Bij Gusta Timmermans stroomt recruitment door de aderen. Jarenlang was ze hoofd recruitment bij ING. Als eigenaar van adviesbureau Recruitment Builders! komt ze bij veel bedrijven over de vloer en weet ze als geen ander hoe bedrijven hun wervingsproces hebben ingericht. In deze kandidatenmarkt moet dat echt beter, zegt ze ferm. Zo komen veel klanten bij haar voor een nieuwe arbeidsmarktpositionering. ‘Maar dat heeft helemaal geen zin als je niet eerst het proces en de kandidaatreis op orde hebt’, zegt ze.
Optimaliseer het sollicitatieproces
Als Timmermans bij een klant binnenkomt, is het recruitmentproces dan ook het eerste waarnaar ze kijkt. Het sollicitatieproces, de systeemondersteuning, de kandidaatreis; ze kent bijna geen organisatie die dat helemaal voor elkaar heeft. ‘In deze tijd kan een organisatie zich dat niet meer verloorloven.’ Te beginnen bij de basics: laat de kandidaat weten hoe het proces verloopt en houd regelmatig contact. Stuur na ontvangst van een sollicitatie altijd een bedankje en vertel wat de kandidaat verder in het proces kan verwachten. Richt je recruitmentsysteem zo in dat je automatisch contact blijft onderhouden tijdens het hele proces, ook in de pre- en onboarding.
Maak het sollicitanten vooral niet te moeilijk, vervolgt ze. ‘Is die motivatiebrief echt nodig? Laat je sollicitanten veertig velden invullen voor een sollicitatie? Dát willen kandidaten niet meer. Houd het simpel. Laat ze alleen naam, e-mail en telefoon invoeren. Vervolgens stuur je een geautomatiseerde mail uit het systeem: “Wat leuk dat je interesse hebt”. Daarin leg je het proces uit en vraag je de kandidaat voor een eerste selectie twee of drie vragen te beantwoorden. Of laat jonge sollicitanten een game spelen in plaats van de traditionele sollicitatieprocedure met cv en motivatiebrief.’
‘Ik zie organisaties soms nog worstelen met het maken van afspraken. Dat is met planningstools als Calendly zo gemakkelijk te automatiseren. Whatsapp for business is een fijne tool voor de jonge doelgroep, die wil niet meer bellen.’
Het proces beter inrichten is makkelijker dan je denkt, is haar ervaring. ‘In relatief kleine stappen met weinig budget, een workshop bijvoorbeeld, kun je al veel op orde krijgen in je proces. Neem zoiets simpels als een “kopje koffie button” op je website. Dat is een extra knop op je website inbouwen, met een extra link naar je agenda of een mailadres. Zo kun je heel veel dingen stroomlijnen en in je systeem programmeren.’
‘Sommige managers maken het wel heel bont’
Houd een sollicitatiegesprek, geen kruisverhoor
Sommige managers maken het wel heel bont. Managers die tijdens een gesprek een checklist tevoorschijn halen en die langslopen. “Waar ben je het meest trots op? Waar ging het fout in je carrière?” Dat is geen vragen stellen, vindt Timmermans, maar medewerkers onderwerpen aan een kruisverhoor. Neem de manager die bij een gesprek eerst een half uur over zijn eigen carrière begon uit te weiden: ‘Nederland moet echt wakkergeschud worden. Hoe voer je een selectiegesprek dat het leuk wordt voor de kandidaat? Tuurlijk, je moet geen gouden bergen beloven, het moet wel waar zijn wat je vertelt. Maar laat iemand eens meelopen. Hoe ziet het eruit als je hier komt werken? Hoe gaan we met elkaar om? Als ik in een boardroom of directiekamer opwerp wie er nog de vraag stelt “Waarom wil je bij ons werken”, dan steken ze allemaal hun hand op. Tuurlijk wil je weten wat iemand drijft. Maar zou het niet tien keer leuker zijn om te zeggen: “Wat goed dat je er bent. Laten we eens samen kijken of de baan bij jou past en of jij bij ons past. Ik ben nieuwsgierig hoe jij ernaar kijkt.” Dan krijg je een heel ander soort gesprek.’
Selecteer op persoonlijkheid en competenties
Door een checklistje af te gaan of puur te kijken naar iemands diploma’s, haal je de kwaliteit van iemand niet naar boven, vindt Timmermans. Dat doe je wel door een kwalitatief interview af te nemen, met aandacht voor iemands persoonlijkheid en competenties. Veel voorspellend gedrag is volgens haar te toetsen in een gesprek. ‘Ik geef bedrijven regelmatig trainingen daarin. Dan zorg ik dat die managers echt op een andere manier de kandidaat bevragen. Door iemand bijvoorbeeld te laten reageren op een denkbeeldige situatie, kun je veel opmaken over diens persoonlijkheid. Vaak wordt daar de STARR-methode voor gebruikt. Als je een uitje mag organiseren, hoe ziet dat eruit en hoe pak je dat aan? Gaat iemand randvoorwaarden vragen, informeren of er vegetariërs zijn? Iemand wordt in een teammeeting aangevallen door de rest van het team, hoe reageer jij? Welke rol pak je bij een conflict in het team?’
Denk na over je werknemersbelofte – en maak ‘m waar
Meer salaris bieden lukt lang niet altijd. Dus zie ik bedrijven met van alles komen, van een rijbewijs tot meebetalen aan de studie. Het is goed om zo’n lokkertje aan een bepaalde periode te koppelen. Zo gaf een sloopbedrijf medewerkers die een jaar bleven twee weken vakantie naar Zuid-Afrika. Kijk goed waar jouw doelgroep behoefte aan heeft. Jonge mensen willen vaak opleidingsmogelijkheden. Terwijl mensen met kinderen misschien veel thuis willen werken.’
Volgens Timmermans is het uitdelen van kadootjes prima, maar moet je vooral kijken wat je als bedrijf kunt betekenen. Ga eens na: is het leuk om bij ons te werken en wat maakt het interessant? Wordt er naar medewerkers geluisterd? Is er loopbaanbegeleiding? Zijn er opleidingen en ontwikkelmogelijkheden. Is het voor jongeren leuk om bij ons te werken? Zou het niet beter zijn om een paar jongeren tegelijk aan te nemen, zodat ze elkaar kunnen opzoeken?
‘Pas wel op met wat je belooft’, vervolgt ze. ‘Want een van de dingen waar medewerkers echt op afhaken, is het verbreken van een belofte. Alles wat je buiten belooft, moet kloppen bij je interne organisatie. Zo ging een organisatie in de fout door veel opleiding te bieden. Maar eenmaal binnen was er te weinig opleidingstijd. Wat zeiden deze werknemers? “Je hebt me dat beloofd, maar je komt het niet na. Ik ga weg.”
Deel meer dan alleen vacatures
‘Alleen vacature posten is niet genoeg. Een vacature zegt weinig. Laat zien wat je organisatie doet. Zorg dat je Werken bij-website interessant is. Zoek als HR de combinatie met marketing. Deel leuke en interessante content buiten de vacatures om. Worden er op een warme dag een ijsjes uitgedeeld? Deel het! Soms moet je met iets heel anders komen. Aan een zorginstelling adviseerde ik om eens met en technisch webinar te komen over een actueel onderwerp of een nieuwe techniek. Mensen zijn eerder bereid om naar een webinar te komen dan naar een selectiegesprek. Zorg voor iets unieks dat mensen triggert. Neem het IT-bedrijf dat via billboards voorbijgangers vroeg om een code te kraken.’
Zorg dat je zelf benaderbaar bent
Veel kandidaten willen graag eerst eens vrijblijvend praten of zien hoe het werk eruit ziet voordat ze gaan solliciteren. Vaak ontbreekt dan een knop op de website of ze weten niet met wie of hoe contact ze kunnen opnemen, valt Timmermans op. ‘Organiseer dat. Zo ken ik een zorgorganistie met een online jobcafé. Daar kunnen kandidaten in contact komen met een recruiter. Het levert heel veel praktische informatie op voor een nieuwe medewerker. Ze voelen zich welkom, er wordt naar hen geluisterd. Dat heeft al diverse plaatsingen opgeleverd.’
Zet alle kanalen open
Natuurlijk moet je vacatures ook op LinkedIn en jobboards posten. Maar probeer daarnaast zo veel mogelijk andere kanalen in te richten. Heb je vacatures voor functies waar de persoonlijkheid belangrijker is dan het diploma? Denk aan supermarktmedewerkers of schoonmaakmedewerkers? Dan is Open Hiring misschien wel een idee. Er zijn veel bedrijven die dit succesvol hebben ingezet. Misschien zijn het slechts vier of vijf medewerkers die je binnenkrijgt die goed zijn en blijven. Maar het is wel weer een extra kanaal. Wil je iedereen een eelijke kans geven? Probeer dan eens anoniem solliciteren. Als de medewerkerstevredenheid hoog is, kun je denken aan een referralprogramma. Zoek je jongeren, verplaats je dan in hun wereld. Zo liet Dirk van der Broek kandidaten reageren in de vorm van een tiktokfilmpje, lekker laagdrempelig. Veel matches ontstaan nog altijd via het warme netwerk. Enthousiasmeer leidinggevenden en managers om zich meer te bemoeien met recruitment. Laat ze hun netwerk aanspreken om eens een kopje koffie te komen drinken.’
Wees daar waar de kandidaten zijn
Vooral jongeren zijn lastiger te ‘targeten’, omdat ze zoetjesaan verdwijnen van Linkedin en Facebook, is de ervaring van Timmermans. Ze houden zich veel meer verspreid op in bijvoorbeeld gameplatforms en community’s van Reddit, kennisplatformen, Spotify, Youtube of nieuwssites. Het is belangrijk te achterhalen wat de doelgroep echt interessant vindt en waar die zich ophoudt. Maar hoe kom je daarachter? ‘Wil je jongeren bereiken? Dan is de beste manier gewoon de eigen jonge medewerkers bevragen: waar kijken jullie op, wat doen jullie in je vrije tijd, waar halen jullie je vakkennis op? Dáár ga je staan met je vacatures.’
Vergeet de echte wereld niet, benadrukt Timmermans. Om jongeren aan je te binden, moet je ze opzoeken voordat ze de arbeidsmarkt opgaan. Zoek contact met scholen, wees aanwezig op de campus. Zorg voor interessante bijbanen of stages en bied studenten tijdens hun opleiding al een contract aan. In de toekomst, verwacht ik, zullen bedrijven net als in de VS gaan meebetalen aan de studieschuld of zelfs de opleiding betalen.’
Houd mensen aan boord, te beginnen bij de onboarding
Is de kandidaat eenmaal binnen, dan is engagement iets om extra hard aan te trekken, volgens Timmermans. Daarbij is de onboarding van wezenlijk belang. Uit onderzoek van Deloitte Bersin recrublijkt:
- 4% van de nieuwe medewerkers stopt direct na een rampzalige eerste dag.
- 20% van het verloop vindt plaats binnen de eerste 45 dagen.
- Bijna één op de drie nieuwe medewerkers, verlaat de organisatie (vrijwillig of onvrijwillig) voor het einde van het eerste jaar
- Het kost tot 1,5 jaarsalaris, afhankelijk van functie en context, wanneer een medewerker weg gaat en je moet deze medewerker vervangen.
Timmermans hoort vaak terug hoe problematisch die onboarding verloopt. ‘Op de eerste werkdag is HR de hele dag bezig om iemand in de systemen te krijgen. De toegangspas is er nog niet. De onboarding gaat verder dan die eerste dag. Pas na 90 dagen heeft iemand een beeld gevormd. Je zult meer aandacht moeten hebben voor die fase. Loop het hele proces eens langs: hoe is de eerste werkweek? Heb je een agenda gemaakt. Kan iemand meelopen of wordt-ie meteen ingezet? En ook: wie doet wat?’
Kijk kritisch naar je budget
‘Vaak is werving een routinematig proces. Ga er nou eens goed voor zitten en loop na hoe je het budget het beste in kunt zetten in jouw organisatie. Wat veel gebeurt bijvoorbeeld is adressen opkopen uit de doelgroep en die targeten. Er wordt veel geld aan de voorkant in LinkedIn gestopt. Maar in een overspannen arbeidsmarkt werkt dat niet meer. Veel organisaties zetten extra recruiters in, omdat er meer inspanning en tijd nodig is om één kandidaat naar je toe te krijgen. Maar een extra batterij recruiters opentrekken is niet de oplossing als iedereen in dezelfde vijver vist. Misschien moet je het budget verleggen naar marketing? Of bedenken hoe je de managers meer in de lead krijgt om de selectiegesprekken goed te voeren. Probeer wat meer lange termijn te denken. Als twee topkandidaten zich aandienen, neem ze dan misschien alletwee aan. Over een termijn van twee jaar verdien je dat geheid weer terug.’
Loop zo alle touchpoints in het wervingsproces eens langs, besluit Timmermans. ‘Elke verandering in je organisatie kost tijd. Soms moet je een stap achteruit doen, om drie stappen vooruit te gaan.’
Bron: Shutterstock