Bij voorkeur staan in de functiebeschrijving zaken vermeld als doel van de functie, plaats binnen de organisatie, de belangrijkste doelen of resultaten die moeten worden bereikt en welke competenties, kennis en vaardigheden van belang zijn voor succesvolle functievervulling.
De exacte invulling is afhankelijk van het HR-beleid binnen de organisatie.
Voorbeeld functiebeschrijving
Doel van de functie
Het secretarieel ondersteunen van afdelingshoofd en ‘middel-managers’, zodanig dat deze in staat worden gesteld de eigen functie zo efficiënt en doelmatig mogelijk uit te voeren.
Organisatorische positie
De afdelingssecretaresse rapporteert aan het afdelingshoofd. De secretaresse geeft geen leiding.
1. Correspondentie en stukken opstellen en verwerken
o Verricht tekstverwerkingwerkzaamheden en stelt zelfstandig correspondentie op aan de hand van een onvolledig concept, waarin globale verwijzingen naar bij te zoeken gegevens voorkomen;
o Handelt de correspondentie en documenten zelfstandig af;
o Notuleert bijeenkomsten, maakt verslagen en/of samenvattingen.
Resultaat: Correspondentie en stukken zijn opgesteld en verwerkt, zodanig dat deze na fiat van de leidinggevende/ opdrachtgever correct en op tijd naar de juiste bestemming kunnen.
2. Overlegmomenten realiseren en organiseren
o Organiseert op verzoek van betrokkene(n) in- en externe bijeenkomsten en vergaderingen;
o Bereidt bijeenkomsten/vergaderingen voor en maakt vergaderstukken gereed en distribueert deze;
o Maakt afspraken voor de leidinggevende en (eventueel) de medewerkers, bewaakt de agenda en attendeert op gemaakte afspraken;
o Bewaakt de afhandeling van besluiten en stelt planningen op.
Resultaat: Overlegmomenten gerealiseerd, zodanig deze correct en adequaat verlopen en de juiste gegevens beschikbaar zijn.
3. Informatie verstrekken
o Beoordeelt op belang en urgentie van telefoongesprekken, e-mail en faxberichten de afhandeling. Handelt inkomende telefoongesprekken voor de manager zoveel mogelijk zelfstandig af. Geeft berichten door.
Resultaat: Informatie verstrekt, zodanig dat betrokkenen goed geïnformeerd worden en de leidinggevende/ afdeling zo min mogelijk belast wordt.
4. Werkprocessen faciliteren
o Selecteert de inkomende post naar prioriteit, zoekt eventueel dossiers/stukken bij en legt de stukken ter afhandeling voor aan de betreffende medewerker;
o Verricht archiefwerkzaamheden waaronder het opbergen/opzoeken van (vertrouwelijke) stukken en het toekennen van ingangen of codes conform de daarvoor geldende (centrale) richtlijnen;
o Regelt reizen en hotelreserveringen;
o Verricht diverse ondersteunende werkzaamheden, zoals het bijhouden van de afdelingsvoorraad kantoorbenodigdheden, het samenstellen van documentatie- en circulatiemappen, het bijhouden van losbladige handboeken en dergelijke.
Resultaat: Werkprocessen gefaciliteerd, zodanig dat post tijdig en correct wordt verwerkt, documenten en kantoorbenodigdheden beschikbaar zijn et cetera.
Opleidings- en ervaringseisen
• MBO werk- en denkniveau;
• Kennis van de toepassing van relevante applicaties en automatiseringspakketten.
• Minimaal 2 jaar ervaring als afdelingssecretaresse
Competenties
Communiceren (niveau 1)
• Helder taalgebruik; kan iets kort en duidelijk zeggen en schrijven.
• Spreekt vloeiend, komt makkelijk uit zijn woorden.
• Sluit taalgebruik aan bij de toehoorders of lezers, gebruikt geen jargon.
• Brengt heldere structuur aan in de informatie, door vorm en opbouw.
• Vat een boodschap goed samen.
Plannen en organiseren (niveau 1)
• Is in staat voor acties een realistisch tijdsschema op te stellen.
• Weet wat er aan tijd, middelen en mensen nodig is om een resultaat te halen.
• Is in staat een realistische begroting te maken op basis van verzamelde gegevens.
• Is in staat die informatie te verkrijgen die voor een goede planning nodig is.
• Houdt rekening met planningsritmes van betrokken partijen.
Voortgang bewaken (niveau 1)
• Bewaakt de planning.
• Anticipeert op verstoringen en oponthoud, informeert betrokkenen over de gevolgen.
• Informeert waar nodig klanten regelmatig over de voortgang in een project.
• Lost verstoringen met prioriteit op, beperkt vertraging tot het minimum.
Organisatiebewustzijn (niveau 1)
• Kent de weg binnen de eigen informele organisatie en maakt daar effectief gebruik van.
• Leidt externe informatie en contacten binnen de eigen organisatie door naar de juiste plek.
• Is zich ervan bewust de organisatie tegenover derden te vertegenwoordigen en gedraagt zich in overeenstemming daarmee.
• Weet welke invloed zijn/haar eigen werk heeft op dat van anderen in de organisatie en houdt daar rekening mee.
• Houdt bij voorstellen rekening met acceptatie in de organisatie.
Probleemanalyse (niveau 1)
• Signaleert problemen en spoort mogelijke oorzaken op;
• Herkent belangrijke informatie, legt verbanden tussen gegevens en zoekt eventueel ontbrekende informatie op.
Lees hier meer artikelen in het thema Werving en selectie.
Bron: Shutterstock
