk te meten, maar voor elk vinkje dat je zet, komt er een kwartier aan testtijd bij. Test alleen wat het belangrijkste is voor een functie, want in deze krappe arbeidsmarkt willen mensen niet drie uur bezig zijn met testen. Kijk ook of de tool (video, game etc.) past bij jouw doelgroep.’
Preboarding en onboarding
Vroeger kregen nieuwe medewerkers een map mee naar huis. Sinds corona hebben onboarding tools een grote vlucht genomen. Bekende namen zijn Appical en Talimundo. Hemminga: ‘Feitelijk hebben we het over een soort contentplatform, een website of app, die je kunt koppelen aan je HR-informatiesysteem. Als werkgever moet je er je eigen informatie in plaatsen; waar moet ik zijn de eerste dag en wie leer je kennen, etc. Je kunt het zo leuk en zo gek maken als je wil, met virtuele rondleidingen en augmented reality. Een tool heeft zeker voordelen. Mensen kunnen makkelijk informatie terugvinden. Het updaten gaat ook makkelijk. Je hoeft geen mails rond te sturen als er iets is veranderd, iedereen heeft realtime de juiste informatie. Leidinggevenden worden geholpen met een checklist wat ze moeten doen voor hun werknemer. Je wordt gedwongen om na te denken wie wat doet.’
Maar, zo benadrukt hij, het lost niet alle problemen met onboarding op. Het gaat ook om een gevoel van welkom. Zoals: houdt de algemene directeuretur een praatje en is er een onboardinglunch. ‘Als de leidinggevende met vakantie is op de eerste werkdag van een nieuwe werknemer, helpt zo’n tool daar niets aan.’
In plaats van een kant-en-klare onboarding tool kun je ook projectmanagementsoftware als Asana vrij makkelijk ombouwen tot een soort onboarding tool, die reminders en checklists afgeeft.
Videorecruitment
‘Je kunt video op veel manieren inzetten in je recruitmentproces. Je hebt tools waarmee je snel filmpjes maakt om te delen in het kader van employer branding. Maar je hebt ook selectietools op basis van video. Dat is om te beginnen nuttig als je iemand aanneemt die presentaties geeft. Maar ook voor winkels en horeca is het een goede manier; als opleiding en cv er eigenlijk niet toe doen, maar je vooral wil zien hoe iemand zich presenteert. Nadeel van films is dat het bekijken ervan tijd kost. Ook daar bestaat weer software voor: sommige tools zijn in staat video te analyseren en een selectie te maken. Op die manier hoef je niet alle video’s te bekijken, maar alleen de top-5 bijvoorbeeld. Je hebt niet per se een tool nodig om te selecteren op basis van film. Je kunt ook vragen om een filmpje te delen via whatsapp. Maar dan moet je wel weer alle filmpjes doornemen.’
Cv-parsing
Je hebt tools die heel vaak in de media voorbij komen, maar in de praktijk niet zo vaak worden gebruikt. Videorecruitment bijvoorbeeld. ‘Cv-parsing is precies het tegenovergestelde’, weet Hemminga. ‘Weinig mensen kennen het, maar het is een enorm handige technologie die inmiddels standaard in vrijwel ieder recruitmentsysteem zit. Het bespaart veel tijd: bij cv-parsing wordt informatie uit een cv of LinkedInprofiel gehaald en op de juiste plekken in de database gezet.’
Ga voor een compleet overzicht van alle recruitmentsoftware naar Recruitmenttech.nl
Beeld: Shutterstock
