Werkkostenregeling (WKR): wat moet je weten?

Hoe werkt de werkkostenregeling?

De werkkostenregeling (WKR) is een regeling op basis waarvan je als werkgever de kosten van bepaalde zaken onbelast kunt vergoeden, verstrekken of ter beschikking kunt stellen aan je werknemers. Zo regelt de werkkostenregeling bijvoorbeeld de onbelaste vergoeding van bepaalde reiskosten, maar ook de verstrekking van middelen voor de thuiswerkplek.

Onbelaste vergoeding werkkosten

De werkkostenregeling (WKR) is een fiscale regeling die per 1 januari 2011 in de Wet op de loonbelasting 1964 in werking is getreden. Sinds 1 januari 2015 is de regeling verplicht voor alle werkgevers die zonder inhouding van loonheffingen kosten willen vergoeden of zaken willen verstrekken of ter beschikking stellen aan hun werknemers.

Vrije ruimte in de werkkostenregeling

Hoe gaat de werkkostenregeling nu in zijn werk? Op basis van de WKR mag je als werkgever elk jaar een bepaald deel van de fiscale loonsom gebruiken voor:

• vergoedingen
• verstrekkingen
• terbeschikkingstellingen

Dit bedrag wordt het ‘algemeen forfait’, de ‘vrije ruimte’, het ‘werkkostenbudget’ of de ‘werkkostenruimte’ genoemd. Het percentage van de vrije ruimte wordt steeds per 1 januari van elk kalenderjaar bijgesteld (in Brightmine vind je hier een tabel van).

Kort samengevat: de werkgever moet alle werkkosten optellen en daarvan de kosten die zijn vrijgesteld of die zijn uitgezonderd, aftrekken, mits die kosten:

• zijn aangewezen als eindheffingsbestanddeel; en
• de gebruikelijkheidstoets doorstaan.

Vervolgens mag hij kiezen wat hij direct bij het loon van de werknemers telt en wat hij door middel van de werkkostenregeling wil verwerken. Vervolgens geldt voor 2022 dat 1,7% (2021: 3%) over de eerste € 400.000,- en 1,18% (2021: 1,18%) over de rest van de totale fiscale loonsom is vrijgesteld. Het meerdere aan werkkosten is belast voor de werkgever middels een bijzondere eindheffing. Het tarief van deze eindheffing is 80%.

In Brightmine vind je uitgebreide informatie over de werkkostenregeling en een overzicht van de regels rond alle werkkosten, het ABC werkkostenregeling. Ook is een Werkkostentool opgenomen om de uitkomsten van de werkkostenregeling te berekenen.

Gevolgen van de werkkostenregeling

Toepassing van de werkkostenregeling heeft (mogelijk) gevolgen voor:

• arbeidsvoorwaarden;
• cao’s;
• inkoopcontracten;
• administratie;
• bestaande afspraken met de Belastingdienst.

Arbeidsvoorwaarden en de werkkostenregeling

De werkkostenregeling heeft vaak gevolgen voor de arbeidsvoorwaarden. Vergoed de werkgever bijvoorbeeld de kosten van een telefoon, of stelt de werkgever een auto of fiets ter beschikking, dan moet dit opgenomen worden in het personeelshandboek of de arbeidsovereenkomst. Hoe bepaalde arbeidsvoorwaarden zijn vastgelegd, kan gevolgen hebben voor de toepassing en uitkomsten van de werkkostenregeling. Dit illustreren we aan de hand van twee voorbeelden.

Voorbeeld 1: noodzakelijkheidscriterium

Gereedschappen en dergelijke kunnen voor de toepassing van de werkkostenregeling vrijgesteld worden vergoed, ter beschikking gesteld of verstrekt, als aannemelijk is dat deze gereedschappen noodzakelijk zijn voor een goede vervulling van de dienstbetrekking. De werkgever moet deze noodzakelijkheid in alle redelijkheid aannemelijk maken. Het is dan raadzaam hierover met de werknemers goede afspraken te maken. De arbeidsvoorwaarden of gebruiksregelingen moeten bijvoorbeeld een bepaling bevatten die het noodzakelijk gebruik regelt. Ook kan een bepaling worden opgenomen die regelt dat de werknemer de werkgever schadeloos stelt.

Voorbeeld 2: gebruikelijkheidstoets

De werknemer heeft recht op vakantiebijslag over zijn loon in geld. Uitgesloten van dit loon in geld zijn onder andere ‘vergoedingen voor zover zij geacht kunnen worden te strekken tot bestrijding van noodzakelijke kosten, die de werknemer in verband met zijn dienstbetrekking heeft te maken’. Echte kostenvergoedingen vormen dus geen loon waarover vakantiebijslag hoeft te worden betaald.

Hier ontstaat mogelijk een risico. Binnen de vrije ruimte van de werkkostenregeling heeft de werkgever veel vrijheid tot het geven van vergoedingen. Een vergoeding mag binnen de werkkostenregeling, tenzij deze ongebruikelijk is. Deze gebruikelijkheids­norm gaat uit van een marge van 30%. Concreet: als een vergoeding van € 100,- gebruikelijk is, zal de inspecteur een vergoeding tot € 130,- binnen de vrije ruimte moeten accepteren.

Dan ontstaat wel direct de vraag of de extra € 30,- in dit voorbeeld nog wel echte kostenvergoedingen zijn. Ofwel: vormt dit toch niet grondslag voor de vakantiebijslag? Het lijkt er op dat de werknemer die dit stelt, mogelijk wel eens een punt zou kunnen hebben.

Voor inkomens van meer dan drie maal het minimumloon heeft de werkgever relatief veel vrijheid om afspraken te maken over de hoogte van het vakantiegeld. In feite kan dan het hiervoor beschreven effect uitgesloten worden. Zo’n vastlegging moet wel schriftelijk worden gedaan.

In Brightmine is een uitgebreid Personeelshandboek opgenomen waarin voorbeeldbepalingen en -regelingen van diverse arbeidsvoorwaarden zijn opgenomen, zoals het verstrekken van apparatuur of een vergoeding voor bepaalde reiskosten. Ook vind je meer informatie over het wijzigen van arbeidsvoorwaarden in verband met de werkkostenregeling.

In Brightmine vind je ook een overzicht van de regels rond alle werkkosten, het ABC werkkostenregeling.

Cao’s en de werkkostenregeling

Een cao kan voorschrijven dat je bepaalde kosten als werkkosten moet aanwijzen. Je kunt de kosten dan niet individueel bij de werknemer verlonen. Het kan ook zo zijn dat de cao voor bepaalde vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen nog geen speciale bepalingen kent voor werkkosten. De werkgever moet dan zelf beoordelen of de aanwijzing of individuele verloning past binnen de strekking van de cao.

Brightmine heeft een cao-databank met vrijwel alle cao’s, waarin je eenvoudig kunt checken welke arbeidsvoorwaarden in jouw sector als werkkosten moeten worden aangewezen.

Inkoopcontracten en de werkkostenregeling

Ook inkoopcontracten moeten worden bekeken en mogelijk worden herzien bij toepassing van de werkkostenregeling. Denk bijvoorbeeld aan de inkoopcontracten voor werkkleding. De nihilwaardering voor werkkleding geldt alleen maar voor de terbeschikkingstelling van kleding, en niet voor vergoedingen en verstrekkingen van kleding. De enige uitzondering hierop is kleding die in het kader van een arboplan op grond van de Arbeidsomstandighedenwet wordt vergoed, verstrekt of ter beschikking gesteld. Dan is sprake van een gerichte vrijstelling.

Door bepaalde kosten te vergoeden op declaratiebasis kan bijvoorbeeld sprake zijn van niet tot het loon behorende intermediaire kosten. In dat geval moet de werkgever de werknemer de kosten zelf laten betalen en vervolgens op declaratiebasis terugbetalen. Het is dan uiteraard niet gewenst om nog een inkoopcontract te hebben op basis waarvan de werkgever nog verplicht is om als werkgever bepaalde zaken af te nemen.

In Brightmine vind je een overzicht van de regels rond alle werkkosten, waaronder kleding, het ABC werkkostenregeling.

Administratie aanpassen bij toepassing werkkostenregeling

Ook onder de werkkostenregeling moet de werkgever voor de financiële administratie bonnen of facturen bewaren, maar bij toepassing van de werkkostenregeling hoeft dat niet op werknemersniveau.

Wijs je als werkgever een kostenpost aan als werkkosten, dan hoef je geen onderliggende bon of ander bewijs te bewaren. Wel moet je de aangewezen werkkosten registreren. Richt alles zo in, dat je alle werkkosten binnen de organisatie eenvoudig administratief kunt volgen en vastleggen. Zo moet je steeds eenvoudig kunnen controleren of je binnen de vrije ruimte blijft. Wanneer in de financiële administratie de voor werknemers gemaakte kosten geboekt worden zonder btw, dan moet je alsnog de btw toevoegen. Immers, de werkkosten worden berekend inclusief btw. Het is raadzaam om met de accountant te overleggen over de inrichting van de administratie.

Maak je gebruik van de gerichte vrijstelling gereedschappen, computers, mobiele communicatie­middelen en dergelijke apparatuur (ook noodzakelijkheid criterium genoemd), dan is het wel aan jou als werkgever om op werknemersniveau vast te stellen of dit criterium voor die betreffende werknemer geldt. Vooralsnog moet ervan worden uitgegaan dat het niet mogelijk is om dit criterium zonder meer van toepassing te verklaren op het gehele personeelsbestand. Hetzelfde geldt voor branche-eigen producten (zie ABC Werkkostenregeling: P). Om ervoor te zorgen dat werknemers niet meer dan een waarde van € 500,- per werknemer per kalenderjaar branche-eigen producten ontvangen, moet de werkgever dit per werknemer bijhouden.

Bestaande afspraken met de Belastingdienst

Ook bij afspraken tussen de werkgever en de Belastingdienst is de werkkostenregeling van belang. Denk aan eventuele wijziging van de vaste kostenvergoedingen, cafetariaregelingen, maar ook de inrichting van de werkkostenregeling.