Het welkomstprogramma was vóór corona een maandelijks fenomeen bij TU/e. Nieuwe werknemers deden een dag lang allerlei activiteiten om elkaar te leren kennen. Ze kregen bijvoorbeeld rondleidingen over de campus, deden proefjes in laboratoria en borrelden na afloop in het café. Tijdens die introductie zijn al heel wat hechte vriendschappen ontstaan. ‘Eén stel heeft elkaar daar zelfs ontmoet’, zegt beleidsadviseur Internationalisering Willem van Hoorn trots. ‘Ze hebben nu al twee kinderen’, vult HR-adviseur Femke Verheggen aan.
Aan het begin van de eerste lockdown was al duidelijk dat het welkomstprogramma anders moest. De campus was leeg, op een paar beveiligers na. Van Hoorn en Verheggen gingen aan de slag met een digitale (Engelstalige) introductie. Ruim vijfhonderd nieuwe medewerkers zijn daar sinds maart 2020 voor uitgenodigd.
Via het beeldscherm vertellen de organisatoren waarom ze het welkomstprogramma snel coronaproof hebben gemaakt. Ze willen nieuwe collega’s vanaf het eerste moment het gevoel geven dat ze erbij horen. De online-informatie helpt hen de weg te vinden, ook in hun nieuwe stad Eindhoven, en vaak nieuwe land. En ze kunnen online al hun netwerk opbouwen. TU/e staat internationaal bekend om haar onderzoeken op het gebied van gezondheidstechnologie, energievraagstukken en slimme mobiliteit. De universiteit telt bijna vierduizend medewerkers en veertienduizend studenten. Ze hebben ruim negentig nationaliteiten, van Iraans tot Mexicaans.
Hoe ziet het virtuele welkomstprogramma eruit?
Femke Verheggen: ‘We hebben een site ingericht waar nieuwkomers zichzelf kunnen introduceren en contact kunnen leggen. De goodiebags die we anders altijd uitdelen, vinden ze nu in de vorm van online-informatie. En we organiseren een vraag-antwoord-sessie met het College van Bestuur.’
Willem van Hoorn: ‘Vóór corona hield onze vice-voorzitter altijd een enthousiast verhaal op de welkomstdagen. Nu dachten we eerst aan een videoboodschap, maar een Q&A-sessie is dynamischer en persoonlijker. Veel nieuwkomers grijpen de kans om hieraan deel te nemen. Op piekmomenten zijn dat zo’n zestig mensen per keer. Sommigen bellen vanuit het buitenland in, omdat ze nog niet naar Eindhoven kunnen reizen.’
Femke Verheggen: ‘We willen de nieuwkomers ook via een app of Virtual Reality over het terrein laten ‘lopen’. Dan kunnen we onze gebouwen en de kunstwerken buiten laten zien en ze het gevoel van de campus meegeven. Dat plan is nog in de brainstormfase, maar we hebben genoeg creatieve studenten om zo’n virtuele wandeling voor ons te ontwerpen.’
Om HR-professionals van inspiratie te voorzien, delen wij maandelijks actuele praktijkvoorbeelden. Zeker in tijden van corona is dit een leuke manier om erachter te komen hoe jouw HR-collega’s te werk gaan. Meer weten? Wij laten het je graag zien!
Wat mis je nu het programma online is?
Femke Verheggen: ‘Het leuke van een introductiedag is dat je samen op pad gaat. Je vindt dan sneller iemand om mee te gaan sporten, over je onderzoek te praten of mee naar de bioscoop te gaan. Nu zien we ook dat mensen elkaar vinden en whatsapp-groepen vormen. Maar het is lastiger om de virtuele introductie dat warme gevoel te geven.’
Willem van Hoorn: ’We werken aan een foto-speurtocht die mensen in kleine groepjes kunnen maken. Onderweg ontdekken ze waar onze supermarkt, bibliotheek en de bedrijfsbrandweer te vinden zijn. Als het weer is toegestaan, geven we een voucher mee om in een van onze cafés koffie te drinken.’
‘Als de partner van onze buitenlandse collega’s zich hier thuis voelt, is dat in ieders belang.’
Meereizende partners van internationale collega’s krijgen ook een uitnodiging voor het welkomstprogramma. TU/e wil hen er nadrukkelijk bij betrekken. Willem van Hoorn: ‘We horen regelmatig dat de steun die we meereizende partners bieden een van de beslissende redenen is om te kiezen voor Eindhoven. Als de man of vrouw van onze buitenlandse collega’s zich hier thuis voelt, is dat in ieders belang. We willen voorkomen dat medewerkers na een jaar uitgeblust naar huis gaan, omdat de partner niet kon aarden. Ook onze externe financierders wil je niet hoeven te vertellen dat een onderzoek om die reden is gestopt.’
Wat staat er nog op jullie wensenlijst?
Femke Verheggen: ‘Informeel is er een buddysysteem bij verschillende faculteiten en diensten, maar dat is centraal moeilijk te regelen. Juist is het belangrijk dat nieuwe medewerkers voor eerste vragen een beroep op een directe collega kunnen doen. Verder hopen we een inhaalslag te maken als de lockdown voorbij is. Misschien kunnen we dan alsnog een kijkje achter de schermen geven.’
Willem van Hoorn: ‘Om vereenzaming tegen te gaan, had de TU/e tijdens de eerste lockdown ondermeer een luisterlijn geopend voor onze studenten en medewerkers. Een aantal uren per dag, zeven dagen per week konden ze daar terecht. In de zomer hebben we die afgebouwd, maar inmiddels is hij weer in de lucht. Studenten en medewerkers zitten als vrijwilliger achter de telefoon. Zo nodig is er profesionele achtervang beschikbaar. Op mijn wensenlijst staat dat we nieuwe collega’s nog meer aanmoedigen elkaar op te zoeken in ‘corona-steungroepjes’.
Om vereenzaming tegen te gaan, heeft de TU/e een luisterlijn
Wat zijn jullie tips voor HR op dit gebied?
Willem van Hoorn: ‘Een ‘warm welkom’ kun je niet onbeperkt uitbesteden aan externe dienstverleners, hoe goed die ook zijn. Als werkgever voel je je dan wellicht ontzorgd. Maar je nieuwe medewerkers krijgen eerder een band met de dienstverlener dan met jou als bedrijf. Als je de introductie zelf verzorgt, krijgen ze veel makkelijker contact met hun nieuwe collega’s en werkomgeving.’
Femke Verheggen: ‘Bedenk wat nog wel kan in deze moeilijke tijd, probeer je programma steeds aan te passen aan de mogelijkheden. En blijf ook na de introductie in contact.’
Meer over Corona & HR:
- Corona Update: nieuwe lockdown, vaccineren en veranderingen in now & andere verheidsmaatregelen
- XpertHR webinar: Corona Update – vaccineren & de laatste rechtspraak
- Corona update: waar staat HR na de vakantie?
Foto: Shutterstock