Nieuwe medewerkers in coronatijd. Veel bedrijven schrapten hun introductie voor nieuwe medewerkers toen de eerste coronagolf losbarstte. Ze wisten niet hoe ze hen digitaal konden verwelkomen. Techsharks, een detacheerder van technische specialisten in Midden- en Zuid-Nederland, regelde wel meteen een online introductie – mét een thuisbezorgde lunch. Het bedrijf heeft 280 medewerkers. Elke maand komen er minimaal vijftien bij. HR-manager Erik van den Hoff werkt aan een app die nieuwe collega’s door de eerste zes weken loodst.
Uit een enquête van XpertHR blijkt dat HR-professionals het inwerken van nieuw personeel een van de drie grootste zorgen over het thuiswerken noemen. Herken je dat?
‘Zeker, onze vakspecialisten sleutelen aan producties, maar ons kantoorpersoneel werkt thuis. Op twee medewerkers na – zij houden toegang tot onze systemen. Als ik nieuwe collega’s inwerk, zie ik ze achter hun computerscherm. Ik maak niet mee hoe ze zich redden met collega’s en klanten. Voor corona hadden we elk kwartaal een uitje, maar dat missen we nu.’
Blijft de introductiedag nog steeds in ere?
‘Die hebben we ingekort van zes naar vier uur. Voor onze technische medewerkers was onze eerste versie te lang. Met filmpjes hebben ze het ook gehad. Die hebben ze tijdens de eerste lockdown al genoeg gezien. Ze vroegen of echte mensen de introductie konden presenteren. Dat doen we nu heel huiselijk, vanuit de woonkamer.
‘Een vast onderdeel is de kennismaking met de oprichter van Techsharks. Rob Laarhoven ziet er een beetje uit als een rocker. Hij houdt geen formeel praatje, maar hij reageert op vragen als: heb je kinderen of waarom heb je dit bedrijf opgericht? Mensen waarderen het dat hij zich persoonlijk presenteert.’
Tip: lees ook ons artikel over 7 lessen in employee experience design met inerviews met onder andere KLM, FrieslandCampina en ABN AMRO.
Hoe worden de nieuwe medewerkers in coronatijd verder ingewerkt?
‘We hebben een online programma met filmpjes over zaken als veiligheidsregels en ziekmelding. Ons ATS-systeem wordt uitgelegd. En we geven digitale trainingen in het ontwikkelen van ‘soft skills’, zoals feedback geven. We vinden het ook belangrijk dat ze in ons handboek lezen over onze missie en visie.
‘Binnenkort beginnen we met een buddyprogramma.‘
‘Binnenkort beginnen we met een buddyprogramma. Dan koppelen we junioren die net van de schoolbanken komen aan ervaren monteurs. Eerst online, en als de situatie dat toelaat, kunnen ze meelopen. Zo werken we ook aan de sociale integratie. Van de monteur tot de manager, in de eerste zes weken zijn ze allemaal babyhaaitjes.’
Wat is het voordeel van een onboarding-app?
‘Alle content staat op één plek geautomatiseerd en gedigitaliseerd. Bovendien kan ik dan zien welke stappen in het proces een nieuwe collega heeft afgevinkt. Er is al een goede onboarding-app op de markt, Appical. Grote bedrijven zoals TNO en DPG Media werken daarmee, maar een abonnement kost tussen de 10- en 50.000 euro. Dat is – zeker in deze tijd – heel duur. Er komen nu ook start-ups op de markt die een vergelijkbare app voor minder geld aanbieden. Wij zijn nog aan het onderzoeken welke we kiezen.’
Tip: Lees hier ook onze handvatten voor het succesvol ontwikkelen van (nieuwe) medewerkers.
Zijn er ook nadelen?
‘Een nadeel vind ik de individualisering. Medewerkers zijn zelf verantwoordelijk voor hun introductieprogramma. Van een afstandje kunnen we niet goed zien of ze lekker aan het zwemmen zijn of hun kop stoten. Hier ligt een taak voor de leidinggevenden en de buddy’s.’
Welke trends signaleer je als het gaat om het inwerken van nieuwe collega’s?
‘Organisaties beginnen medewerkers al aan zich te binden als het contract is getekend. Ze geven bijvoorbeeld door met wie ze gaan werken of ze voegen ze toe aan de werkapp. Daarmee willen ze het gevoel geven dat het bedrijf bij hen past.’
‘Verder duurt de introductie langer dan een dag. Wij starten in januari bijvoorbeeld met een klasje van vijftien nieuwkomers, variërend van een topmanager tot een monteur. Samen gaan ze de eerste zes weken in. Het programma is wel op maat gemaakt. Een recruiter wordt op een andere manier ingewerkt dan een operator.
‘De derde trend die ik signaleer is dat het hogere management zich meer bemoeit met onboarding. In tijden van crisis is personeelsbehoud des te belangrijker. Je wilt niet dat je bedrijf leegloopt. Wij kiezen daarom elk kwartaal een thema waarbij we alle medewerkers betrekken, zoals opleiden en ontwikkelen of werkgeluk. En onze directeur sluit elke week online af met een nieuwsshow. Daarin presenteert hij de nieuwe cijfers, maar er is ook ruimte voor een dolletje.’
Lukt het om nieuwkomers vast te houden?
‘Bij ons waren medewerkers gemiddeld dertien maanden in dienst. Daarna stapten ze vaak over naar het bedrijf waarbij ze waren gedetacheerd. Voor ons telt elke dag dat iemand langer bij ons werkt, want dat levert inkomsten op. Vandaar dat we er veel aan doen om hen het Shark-gevoel te geven. Met resultaat, want mensen blijven nu al zestien maanden bij ons. Sommigen zelfs al ruim tien jaar.’
XpertHR: jouw kennispartner in HR-vraagstukken
Altijd snel en betrouwbaar antwoord op al je HR-vragen? Met XpertHR optimaliseer je jouw werkproces met kennisdocumenten, praktische tools, praktijkcases, checklists, voorbeelddocumenten en meer. Met alle informatie op één plek ben je altijd up-to-date. Benieuwd wat XpertHR voor jouw organisatie kan betekenen? Vraag gratis en vrijblijvend een demo aan.